Hur Juwelen Vander Avort moderniserade sin verksamhet
En 35 år gammal familjeägd smyckesbutik i Leuven har framgångsrikt gått över från föråldrade manuella processer till ett modernt, integrerat affärssystem.
Om Juwelen Vander Avort
Juwelen Vander Avort grundades 1985 och har betjänat kunder i Leuvens historiska centrum i över 35 år. Familjeföretaget är specialiserat på förlovningsringar, specialtillverkade smycken och professionella reparationstjänster.
År 2018 började Maxime Vander Avort ta över verksamheten efter sina föräldrar. Allteftersom företaget växte insåg han att de manuella arbetsrutinerna och den föråldrade programvaran hindrade effektiviteten och påverkade kvaliteten på kundservicen.
Målet var att modernisera verksamheten samtidigt som man behöll sitt rykte om personlig service.
Tidigare systembegränsningar
För femton år sedan hade butiken infört ett CRM-system för att fasa ut de handskrivna registren. Systemet var till en början till stor hjälp, men blev med tiden föråldrat på grund av bristande uppdateringar och avsaknaden av viktiga funktioner.
Den föråldrade programvaran ledde till ineffektivitet under högsäsong, med problem med datasynkronisering och begränsade rapporteringsmöjligheter. Personalens produktivitet påverkades, särskilt under hektiska perioder som jul och alla hjärtans dag.
Maxime insåg att en uppgradering av företagets affärssystem var avgörande för fortsatt tillväxt.
Konkurrenssituationen
Juwelen Vander Avort behövde ett verktyg som skulle möjliggöra bättre processer och hantering av data samtidigt som man kunde upprätthålla varumärkets mycket personliga service.
Smyckesföretagen är mycket konkurrensutsatta och krävande, vilket är anledningen till att Juwelen Vander Avort har satsat på personlig service med unika, skräddarsydda smycken – och att kunderna återkommer regelbundet för att få sina speciella smycken rengjorda och underhållna.
Under de senaste tio åren har e-handeln vuxit kraftigt, vilket har skapat både nya möjligheter och utmaningar. När Maxime tillträdde ville han satsa på e-handeln samtidigt som han ville upprätthålla en perfekt synkronisering mellan det fysiska och det digitala inventariet.
Viktiga operativa utmaningar
Flera återkommande problem påverkade den dagliga driften och kvaliteten på kundservicen.
Problem med inventariehantering
Kundförfrågningar om specifika artiklar krävde ofta flera systemkontroller och telefonsamtal till leverantörer på grund av inkonsekventa inventarieuppgifter. Denna process kunde ta 15–20 minuter per förfrågan, vilket påverkade kundupplevelsen och personalens produktivitet.
Under högsäsong blev dessa förseningar särskilt problematiska för tidsbegränsade köp.
Problem med att spåra reparationer
Eftersom deras reparationsverkstad låg på andra sidan stan krävdes manuell samordning mellan de olika platserna för att hålla koll på reparationsstatusen. Kundernas frågor om hur reparationen fortskred kunde ofta inte besvaras direkt, vilket innebar att personalen var tvungen att ta sig till verkstaden för att kontrollera läget.
Denna process påverkade svarstiderna och kundnöjdheten, särskilt när det gällde akuta reparationer.
Utmaningar vid orderhantering
Under hektiska perioder kunde det ta lång tid att hitta specifika beställda varor på grund av bristande samordning mellan leverans-, lager- och utställningsplatserna. Detta påverkade personalens effektivitet och kundernas väntetider.
Dessa ineffektiviteter var särskilt påtagliga under högsäsong, då snabb orderhantering var avgörande.
Att hitta rätt lösning
Efter att ha utvärderat olika alternativ beslutade Maxime sig för att införa ett heltäckande affärssystem som är särskilt utformat för smyckesföretag. Detta ledde till att han valde Gem Logic tack vare dess branschspecifika funktioner och integrerade tillvägagångssätt.
Även om vi klarade oss bra innan vi införde Gem Logic-programvaran, visste vi att begränsningarna i våra gamla processer så småningom skulle bli ett hinder för oss. Gem Logic handlar om att ta nästa steg och vidareutveckla det vi redan har byggt upp. Det är ett verktyg som öppnar upp nya möjligheter och vidgar våra vyer.
Resultat efter implementeringen
Efter införandet av Gem Logic upplevde butiken betydande förbättringar både vad gäller driftseffektivitet och kvaliteten på kundservicen.
Förbättrad inventariehantering
Kundförfrågningar om produkters tillgänglighet besvaras nu omedelbart med hjälp av inventarieuppgifter i realtid. Svarstiderna har förbättrats från 15–20 minuter till under 3 minuter, med korrekt inventarieinformation och leveransprognoser.
Effektiviserad reparationsuppföljning
Förfrågningar om reparationsstatus hanteras nu direkt med spårning i realtid mellan olika anläggningar. Kunderna får korrekta uppdateringar om hur reparationen fortskrider och när den beräknas vara klar, vilket ökar kundnöjdheten och antalet rekommendationer.
Effektiv orderhantering
Orderhantering och leverans har blivit smidigt tack vare integrerad spårning. Verksamheten under högsäsong fungerar nu smidigt med kortare söktider och en bättre upphämtningsupplevelse för kunderna.
Minskad arbetsbelastning
Automatiserade processer och realtidsdata minskade de dagliga administrativa bekymren
Förbättrad kundservice
Snabbare svarstider och korrekt information ledde till ökad kundnöjd
Skalbar verksamhet
Modern infrastruktur som stödjer fortsatt tillväxt och expansion
Totala effekter
Genom att införa Gem Logics affärssystem för smyckesföretagen lyckades man lösa Juwelen Vander Avorts operativa utmaningar. Den integrerade lösningen ökade effektiviteten, förbättrade kundservicen och skapade en grund för fortsatt tillväxt, samtidigt som man kunde upprätthålla sitt engagemang för personlig service.