Just nu ligger lager för 183 000 kr i någon annans kassaskåp.
Det är ert, det är inte betalt, och ni kan inte sälja det. Ett memo är den enda sak i en smyckesrörelse som finns på två ställen samtidigt, i er bokföring och i en branschkunds monter, och det är här lagersiffrorna tyst slutar stämma.
Lager ni äger, inte kan sälja och inte har fått betalt för.
En försäljning är enkel: föremålet går, pengarna kommer. Ett memo är den besvärliga mellanfasen. Paketet har lämnat montern men finns fortfarande i er balansräkning, fortfarande i er försäkring, och fortfarande som säljbart enligt er lagerrapport, vilket är hur samma föremål lovas till två köpare.
Med Post-it-lappar fungerar det tills det inte gör det: ett paket ingen följde upp, en inventering som inte stämmer, ett försäkringsanspråk för något som aldrig fanns i lokalen. Ett memo måste vara en formell post, inte en tjänst man kommer ihåg.
Och det går åt båda hållen: det ni skickar ut till återförsäljare, designer och branschköpare, och det leverantörer skickar in till er på godkännande. Motsatta riktningar, samma disciplin.
Memolager hålls separat från eget lager i era siffror, och det erbjuds inte heller på er webshop, så det ni kan sälja, det ni ansvarar för och det ni äger förblir tre olika svar.
Paket som går ut. Paket som kommer in.
Båda behandlas likvärdigt här, eftersom en butik gör båda under samma vecka och de misslyckas på olika sätt. Det ena riskerar att ett paket aldrig kommer hem, det andra riskerar att ni räknar en leverantörs lager som ert eget. Memon som redan är öppna följer med i resten av er datamigrering, så inget som är på väg går förlorat.
En återförsäljare vill ha tre av era artiklar i sitt eget skyltfönster i en vecka. En designer tar ett paket till en mässa. En handelsköpare behöver stenarna på sin egen bänk innan de bestämmer sig. Allt detta är vanlig affärsverksamhet, och allt är värt att göra, så länge det som inte säljs kommer tillbaka.
Ett paket anländer så att ni kan visa artiklar ni inte köpt. Sälj en och ni är skyldig för den, behåll en och ni har köpt den, och resten går tillbaka. Tills dess ligger det i ert kassaskåp och det är inte era pengar, vilket är exakt vad era lagersiffror behöver veta.
Ett leverantörspaket är aldrig ett enda beslut.
Du köper safiren eftersom den passar i sortimentet. Du säljer diamantörhängena före deadline, så nu är du skyldig för dem. Smaragden går tillbaka. Tre rader, tre olika konsekvenser, och var och en måste nå rätt plats på egen hand.
Tills varje rad har ett svar förblir memot öppet, vilket är det enda tillförlitliga sättet att komma ihåg att en leverantör fortfarande väntar på en smaragd.
Ingen vill jaga ett värdefullt handelskonto för ett paket.
Det är där memoförluster faktiskt kommer ifrån: inte stöld, utan obehag. En vecka går, sedan en månad, och att fråga blir svårare ju längre man väntar. Så systemet håller reda på det och samtalet sker på dag fyra medan det fortfarande är ingenting.
Sex veckor försenat läses annorlunda än fyra dagar försenat, och det bör vara det första du ser.
4 100 $ utestående i sex veckor är ett annat samtal än 200 $. Listan låter dig bedöma innan du lyfter luren.
Gör ett förfallodatum till ett automatiskt meddelande, eller en uppgift för personen som känner kontot.
Vad ett memo blir.
Hur mycket av ditt lager är ute ur lokalen?
De flesta juvelerare kan namnge smyckena men inte siffran. Boka en demo så sätter vi upp båda flödena med ditt eget lager: ett ut till en handelskund, ett in från en leverantör.