Duas coisas hoje. Não quarenta coisas algum dia.
A lista de tarefas de qualquer loja acaba por ter quarenta itens e meses de atraso, porque uma lista que só cresce deixa de ser lida. Por isso esta pede que o senhor escolha: um punhado de coisas para hoje, e o resto à espera onde as deixou.
Ninguém abandona uma lista por preguiça.
Abandonam-na porque cresceu para quarenta itens e tornou-se um monumento ao fracasso. Abri-la faz com que se sintam mal, por isso deixam de abri-la, e depois aquela coisa que realmente importava, o cliente à espera de um orçamento, fica enterrada entre "encomendar tabuleiros de exposição" e algo de Março.
Ferramentas de projeto não ajudam, porque assumem trabalho com um fim. O trabalho de uma loja é conduzido por interrupções e nunca acaba. O que falta não é controlo. É um ato diário de escolha.
Por isso o primeiro ecrã não é a sua lista completa. É uma prateleira curta do que merece atenção, e um gesto deliberado para puxar duas delas para hoje.
Um dia tem três questões. Por isso existem três vistas.
As mesmas tarefas por baixo. O que muda é a questão que está a colocar, e muda de vista com um clique no canto.
Uma lista curta que escolheu esta manhã, com um contador que esvazia à medida que avança. Abra-a entre clientes e não há mais decisões a tomar.
Colunas por tempo, não por estado: atrasadas, hoje, esta semana, próxima semana. Arraste as tarefas para a frente. Filtre por uma pessoa para ver a sua carga real.
Agrupe por prioridade, cliente, responsável, semana, tipo ou estado. Ordene, oculte o que está feito e encontre a tarefa de que se lembra vagamente desde terça-feira.
Colunas por quando, não por estado.
A maioria dos quadros pede-lhe que invente etapas: a fazer, em curso, feito. Uma loja não precisa de etapas; precisa de saber o que está atrasado e o que é desta semana. Por isso, as colunas são atrasadas, hoje, esta semana, próxima semana, e arrastar um cartão é a forma de reagendar.
Toque num nome e o quadro mostra apenas o seu trabalho. Útil antes de prometer a um cliente uma entrega na sexta-feira.
O trabalho atrasado tem o seu próprio espaço à esquerda, em vez de se esconder numa lista com uma data a vermelho.
"Nada planeado para a próxima semana" é informação. É quando pode adiantar-se nas tarefas que ninguém reclama ou preencher a semana a partir da sua agenda.
Para a tarefa de que se lembra vagamente desde terça.
Agrupe por prioridade, cliente, responsável, semana, tipo ou estado, ou desative o agrupamento por completo. É a vista que abre quando sabe que uma tarefa existe e não se lembra de quem era.
Se anotar demora mais do que lembrar, não o fará.
Alguém sai da loja, tem oito segundos antes do próximo cliente. Por isso, o único campo obrigatório é a frase: todo o resto é opcional, e a caixa mostra onde a tarefa irá parar antes de confirmar.
Uma tarefa sem contexto é um enigma três semanas depois.
"Ligar sobre o orçamento" não significa nada sozinho. Ligada ao cliente e ao número do orçamento, é um trabalho que qualquer pessoa no balcão pode executar, e aparece no perfil dele, por isso a próxima pessoa a atendê-lo já sabe.
Todas as tarefas abertas aparecem no perfil CRM dele, ao lado das compras e medidas.
Uma venda, orçamento, reparação, consignação ou criação. Clique na tarefa para abrir o próprio documento.
Notas de aniversário que se repetem anualmente. Tarefas privadas que só o senhor vê. Tudo o resto, a equipa vê.
De onde vêm as tarefas.
Diga-nos o que continua a esquecer.
Toda a gente tem uma: o fornecedor a quem ninguém liga de volta, o orçamento que esfria. Marque uma demonstração e nós configuramos isso como uma tarefa, na vista que o senhor realmente abriria.