Kako je podjetje Juwelen Vander Avort posodobilo svoje poslovanje
35-letna družinska draguljarnica v Leuvnu je uspešno prešla z zastarelih ročnih postopkov na sodoben, integriran sistem za upravljanje poslovanja.
O podjetju Juwelen Vander Avort
Podjetje Juwelen Vander Avort, ustanovljeno leta 1985, že več kot 35 let ponuja svoje storitve strankam v zgodovinskem središču Leuvna. Družinsko podjetje je specializirano za zaročne prstane, nakit po meri in strokovne storitve popravil.
Leta 2018 je Maxime Vander Avort začel prevzemati vodenje podjetja od svojih staršev. Ko se je podjetje razširilo, je ugotovil, da ročni postopki in zastarela programska oprema omejujejo učinkovitost in vplivajo na kakovost storitev za stranke.
Cilj je bil posodobiti poslovanje in hkrati ohraniti ugled podjetja na področju osebno prilagojene storitve.
Omejitve prejšnjega sistema
Pred petnajstimi leti je trgovina uvedla sistem CRM, da bi se odpovedala ročnim zapisom. Čeprav je bil sistem sprva koristen, je sčasoma postal zastarel, saj je bil le redko posodobljen in mu je manjkalo ključnih funkcij.
Zastarela programska oprema je v sezonskih konicah povzročala neučinkovitost, saj je prihajalo do težav s sinhronizacijo podatkov in omejenih možnosti poročanja. To je vplivalo na produktivnost osebja, zlasti v najbolj obremenjenih obdobjih, kot sta božič in valentinovo.
Maxime se je zavedal, da je posodobitev njihovega sistema poslovnega upravljanja ključnega pomena za nadaljnjo rast.
Konkurenčno okolje
Podjetje Juwelen Vander Avort je potrebovalo orodje, ki bi omogočalo boljše procese in upravljanje podatkov, hkrati pa ohranilo visoko stopnjo osebne storitve blagovne znamke.
Panoga nakita je izredno konkurenčna in zahtevna, zato se je podjetje Juwelen Vander Avort osredotočilo na osebno storitev z edinstvenim nakitom po meri, zaradi česar se stranke redno vračajo, da bi svoje posebne kose očistili in vzdrževali.
V zadnjih desetih letih se je spletna trgovina znatno razvila, kar je prineslo nove priložnosti, pa tudi izzive. Ko je Maxime prevzel vodenje, si je zastavil cilj, da bo razširil spletno poslovanje, hkrati pa ohranil popolno usklajenost med fizičnim in digitalnim inventarjem.
Ključni operativni izzivi
Več ponavljajočih se težav je vplivalo na vsakodnevno poslovanje in kakovost storitev za stranke.
Vprašanja v zvezi z upravljanjem z inventarjem
Zaradi neusklajenih podatkov o inventarju so poizvedbe strank o posameznih izdelkih pogosto zahtevale večkratno preverjanje v sistemu in telefonske klice dobaviteljem. Ta postopek je lahko trajal 15–20 minut na poizvedbo, kar je vplivalo na izkušnjo strank in produktivnost osebja.
V sezoni so te zamude postale še posebej problematične pri nakupih, pri katerih je čas ključnega pomena.
Težave pri sledenju popravil
Ker je njihova servisna delavnica na drugem koncu mesta, je bilo za spremljanje stanja popravil potrebno ročno usklajevanje med lokacijama. Na vprašanja strank o poteku popravil pogosto ni bilo mogoče takoj odgovoriti, zato je moralo osebje fizično preveriti stanje v delavnici.
Ta postopek je vplival na odzivne čase in zadovoljstvo strank, zlasti pri nujnih popravilih.
Izzivi pri izpolnjevanju naročil
V konicah je iskanje določenih naročenih izdelkov lahko zahtevalo veliko časa zaradi neusklajenega sledenja med dostavo, skladiščenjem in razstavnimi mesti. To je vplivalo na učinkovitost osebja in čakalne dobe strank.
Te neučinkovitosti so bile še posebej opazne v sezoni, ko je bilo hitro izpolnjevanje naročil ključnega pomena.
Iskanje prave rešitve
Po pregledu različnih možnosti se je Maxime odločil za uvedbo celovitega sistema za poslovno upravljanje, ki je posebej zasnovan za draguljarna podjetja. Zaradi funkcij, prilagojenih tej panogi, in celostnega pristopa se je odločil za rešitev Gem Logic.
Čeprav nam je šlo dobro že pred uvedbo programske opreme Gem Logic, smo vedeli, da nas bodo omejitve naših starih procesov slej ko prej dohitele. Gem Logic nam omogoča, da naredimo naslednji korak in izboljšamo tisto, kar smo doslej zgradili. Je orodje, ki nam odpira nove priložnosti in širi obzorja.
Rezultati po uvedbi
Po uvedbi rešitve Gem Logic je trgovina zabeležila znatno izboljšanje operativne učinkovitosti in kakovosti storitev za stranke.
Izboljšana odzivnost inventarja
Na vprašanja strank o razpoložljivosti izdelkov zdaj odgovarjamo takoj, saj imamo na voljo podatke o inventarju v realnem času. Čas odziva se je skrajšal s 15–20 minut na manj kot 3 minute, pri čemer zagotavljamo natančne podatke o inventarju in predvidene roke dostave.
Poenostavljeno spremljanje popravil
Poizvedbe o stanju popravil se zdaj obravnavajo takoj, saj je omogočeno spremljanje v realnem času med posameznimi lokacijami. Stranke prejemajo natančne informacije o poteku popravil in predvidenih rokih zaključka, kar povečuje njihovo zadovoljstvo in število priporočil.
Učinkovita izvedba naročil
Z integriranim sledenjem sta postala obdelava naročil in izpolnjevanje naročil povsem nemotena. Poslovanje v sezoni konice zdaj poteka gladko, saj se je skrajšal čas iskanja in izboljšala izkušnja strank pri prevzemu.
Manjši delovni stres
Avtomatizirani postopki in podatki v realnem času so zmanjšali vsakodnevne skrbi pri upravljanju
Izboljšana storitev za stranke
Hitrejši odzivni časi in točne informacije so povečali zadovoljstvo strank
Prilagodljivo poslovanje
Sodobna infrastruktura, ki omogoča nadaljnjo rast in širitev poslovanja
Splošni vpliv
Z uvedbo sistema za upravljanje poslovanja z nakitom podjetja Gem Logic so v podjetju Juwelen Vander Avort uspešno rešili operativne izzive. Integrirana rešitev je izboljšala učinkovitost, okrepila zmogljivosti na področju storitev za stranke ter zagotovila temelj za nadaljnjo rast poslovanja, hkrati pa ohranila njihovo zavezanost k osebni storitvi.