Ako funguje elektronická fakturácia Peppol pre vaše klenotnícke firmy

Spôsob, akým firmy v rámci Európy vymieňajú faktúry, sa rýchlo mení. Ak prevádzkujete klenotnícku firmu, ktorá predáva iným firmám alebo štátnym inštitúciám, alebo dostáva faktúry od dodávateľov, mali by ste vedieť o systéme Peppol. Táto štandardizovaná sieť pre elektronickú fakturáciu sa stáva povinnou vo stále väčšom počte krajín EÚ a Gem Logic vám uľahčuje dodržiavanie týchto požiadaviek.

Čo je Peppol?

Skratka Peppol znamená Pan-European Public Procurement Online. Ide o bezpečnú sieť, ktorá umožňuje podnikom a štátnym orgánom vymieňať si elektronické dokumenty, ako sú faktúry, objednávky a dobropisy, v štandardizovanom formáte.

Predstavte si to ako e-mail pre faktúry, avšak s jedným zásadným rozdielom: každá faktúra má presne rovnakú štruktúru, takže prijímajúce systémy ich môžu spracovávať automaticky bez zásahu človeka.

Postup je jednoduchý: vaša firma odošle faktúru cez Gem Logic (ktorý funguje ako váš prístupový bod), sieť Peppol ju bezpečne presmeruje a faktúra dorazí do systému vášho zákazníka. Každá faktúra v sieti Peppol používa rovnakú štruktúru XML (formát UBL), čo znamená, že prijímajúce systémy dokážu faktúry automaticky načítať a spracovať bez ručného zadávania dát.

Každý účastník siete Peppol je overený a má jedinečné identifikačné číslo Peppol. Tým sa eliminujú podvody s faktúrami a zaručuje sa, že vaše dokumenty dorazia k správnemu príjemcovi.

Prečo vaša klenotnícka firma potrebuje Peppol

Viaceré krajiny EÚ zavádzajú povinné používanie elektronického fakturovania prostredníctvom systému Peppol pri transakciách medzi podnikmi. Ak na to nie ste pripravení, hrozí vám problém s dodržiavaním predpisov alebo strata obchodných príležitostí.

Časový harmonogram elektronickej fakturácie v EÚ

Belgicko - Elektronická fakturácia prostredníctvom Peppolu je už povinná v prípade faktúr pre štátne inštitúcie (B2G). Povinnosť v oblasti B2B sa blíži.

Francúzsko - Elektronická fakturácia sa od roku 2026 stane povinnou pre všetky transakcie medzi firmami (B2B), pričom jej zavádzanie bude prebiehať postupne v závislosti od veľkosti firmy.

Nemecko - Zavedenie povinného elektronického fakturovania v sektore B2B sa plánuje na roky 2025–2027, pričom podniky budú musieť najskôr byť schopné prijímať elektronické faktúry a až potom ich odosielať.

Zvyšok EÚ - Cieľom iniciatívy EÚ ViDA (DPH v digitálnej ére) je do roku 2028 zjednotiť elektronickú fakturáciu vo všetkých členských štátoch.

Aj keď elektronická fakturácia vo vašej krajine ešte nie je povinná, pripravenosť na Peppol vám prináša konkurenčnú výhodu. Mnohé väčšie firmy a štátne inštitúcie už uprednostňujú alebo vyžadujú, aby dodávatelia zasielali faktúry prostredníctvom Peppolu.

Výhody pre vaše klenotnícke firmy

Dodržiavajte predpisy - Splňte súčasné aj budúce požiadavky na elektronickú fakturáciu bez toho, aby ste museli na poslednú chvíľu zúfalo hľadať riešenie. Ak sa pripravíte už teraz, neskôr nedôjde k žiadnym výpadkom vo vašom podnikaní.

Ušetrite čas - Už žiadne tlačenie, skenovanie ani posielanie faktúr vo formáte PDF e-mailom. Faktúry môžete odosielať priamo z Gem Logic jedným kliknutím a faktúry od dodávateľov dostávať automaticky.

Menej chýb - Štandardizované formáty faktúr eliminujú chyby pri ručnom zadávaní dát. Systém vášho zákazníka načíta dáta z vašej faktúry automaticky a presne.

Rýchlejšie platby - Keď účtovnícky systém vášho zákazníka spracováva faktúry automaticky, dostanú sa rýchlejšie do fronty na platbu. Už sa nestane, že by sa faktúry stratili v e-mailových schránkach.

Prejdite na bezpapierovú prevádzku - Elektronická fakturácia znamená žiadny papier, žiadne tlačenie, žiadne poštovné. Je to šetrnejšie k životnému prostrediu a prospešné pre vaše zisky.

Získajte viac zákaziek - Mnohé väčšie firmy uprednostňujú dodávateľov, ktorí dokážu zasielať faktúry vo formáte Peppol. Kompatibilita so systémom Peppol otvára dvere k novým príležitostiam v oblasti B2B.

Ako funguje Peppol v Gem Logic

Gem Logic obsahuje priamy prístupový bod Peppol. To znamená, že sa nemusíte registrovať v žiadnych službách elektronickej fakturácie tretích strán ani platiť žiadne dodatočné poplatky. Všetko je zahrnuté vo vašom existujúcom predplatnom Gem Logic.

Posielanie faktúr prostredníctvom Peppolu

1. Aktivujte Peppol vo svojich nastaveniach - Prejdite do nastavení Gem Logic a aktivujte integráciu Peppol. Na registráciu v sieti Peppol budete musieť zadať IČD vašej firmy.
2. Zadajte Peppol ID vášho zákazníka - Pre každého zákazníka, ktorému chcete zasielať faktúry prostredníctvom Peppolu, pridajte do jeho záznamu jeho Peppol ID. Zvyčajne ide o jeho DIČ s predponou kódu krajiny (napr. BE:0123456789).
3. Vytvorte a odošlite faktúru - Vytvorte faktúru tak, ako ste zvyknutí v Gem Logic. Keď budete pripravení na odoslanie, stačí kliknúť na tlačidlo „Odoslať cez Peppol“. Faktúra sa automaticky prevedie do správneho formátu UBL a doručí sa vášmu zákazníkovi.

Gem Logic vám zobrazuje stav doručenia každej faktúry Peppol, takže budete presne vedieť, kedy bola vaša faktúra prijatá v systéme vášho zákazníka.

Prijímanie faktúr od dodávateľov

Akonáhle sa zaregistrujete v sieti Peppol, vaši dodávatelia vám budú môcť posielať faktúry priamo na váš účet Gem Logic. Tieto faktúry sa automaticky zobrazia vo vašom systéme a budú pripravené na kontrolu a spracovanie.

• Faktúry prichádzajú automaticky
• Dáta sú správne predvyplnené
• Nie je potrebné ručné zadávanie dát
• Je vedený kompletný audit trail

Začíname s Peppolom

Začatie je veľmi jednoduché:

1. Zapnite integráciu Peppol v nastaveniach Gem Logic
2. Zadajte svoje DIČ, aby ste získali svoje Peppol ID a pripojili sa k sieti
3. Pridajte identifikačné čísla zákazníkov v systéme Peppol a odošlite svoju prvú elektronickú faktúru