Den enda saken ni säljer som ni fortfarande är skyldiga efteråt.
Pengarna kommer in den dag kortet köps. Smyckena lämnar butiken månader senare, i en annan försäljning, ofta till någon som aldrig varit i er butik. Därför är ett presentkort i Gem Logic byggt som ett huvudbok snarare än en post: saldot räknas ut från varje inlösen mot det, villkoren kan inte redigeras efteråt, och kortet kan aldrig raderas.
Ett presentkort är pengar du har tagit emot men ännu inte levererat.
Den meningen avgör hur hela systemet måste byggas. Pengar som är skyldiga kräver ett saldo ingen kan skriva in, en historik som inte kan rensas i tysthet och en post som överlever den person som utfärdade det. Vad de flesta system ger dig istället är en kod i ett kalkylblad och en siffra någon redigerar.
Du har pengarna och är skyldig varorna. Tills kortet är spenderat är beloppet på det en förpliktelse som ligger i ditt banksaldo och ser exakt ut som intäkter.
Inte lagrat, inte justerat. Det är det belopp det utfärdades för, minus varje lyckad inlösen mot det, omberäknat vid varje sparning.
Koden, beloppet, valutan och utgångsdatumet fixeras vid utfärdande, och inget kort raderas någonsin. Ett kort du inte längre accepterar inaktiveras och förblir synligt.
Varje kort är en person som har en anledning att komma in, vanligtvis någon som aldrig har varit i din butik, vanligtvis spenderar mer än beloppet på det.
Det köps och spenderas vid samma disk som allt annat, på samma order, som en rad och sedan som en betalningsmetod. Inget andra system, ingen separat inloggning, ingen kortleverantör som tar en procent av dina egna pengar.
Tre sätt ett kort uppstår på, och bara ett av dem är en gåva.
Någon köper ett vid kassan i december. Någon får ett i handen eftersom en reparation tog tre veckor längre än du lovade. Och någon är skyldig pengar som du hellre behåller i butiken: en överbetalning, en retur, eller guldet de sålde till dig i morse. Alla tre skapar samma objekt, och det fungerar på samma sätt efteråt.
Läggs till på ordern som en rad utan moms, eftersom momsen hör till det som kortet så småningom köper. Kunden betalar för det som allt annat och koden är aktiv i samma ögonblick som försäljningen bekräftas.
Utfärdat på egen hand för en utlottning, en tävling, en företagsbeställning eller en ursäkt värd mer än ett telefonsamtal. Samma objekt, ingen försäljning bakom det, och registret visar vem som skapade det och när.
En överbetald order, en returnerad vara eller en återköp blir ett kort för mellanskillnaden istället för kontanter ur kassan. Någon som kom in för att sälja en kedja går därifrån med 2 280 dollar att spendera på saken i skyltfönstret, och att erbjuda lite mer i kredit än i kontanter gör båda parter nöjdare.
Ingen vill få en kod uppläst över disken. Varje kort skrivs ut som en riktig värdehandling med koden, beloppet, utgångsdatumet och ditt eget varumärke på, genererat på det språk som kundens kontaktregister är på. Skriv ut det vid kassan, eller skicka det.
I kassan är det en betalningsmetod, inte ett pussel.
Det är här presentkort sätter butiker i förlägenhet. Någon kommer med ett kort, och för att ta reda på vad som finns på det krävs ett telefonsamtal, en pärm eller en kollega som inte är inne idag. Här är kortet en av betalningsmetoderna på ordern. Skriv in koden, eller välj kundens eget kort om de redan finns på försäljningen, och beloppet dras av framför dem.
Begär du mer från ett kort än vad saldot täcker begränsas beloppet till vad som finns kvar, och resten går på en annan metod. Ett kort kan inte gå negativt, kan inte användas två gånger, och kan inte användas när det är inaktiverat eller passerat utgångsdatum.
De flesta smycken kostar mer än det kort som köptes för dem, vilket är hela poängen. Ett $150-kort mot $890 i örhängen lämnar $740 på ett bankkort, och båda betalningarna sitter på samma order.
Fel kort tryckt på fel försäljning är en tisdag. Ta bort betalningen och kortet räknar om sig själv, eftersom saldot aldrig var en siffra som någon behövde komma ihåg att korrigera.
Saldot är inte ett fält, och ingen kan redigera sig ur det.
Det här är delen som låter som en begränsning men egentligen är produkten. Ett presentkort är butikspengar, och butikspengar som vem som helst med inloggning kan fylla på, ändra eller radera är inte värda att utfärda. Koden, beloppet, valutan, utgångsdatumet och kunden är låsta när kortet skapas. Det som förändras är listan över inlösen, och saldot följer den.
Kod, belopp, valuta, utgångsdatum, kund och försäljningen kortet kommer ifrån kan inte ändras efteråt. Försök och systemet anger vilket fält du rör. Det enda undantaget är medvetet och snävt: en administratör, eller en inställning som ägaren slår på medvetet.
Ett kort som utfärdats av misstag, ersatts eller rapporterats förlorat stängs av och stannar kvar i listan med sin historik. Att radera det skulle ta bort det enda beviset på pengar ni tog emot, vilket är just det en revisor kommer att be att få se.
Utfärdat, utskrivet, inlöst, avstängt och återaktiverat: allt hamnar i kortets egen aktivitet med vem och när. När en kund säger att saldot är fel finns svaret på kortet istället för i någons minne av mars.
Presentkort är inte intäkt förrän någon löser in dem.
En december med presentkortsförsäljning ser ut som en mycket bra december. En del av det är en mycket bra januari istället, och lite av det blir aldrig någonting alls. Skillnaden mellan de tre är det utestående saldot, och det är en siffra: allt utfärdat, minus allt inlöst. Att veta det är skillnaden mellan en butik som säljer presentkort och en butik som tyst har lånat pengar av sina kunder.
Pengarna är verkliga och de finns på ert konto, men det gör också förpliktelsen, och revisorn kommer att vilja att de hålls isär. En siffra, i listan, vid vilket datum som helst: vad ni tagit emot och ännu inte levererat. Ge dem det månadsvis istället för att rekonstruera det i mars.
Varje kort kan ha ett utgångsdatum eller inget alls, och där du sätter ett gäller de regler som är dina att följa. Vad modulen gör är att göra datumen synliga i förväg, så ett kort som snart går ut är en anledning att ringa någon i stället för ett besvärligt samtal vid kassan.
Den som kommer in med kortet i handen har aldrig handlat hos er. De kommer med en budget som redan är spenderad, de brukar överskrida den, och inlösen gör att de hamnar på ett kontaktkort för första gången. Det var vad kortet egentligen var till för.
Butiksvaluta berörs vid kassan, i bokföringen och vid inköpsdisken.
Hur mycket från förra december sitter fortfarande kvar i någons plånbok?
Om svaret är en skokartong med numrerade kort och ett kalkylark, boka en demo. Vi ställer in ert kodformat tillsammans med er och kör ett kort från disken till kassan och tillbaka.