Razumevanje elektronskega izdajanja računov prek sistema Peppol za draguljarniška podjetja

Način, kako podjetja po Evropi izmenjujejo račune, se hitro spreminja. Če vodite draguljarniško podjetje, ki prodaja drugim podjetjem ali vladnim institucijam ali prejema račune od dobaviteljev, morate poznati sistem Peppol. Ta standardizirana mreža za elektronsko izdajanje računov postaja obvezna v vse več državah EU, Gem Logic pa vam olajša upoštevanje teh predpisov.

Kaj je Peppol?

Peppol je kratica za Pan-European Public Procurement Online. Gre za varno omrežje, ki podjetjem in javnim upravam omogoča izmenjavo elektronskih dokumentov, kot so računi, naročila in dobropisi, v standardizirani obliki.

Predstavljajte si to kot e-pošto za račune, vendar z eno ključno razliko: vsi računi imajo popolnoma enako strukturo, zato jih prejemni sistemi lahko obdelujejo samodejno, brez človeškega posredovanja.

Postopek je preprost: vaše podjetje pošlje račun prek Gem Logic (ki deluje kot vaša dostopna točka), omrežje Peppol ga varno posreduje naprej, nato pa prispe v sistem vašega stranke. Vsi računi Peppol uporabljajo enako strukturo XML (format UBL), kar pomeni, da lahko prejemni sistemi račune samodejno berejo in obdelujejo brez ročnega vnašanja podatkov.

Vsak udeleženec v omrežju Peppol je preverjen in ima edinstveno identifikacijsko številko Peppol. S tem se preprečujejo goljufije pri računih in zagotovi, da vaši dokumenti pridejo do pravega prejemnika.

Zakaj vaš draguljarniški podjetje potrebuje Peppol

Več držav EU uvaja obvezno elektronsko izdajanje računov prek sistema Peppol za poslovne transakcije med podjetji. Če niste pripravljeni, se lahko soočite s težavami pri izpolnjevanju predpisov ali izgubite poslovne priložnosti.

Časovni razpored za elektronsko izdajanje računov v EU

Belgija - Elektronsko izdajanje računov prek Peppola je že obvezno za račune, namenjene javnim institucijam (B2G). Obveznosti za podjetja (B2B) se bližajo.

Francija - Elektronsko izdajanje računov bo od leta 2026 obvezno za vse transakcije med podjetji (B2B), pri čemer bo uvedba potekala postopoma, odvisno od velikosti podjetja.

Nemčija - Obvezno elektronsko izdajanje računov med podjetji (B2B) je predvideno za obdobje 2025–2027, pri čemer bodo morala podjetja najprej omogočiti sprejemanje elektronskih računov, šele nato pa tudi njihovo pošiljanje.

Preostala EU - Cilj pobude EU ViDA (DDV v digitalni dobi) je do leta 2028 poenotiti elektronsko izdajanje računov v vseh državah članicah.

Čeprav elektronsko izdajanje računov v vaši državi še ni obvezno, vam pripravljenost na sistem Peppol prinaša konkurenčno prednost. Mnoga večja podjetja in državne institucije že dajejo prednost računom, poslanim prek sistema Peppol, ali pa to od dobaviteljev celo zahtevajo.

Prednosti za vaše draguljarniška podjetja

Upoštevajte predpise - Izpolnite sedanje in prihodnje zahteve glede elektronskega izstavljanja računov, ne da bi se morali v zadnjem trenutku na hitro prilagajati. Če se pripravite že zdaj, to pomeni, da kasneje ne bo prišlo do motenj v vašem poslovanju.

Prihranite čas - Ni več treba tiskati, skenirati ali pošiljati računov v obliki PDF po e-pošti. Račune lahko pošljete neposredno iz programa Gem Logic z enim samim klikom, račune dobaviteljev pa prejemate samodejno.

Manj napak - Standardizirane oblike računov odpravljajo napake pri ročnem vnašanju podatkov. Sistem vašega stranke podatke z računa prebere samodejno in natančno.

Hitrejša plačila - Ko račune samodejno obdela računovodski sistem vašega stranke, se hitreje uvrstijo v čakalno vrsto za plačilo. Računi se ne izgubljajo več v e-poštnih predalih.

Prehodite na brezpapirno poslovanje - Elektronsko izdajanje računov pomeni, da ni več papirja, tiskanja in poštnih stroškov. To je bolje za okolje in bolje za vaš poslovni izid.

Pridobite več poslov - Mnoga večja podjetja dajejo prednost dobaviteljem, ki lahko pošiljajo račune prek sistema Peppol. Pripravljenost na uporabo sistema Peppol odpira vrata novim poslovnim priložnostim v medpodjetniškem poslovanju.

Kako deluje Peppol v Gem Logic

Gem Logic vključuje neposredno dostopno točko Peppol. To pomeni, da se vam ni treba prijaviti na nobene zunanje storitve za elektronsko izdajanje računov niti plačevati dodatnih stroškov. Vse je vključeno v vašo obstoječo naročnino na Gem Logic.

Pošiljanje računov prek Peppola

1. V nastavitvah omogočite Peppol - Odprite nastavitve Gem Logic in vklopite integracijo Peppol. Za registracijo v omrežju Peppol boste morali vnesti davčno številko vašega podjetja.
2. Vnesite Peppol ID svojega stranke - Za vsako stranko, ki ji želite pošiljati račune prek Peppola, vnesite njeno Peppol ID v njen strankin profil. To je običajno njena davčna številka, ki ji je dodana koda države (npr. BE:0123456789).
3. Ustvarite in pošljite račun - Račun ustvarite tako, kot to običajno počnete v Gem Logic. Ko ste pripravljeni na pošiljanje, preprosto kliknite gumb »Pošlji prek Peppol«. Račun se samodejno pretvori v ustrezen format UBL in dostavi vašemu kupcu.

Gem Logic vam prikazuje stanje dostave vsakega računa Peppol, tako da boste natančno vedeli, kdaj je sistem vašega stranke prejel vaš račun.

Prejemanje računov od dobaviteljev

Ko se registrirate v omrežju Peppol, vam lahko dobavitelji račune pošiljajo neposredno na vaš račun Gem Logic. Ti računi se samodejno prikažejo v vašem sistemu, kjer so pripravljeni za pregled in obdelavo.

• Računi prispejo samodejno
• Podatki so natančno vneseni
• Ročno vnašanje podatkov ni potrebno
• Vodena je popolna revizijska sled

Prvi koraki s Peppolom

Začetek je preprost:

1. V nastavitvah Gem Logic vklopite integracijo Peppol
2. Vnesite svojo davčno številko, da pridobite svojo Peppol ID in se pridružite omrežju
3. Dodajte Peppolove identifikacijske številke strank in pošljite svojo prvo elektronsko fakturo