Всё о системе электронного выставления счетов Peppol для ювелирных компаний

Способы обмена счетами-фактурами между компаниями по всей Европе стремительно меняются. Если вы управляете ювелирной компанией, которая осуществляет продажи другим компаниям или государственным учреждениям, либо получает счета-фактуры от поставщиков, вам необходимо знать о Peppol. Эта стандартизированная сеть электронного выставления счетов становится обязательной во все большем числе стран ЕС, а Gem Logic помогает вам без труда обеспечить соответствие этим требованиям.

Что такое Peppol?

Peppol — это аббревиатура от «Pan-European Public Procurement Online» (Общеевропейская система онлайн-государственных закупок). Это защищенная сеть, которая позволяет предприятиям и государственным органам обмениваться электронными документами, такими как счета-фактуры, заказы и кредит-ноты, в стандартизированном формате.

Представьте себе это как электронную почту для счетов, но с одним важным отличием: все счета имеют абсолютно одинаковую структуру, поэтому системы-получатели могут обрабатывать их автоматически, без участия человека.

Процесс прост: ваша компания отправляет счет через Gem Logic (выступающую в качестве вашей точки доступа), сеть Peppol безопасно передает его, и он поступает в систему вашего клиента. Все счета Peppol используют одинаковую XML-структуру (формат UBL), что означает, что принимающие системы могут автоматически считывать и обрабатывать счета без ручного ввода данных.

Каждый участник сети Peppol проходит проверку и имеет уникальный идентификатор Peppol. Это позволяет исключить мошенничество с счетами-фактурами и гарантирует, что ваши документы поступят к нужному адресату.

Почему ювелирным компаниям нужен Peppol

В ряде стран ЕС электронное выставление счетов через систему Peppol становится обязательным для операций между предприятиями. Если вы не готовы к этому, у вас могут возникнуть проблемы с соблюдением нормативных требований или вы можете упустить деловые возможности.

График внедрения электронного выставления счетов в ЕС

Бельгия - Электронное выставление счетов через Peppol уже является обязательным для счетов, выставляемых государственным учреждениям (B2G). В ближайшем будущем ожидается введение аналогичных требований для отношений между предприятиями (B2B).

Франция - С 2026 года электронное выставление счетов станет обязательным для всех сделок между компаниями (B2B), при этом внедрение будет осуществляться поэтапно в зависимости от размера компании.

Германия - Введение обязательного электронного выставления счетов в сфере B2B запланировано на 2025–2027 годы; в соответствии с этим требованиям предприятия должны сначала обеспечить возможность получения электронных счетов, а затем — их отправки.

Остальные страны ЕС - Инициатива ЕС ViDA (НДС в цифровую эпоху) направлена на стандартизацию электронного выставления счетов во всех государствах-членах к 2028 году.

Даже если электронное выставление счетов в вашей стране пока не является обязательным, готовность к работе с Peppol даст вам конкурентное преимущество. Многие крупные компании и государственные учреждения уже отдают предпочтение счетам, отправленным через Peppol, или требуют от поставщиков отправлять именно такие счета.

Преимущества для ваших ювелирных компаний

Соблюдайте нормативные требования - Соблюдайте действующие и будущие требования к электронному выставлению счетов, не откладывая это на последний момент. Если вы подготовитесь заранее, это позволит избежать сбоев в работе вашей компании в будущем.

Сэкономьте время - Больше не нужно распечатывать, сканировать или отправлять счета-фактуры в формате PDF по электронной почте. Отправляйте счета-фактуры прямо из Gem Logic одним щелчком мыши и автоматически получайте счета-фактуры от поставщиков.

Меньше ошибок - Стандартизированные форматы счетов исключают ошибки, возникающие при ручном вводе данных. Система вашего клиента автоматически и точно считывает данные из вашего счета.

Более быстрые платежи - Когда счета-фактуры обрабатываются автоматически в системе бухгалтерии вашего клиента, они быстрее попадают в очередь на оплату. Больше никаких потерянных счетов-фактур в почтовых ящиках по электронной почте.

Переходите на безбумажный документооборот - Электронное выставление счетов — это отсутствие бумаги, печати и почтовых расходов. Это лучше для окружающей среды и выгоднее для вашей прибыли.

Привлекайте больше клиентов - Многие крупные компании отдают предпочтение поставщикам, которые могут отправлять счета-фактуры в формате Peppol. Поддержка стандарта Peppol открывает новые возможности в сфере B2B.

Как работает Peppol в Gem Logic

Gem Logic включает в себя прямой доступ к точке доступа Peppol. Это означает, что вам не нужно регистрироваться в сторонних сервисах электронного выставления счетов или платить дополнительные сборы. Все операции осуществляются в рамках вашей существующей подписки на Gem Logic.

Отправка счетов через Peppol

1. Включите Peppol в настройках - Перейдите в настройки Gem Logic и включите интеграцию с Peppol. Для регистрации в сети Peppol вам потребуется указать ИНН вашей компании.
2. Укажите Peppol-идентификатор вашего клиента - Для каждого клиента, которому вы хотите отправлять счета по стандарту Peppol, добавьте его Peppol ID в запись о клиенте. Обычно это номер плательщика НДС с префиксом в виде кода страны (например, BE:0123456789).
3. Создайте и отправьте счёт - Составьте счет в Gem Logic, как обычно. Когда будете готовы к отправке, просто нажмите кнопку «Отправить через Peppol». Счет автоматически преобразуется в нужный формат UBL и будет отправлен вашему клиенту.

Gem Logic отображает статус доставки каждого счета-фактуры Peppol, благодаря чему вы будете точно знать, когда ваш счет-фактура поступил в систему вашего клиента.

Получение счетов от поставщиков

После регистрации в сети Peppol ваши поставщики смогут отправлять счета-фактуры напрямую на ваш аккаунт в Gem Logic. Эти счета-фактуры автоматически появляются в вашей системе и готовы к проверке и обработке.

• Счета-фактуры поступают автоматически
• Данные точно заполнены заранее
• Ручной ввод данных не требуется
• Ведётся полный журнал аудита

Начало работы с Peppol

Начать работу очень просто:

1. Включите интеграцию с Peppol в панели настроек Gem Logic
2. Введите свой номер НДС, чтобы получить свой Peppol ID и присоединиться к сети
3. Добавьте идентификаторы Peppol клиентов и отправьте свой первый электронный счет