Bir kuyumcu mağaza müdürü için günlük 15 dakikalık rutin

Çoğu kuyumcu mağaza müdürü, günün ilk saatini sorunlara müdahale etmekle geçirir. Bir çalışan geç kalır, bir müşteri onarım için arar, bir sipariş gelmemiştir, kasada yirmi avro eksiklik vardır. Mağaza kapıları halka açıldığında, müdür çoktan işin gerisinde kalmıştır ve günün geri kalanında da bu açığı kapatamaz.

Kısa ve sabit bir rutin, bu sorunların çoğunu çözer. Her sabah, ilk müşteri gelmeden önce, aynı sırayla on beş dakika. Kahramanca bir şey değil, sadece tutarlı. Aşağıda, iyi yönetilen butiklerde işe yaradığını gördüğümüz rutin yer alıyor; bu rutin, her biri üç ila dört dakikalık dört bölüme ayrılmış ve bunu mümkün kılan araçlarla ilgili birkaç not da eklenmiştir.

1. ila 4. dakikalar: dün net bir şekilde kapandı

Dünün bittiğini anlayana kadar bugünü sakin bir şekilde yaşayamazsın. Elinde kahvenle, kimse gelmeden önce kontrol panelinin başına geç.

• Nakit ve ödemeler mutabakatı tamamlandı. Kasadaki toplam tutar, günlük raporla uyuşuyor. Kart terminali ve çevrimiçi ödemeler, satışlarla karşılaştırıldı. Herhangi bir tutarsızlık durumunda artık tek satırlık bir not ekleniyor; ayın sonunda bunun peşine düşmek gerekmiyor.
• Dünkü rakamlar, bağlam içinde. Toplam satış, ortalama fiş tutarı ve işlem sayısı, geçen haftanın aynı günleriyle karşılaştırmalı olarak. Henüz kararlar almıyorsunuz, sadece ortamı hazırlıyorsunuz.
• Düzeltilmesi gereken bir şey var. İade edilen bir ürün, bekleyen bir para iadesi, şimdiye kadar imzalanmış olması gereken bir teklif. Bunu günün planına not et.

'ın uygun bir raporlama görünümüyle , tüm bu işlem sadece iki tıklama ile halledilebilir. Bir dizüstü bilgisayar ve biraz sabırla ise, tek başına on beş dakika sürer.

5. ila 8. dakikalar: Bugün verilen sözler

Mağazanızın bugün müşterilere verdiği tüm taahhütler, tek bir ekranda gözünüzün önünde. Amaç, kasada sürprizlerle karşılaşmamaktır.

• Bugün teslim edilmesi gereken onarımlar. Gerçekten tamamlandılar mı? Doğru tepside yer alıyorlar mı, müşteri adı ve referans numarası görünür durumda mı? Herhangi bir şey kaybolmuşsa, müşteri sizi aramadan önce nazik bir mesaj alır.
• Özel siparişler ve tedarikçi siparişleri bugün teslim edilecek. Ürün geldi mi? Gelmediyse, aramak mı gerekiyor? Sabah 9'da hâlâ haber alınamayan bir teslimatın öğlen saatlerinde zamanında gelmesi pek olası değildir.
• Bugün geçerliliği sona eren teklifler. Şu anda gönderilen tek bir hatırlatma, gelecek hafta yapılacak on takipten daha değerlidir.

Burada geçireceğiniz dört dakika sizi en kötü durumdan kurtarır: Müşterinin tezgahınızın önünde, elinizde olmayan bir şeyi beklemesi gibi.

9. ila 12. sayfalar: bugünün günlüğü

Şimdi de programda gerçekte neler olduğuna bir bakın. Ajandayı nezaketen yapılmış bir öneri olarak değil, gerçek bir belge olarak değerlendirin.

