Ako spoločnosť Juwelen Vander Avort modernizovala svoje prevádzky
Rodinný klenotnícky obchod v Leuvene, ktorý existuje už 35 rokov, úspešne prešiel z zastaraných manuálnych postupov na moderný integrovaný systém riadenia podniku.
O spoločnosti Juwelen Vander Avort
Spoločnosť Juwelen Vander Avort bola založená v roku 1985 a už viac ako 35 rokov obsluhuje zákazníkov v historickom centre Leuvenu. Tento rodinný podnik sa špecializuje na zásnubné prstene, šperky na mieru a profesionálne opravárske služby.
V roku 2018 začal Maxime Vander Avort preberať vedenie firmy od svojich rodičov. Ako firma rástla, zistil, že manuálne postupy a zastaraný softvér obmedzujú efektivitu a negatívne vplývajú na kvalitu služieb zákazníkom.
Cieľom bolo modernizovať prevádzku a zároveň zachovať si povesť v oblasti personalizovaných služieb.
Obmedzenia predchádzajúceho systému
Pred pätnástimi rokmi zaviedol obchod systém CRM, aby sa zbavil ručne vedených záznamov. Hoci bol tento systém spočiatku užitočný, časom sa stal zastaraným, pretože sa aktualizoval len obmedzene a chýbali mu dôležité funkcie.
Zastaralý softvér spôsobil v hlavnej sezóne neefektívnosť, a to v dôsledku problémov so synchronizáciou dát a obmedzených možností vykazovania. Ovplyvnilo to produktivitu zamestnancov, najmä v rušných obdobiach, ako sú Vianoce a Valentín.
Maxime si uvedomil, že modernizácia systému riadenia podniku je nevyhnutná pre ďalší rast.
Konkurenčné prostredie
Spoločnosť Juwelen Vander Avort potrebovala nástroj, ktorý by jej umožnil zefektívniť procesy a správu dát a zároveň zachovať vysoko personalizované služby značky.
Obchod so šperkami je veľmi konkurenčný a náročný, a práve preto sa spoločnosť Juwelen Vander Avort zameriava na osobný prístup a ponúka jedinečné šperky vyrobené na mieru, vďaka čomu sa zákazníci pravidelne vracajú, aby si nechali svoje špeciálne kúsky vyčistiť a ošetriť.
Za posledných desať rokov zaznamenal internetový predaj výrazný rast, čo prinieslo nové príležitosti, ale aj výzvy. Keď Maxime prevzal vedenie, chcel rozširovať online predaj a zároveň zachovať dokonalú synchronizáciu medzi fyzickým a digitálnym inventárom.
Kľúčové prevádzkové výzvy
Niekoľko opakujúcich sa problémov malo negatívny vplyv na každodenný chod a kvalitu zákazníckeho servisu.
Problémy so správou inventára
Dotazy zákazníkov týkajúce sa konkrétnych položiek si kvôli nekonzistentným údajom o inventári často vyžadovali viacero kontrol v systéme a telefonátov dodávateľom. Tento proces mohol trvať 15 až 20 minút na jeden dotaz, čo malo negatívny vplyv na spokojnosť zákazníkov aj na produktivitu zamestnancov.
V hlavnej sezóne sa tieto meškania stali obzvlášť problematickými v prípade nákupov, pri ktorých záležalo na rýchlosti dodania.
Problémy so sledovaním opráv
Keďže ich opravovňa sa nachádzala na druhom konci mesta, sledovanie stavu opravy si vyžadovalo manuálnu koordináciu medzi oboma miestami. Na otázky zákazníkov týkajúce sa priebehu opravy často nebolo možné odpovedať okamžite, čo si vyžadovalo, aby zamestnanci osobne kontaktovali opravovňu.
Tento proces mal vplyv na rýchlosť reakcie a spokojnosť zákazníkov, najmä v prípade naliehavých opráv.
Problémy pri vybavovaní objednávok
V rušných obdobiach mohlo vyhľadávanie konkrétnych objednaných tovarov trvať dlho kvôli nejednotnému sledovaniu medzi miestami dodávky, skladu a vystavenia. To malo vplyv na efektivitu personálu a dĺžku čakania zákazníkov.
Tieto nedostatky boli obzvlášť citeľné počas hlavnej sezóny, keď bolo rýchle vybavovanie objednávok kľúčové.
Nájdenie správneho riešenia
Po zvážení rôznych možností sa Maxime rozhodol zaviesť komplexný systém riadenia podniku, ktorý bol špeciálne navrhnutý pre klenotnícke firmy. To ho viedlo k výberu systému Gem Logic vďaka jeho špecifickým funkciám pre dané odvetvie a integrovanému prístupu.
Hoci sme si pred zavedením softvéru Gem Logic viedli dobre, vedeli sme, že obmedzenia našich starých procesov nás nakoniec dobehnú. Gem Logic nám umožňuje urobiť ďalší krok a vylepšiť to, čo sme doteraz vybudovali. Je to nástroj, ktorý nám otvára nové príležitosti a rozširuje obzory.
Výsledky po implementácii
Po zavedení systému Gem Logic zaznamenal obchod výrazné zlepšenie prevádzkovej efektívnosti a kvality služieb zákazníkom.
Rýchlejšia reakcia na stav inventára
Na otázky zákazníkov týkajúce sa dostupnosti produktov teraz odpovedáme okamžite na základe dát o inventári v reálnom čase. Doba odpovede sa skrátila z 15–20 minút na menej ako 3 minúty, pričom poskytujeme presné informácie o inventári a odhadované termíny dodania.
Zjednodušené sledovanie opráv
Dotazy týkajúce sa stavu opráv sa teraz vybavujú okamžite vďaka sledovaniu v reálnom čase medzi jednotlivými pobočkami. Zákazníci dostávajú presné informácie o postupe opráv a termínoch ich dokončenia, čo zvyšuje ich spokojnosť a počet odporúčaní.
Efektívne vybavovanie objednávok
Vďaka integrovanému sledovaniu sa spracovanie objednávok a ich vybavovanie stalo plynulým. Prevádzka v hlavnej sezóne teraz prebieha hladko, s kratšími časmi vyhľadávania a lepším zážitkom zákazníkov pri vyzdvihovaní tovaru.
Zníženie prevádzkovej záťaže
Automatizované procesy a dáta v reálnom čase znížili každodenné starosti spojené so správou
Vylepšený zákaznícky servis
Rýchlejšie reakčné časy a presné informácie zvýšili spokojnosť zákazníkov
Škálovateľné prevádzkové procesy
Moderná infraštruktúra podporujúca neustály rast a expanziu podniku
Celkový vplyv
Zavedenie systému na riadenie klenotníckeho podnikania od spoločnosti Gem Logic úspešne vyriešilo prevádzkové výzvy spoločnosti Juwelen Vander Avort. Toto integrované riešenie zvýšilo efektívnosť, zlepšilo možnosti v oblasti zákazníckeho servisu a vytvorilo základ pre ďalší rast podniku, pričom spoločnosť si zachovala svoj záväzok poskytovať personalizované služby.