Poročilo, ki ga potrebujete, je tisto, ki ga nihče ni zgradil.
Programska oprema priloži dvajset poročil, ki jih je izmislil vodja izdelka. Vaše je vedno enaindvajseto: ta znamka, tisti mesec, le kosi nad dva karata. Gem Logic Vam ponuja štiri izbire, iz katerih je sestavljeno vsako poročilo, in Vi sami odgovorite na vprašanje.
Poročilo so štiri odločitve. Vse ostalo je okras.
Izberite, od kod prihajajo številke, kako jih združiti, kaj šteti in kaj izpustiti. Ti štirje odgovori so vsako prodajno poročilo, ocena zaloge, povzetek prometa in seznam izplačil, ki ste ga kdaj potrebovali, in tudi tista, na katera še niste pomislili.
Sedem jih je. Izdelki, zaloga, prodaja, popravila, izdelava, vse postavke naročil skupaj ter pritoki in odtoki denarja.
Kaj so vrstice. Kategorija, znamka, kolekcija, prodajalec, stranka, kanal, trgovina, mesec, četrtletje, leto.
Kaj se šteje. Količina, promet z davkom ali brez, stroški, dobiček, povprečna vrednost artikla, vrednost zaloge, karatna teža.
Kaj izpustiti. Obdobje, cenovni razpon, ena trgovina, en dobavitelj, samo dokončana naročila.
Sedem mest, od koder lahko pridejo odgovori.
Ne sedem izvozov. Sedem živih prikazov sistema, na katerem že vodite poslovalnico, zato je številka v poročilu enaka številki na pultu, v istem trenutku.
Kaj je na polici, koliko je vredno in koliko tega je 18K.
Kateri kosi so v sefu, v izložbi ali v drugi prodajalni.
Kaj je bilo prodano, komu, s strani katerega prodajalca, prek katerega kanala, po kakšni marži.
Kaj je delavnica opravila, pod enakimi pogoji kot pult.
Kaj naročeno delo dejansko prinese, mesec za mesecem, namesto po občutku.
Vse postavke naročil na enem mestu, s tipom naročila kot stolpcem.
Denar noter in ven, po kontu, načinu, kategoriji, kontaktu in valuti.
Prodaja, zaključena pred dvema minutama, je v poročilu. Ni podatkovnega skladišča, na katerega bi čakali.
Razporedite, preštejte, zožite. V tem vrstnem redu, brez sintakse.
Dimenzije postanejo vrstice. Mere postanejo stolpci s številkami. Filtri odločijo, kaj sploh ne pride v skupni seštevek – to je razlika med poročilom, ki mu zaupate, in tistim, ki ga preverite dvakrat.
Dodajte eno in dobite seznam. Dodajte dve in dobite seznam znotraj seznama: znamko, nato mesec znotraj vsake znamke. Odstranite eno in poročilo se preoblikuje, namesto da bi se pokvarilo.
Združite jih lahko toliko, kot želite, v iste vrstice. Promet in dobiček ter število kosov v eni tabeli je boljše kot tri tabele, ki jih morate ročno poravnati.
Razvrstite po katerem koli stolpcu in omejite vrstice – privzeto petdeset. Seznam top deset je meja vrstic, ne posebna funkcija, ki bi jo morali iskati.
Odgovor se prikaže, medtem ko še izbirate.
Vsaka sprememba ponovno izriše predogled. Takoj ugotovite, da vam grupiranje po strankah poda štiristo vrstic, ne šele potem, ko shranite poročilo in ga odprete. Ko prikazuje, kar ste mislili, ga poimenujte in obdržite.
Če ni izbrana nobena dimenzija, se vsaka mera prikaže kot ena sama velika številka. Tako zgradite štiri ploščice, ki jih želite videti zjutraj kot prvo.
Shranjen izpis ima ime, opis in lastnika. Preklopite eno stikalo in celotna ekipa ga vidi; spremenite ga lahko le Vi ali skrbnik.
Razvrsti po blagovni znamki. Izmeri skupno težo karatov v zalogah.
Vsako orodje za poslovno obveščanje zna prešteti naročila in sešteti prihodke. Nobeno od njih pa ni slišalo za karatno težo, zaloge ovrednotene po nabavni in maloprodajni ceni ali za kos odkupljen od kupca, pri katerem dobiček ni prodajna cena minus faktura. To so tu resnične mere, ne preglednica, ki jo hranite na strani.
Odkupi so lastna vrsta nakupa: grami, čistost in cena na dan. Razvrstite jih po mesecu ali stranki in lahko vidite, ali vaš odkup odpadkov drži korak s ceno kovine. Začne se v nakupih od strank.
Kosi, ki pripadajo komu drugemu, nosijo lastnika in odstotek. Razvrstite prodane postavke po lastniku za obdobje in stolpec izplačil je izpis: stvar, iz katere poravnate, ne pa stvar, ki jo izračunate pred poravnavo.
Če prodajate v več kot eni valuti, lahko razvrščate po njej. Seštevki ostanejo ločeni po valuti, namesto da se tiho seštejejo po menjalnem tečaju, ki ga nihče ni izbral.
Vaše sobotno osebje ne bi smelo biti sposobno izdelati izpisa marže.
Nabavna cena, dobiček in dobavitelj niso za ljudi, ki jih ne bi smeli videti, samo posiveli. Sploh jih ni v graditelju: ne kot mere, ne kot filtra, ne kot stolpca v nečem, kar je kolega delil. Vsi dobijo orodje za izpise. Ne dobijo pa vsi istega.
Najboljše poročilo je tisto, ki ga nikoli ne ustvarite dvakrat.
Pripnite katerokoli shranjeno poročilo na nadzorno ploščo kot pripomoček — četrtino širine, tretjino, polovico ali celotno vrstico. Povlecite jih v vrstni red, v katerem jih dejansko pregledujete. Po tem je vprašanje, ki ste ga sestavljali deset minut, zaslon, na katerega pogledate ob kavi.
Nekatera poročila niso za Vas. Namenjena so Vašemu računovodji.
Vsako poročilo lahko izvozite kot preglednico z vsemi stolpci nedotaknjenimi ali kot čist PDF z Vašimi poslovnimi podatki. Obe obliki ohranita razvrstitev, filtre in skupne zneske, tako da prejmete poročilo, ki ste si ga ogledali, ne pa surovih podatkov, ki jih je treba ponovno zgraditi.
Če želijo raje knjigo glavno od preglednice, jim fakturiranje pošlje strukturirane podatke.
Za tiste, ki bodo vseeno naredili vrtilno tabelo. Odpre se v Excelu, Sheetsu in Numbersu brez koraka pretvorbe.
Široke tabele dobijo ležečo postavitev, da nič ne pade s strani. Vaši poslovni podatki so že v glavi.
Izvoz je ločeno dovoljenje. Veliko ljudi bi moralo brati poročila; manj jih sme iznesti iz stavbe.
Poročilo je tako dobro kot vsakodnevno delo, ki stoji za njim.
Česa ste lani februarja prodali največ?
Če odgovor na to vprašanje pomeni izvoz v preglednico in uro Vašega večera, rezervirajte predstavitev. Poročilo bomo zgradili skupaj z Vami, na Vaših podatkih, medtem ko boste gledali.