• Müşteri randevuları. Düğün danışmanlığı, yüzük ölçüsü alımı, VIP ürün incelemeleri, onarım teslimatları. Her bir randevu için, müşteri gelmeden önce onun hakkındaki bilgileri kafanızda net bir şekilde canlandırmalısınız: son satın alımı, tarzı, bütçesi ve geçen sefer verilen sözler.
• Tedarikçi ve iş ortağı ziyaretleri. Saat 11:00'de bir temsilci yeni koleksiyonu teslim edecek, bu yüzden birinin müsait olması gerekiyor. Hemen programınıza ekleyin.
• İç işler. Saat 15:00'te stok kontrolü, saat 17:00'de eğitim seansı, öğle yemeğinde planlanacak sosyal medya paylaşımı. Ajandada yazmıyorsa, gerçekleşmez.

'daki paylaşılan ekip ajandası , randevuların müşteri kayıtlarıyla bağlantılı olması sayesinde, bu işlemi hafızaya dayalı bir uğraştan otuz saniyelik bir göz atmaya dönüştürür.

13. ila 15. dakikalar: sahne ve ekip

Masadan kalkın. Son üç dakika, müşterinizin bugün gerçekte ne göreceği ve ne hissedeceği ile ilgilidir.

• Vitrin ve teşhir rafları. Işıklar açık, camlar temiz, boş tepsiler yok, parmak izi yok. Kimse konuşmadan önce dükkanın verdiği ilk izlenim oluşur.
• Ekip toplantısı. Altmış saniye, ayakta. Dünkü rakamlar. Bugün beklenen iki ya da üç müşteri. Herkesin bilmesini istediğiniz tek ürün; stokta olan ya da yeni gelen. Herhangi bir engel.
• Bugünün tek önceliği. Beş değil, bir. Yüksek sesle dile getiriliyor. Bugün stok kontrolünü tamamlıyoruz. Bugün geçen haftanın tüm tekliflerini tekrar kontrol ediyoruz. Bugün nihayet yeni koleksiyonun fotoğraflarını çekiyoruz. Ekip, başarının neye benzediğini bilerek toplantıdan ayrılıyor.

Bir saatlik yangınla mücadele, on beş dakikalık sükûnete

Yukarıdaki rutin, ancak kullandığınız araçlar bu tempoya ayak uydurabiliyorsa gerçekçi olabilir. Dünkü satış verileri bir sistemde, onarım listesi kağıt üzerinde, gündem başka birinin kafasında ve yapılacaklar listesi ise yapışkan notlarda duruyorsa, on beş dakika yetmez. Sadece verileri toplamak için bile en az otuz dakikaya ihtiyacınız var.

Gem Logic sayesinde bu rutin aslında çeyrek saatlik bir süreye sığabilir. Satışlar, onarımlar, özel siparişler, teklifler, randevular ve ekibinin görevleri tek bir ekranda, ilgili müşteriyle bağlantılı olarak görüntülenir. Tekrarlanan görevler belirlediğiniz takvime göre yeniden görünür, böylece rutin, yöneticinin sadece işaretleyip tamamlayabileceği günlük bir kontrol listesi olarak sistemde yer alabilir.

Her şey bir kez ayarlandıktan sonra, sabahlar kelimenin en iyi anlamıyla rutin bir hal alır. Kontrol panelini aç, listedeki işleri tek tek hallet, kontrol panelini kapat, kapının kilidini aç.

Alışkanlık, kahramanlıktan üstündür

Görünüşte her şeyin tıkırında gittiği dükkanlar, olağanüstü saatler boyunca çalışan olağanüstü insanlar tarafından işletilmez. Bu dükkanlar, her sabah aynı küçük işleri yapan sıradan insanlar tarafından işletilir. Kapı açılmadan önce, on beş dakika, dört blok, her zamanki sırayla. Bunu, başarılı bir mücevher dükkanının genel “” unsurlarıyla birleştirin ; böylece günün akışına kapılmak yerine, onu kendiniz yönlendirmeye başlayabilirsiniz.