O relatório que precisa é aquele que ninguém criou.
O software traz os vinte relatórios em que um gestor de produto pensou. O seu é sempre o vigésimo primeiro: esta marca, aquele mês, apenas as peças acima de dois quilates. O Gem Logic oferece-lhe as quatro escolhas de que qualquer relatório é feito, e o senhor responde à pergunta sozinho.
Um relatório são quatro escolhas. Tudo o resto é apenas decoração.
Escolha de onde vêm os números, como agrupá-los, o que contar e o que deixar de fora. Essas quatro respostas são todos os relatórios de vendas, avaliações de stock, resumos de rotação e listas de pagamentos que já pediu — e aqueles em que ainda não pensou.
São sete. Produtos, stock, vendas, reparações, criações, todas as linhas de encomenda em conjunto e entradas e saídas de dinheiro.
O que são as linhas. Categoria, marca, coleção, vendedor, cliente, canal, loja, mês, trimestre, ano.
O que é contado. Quantidade, volume de negócios com ou sem imposto, custo, lucro, valor médio por artigo, valor de stock, peso em quilates.
O que deixar de fora. Um período, uma faixa de preços, uma loja, um fornecedor, apenas encomendas concluídas.
Sete origens de onde uma resposta pode vir.
Não são sete exportações. Sete visualizações ao vivo do sistema que já usa para gerir a loja, para que o número num relatório e o número no balcão sejam o mesmo número, no mesmo segundo.
O que está na prateleira, quanto vale e quanto é 18K.
Que peças estão no cofre, na montra ou na segunda loja.
O que vendeu, a quem, por que vendedor, através de que canal, com que margem.
O que a oficina faturou, nos mesmos termos que o balcão.
O que o trabalho personalizado realmente traz, mês a mês, em vez de por intuição.
Todas as linhas de encomenda num só sítio, com o tipo de encomenda disponível como coluna.
Dinheiro a entrar e a sair, por conta, método, categoria, contacto e moeda.
Uma venda registada há dois minutos está no relatório. Não há armazém de dados à espera.
Agrupe, conte, filtre. Por essa ordem, sem sintaxe.
As dimensões tornam-se as linhas. As medidas tornam-se as colunas de números. Os filtros decidem o que nunca entra no total à partida, o que faz a diferença entre um relatório em que confia e um que verifica duas vezes.
Adicione uma e obtém uma lista. Adicione duas e obtém uma lista dentro de outra lista: marca, depois mês dentro de cada marca. Remova uma e o relatório reconfigura-se em vez de partir.
Empilhe quantas quiser nas mesmas linhas. Volume de negócios, lucro e contagem de peças numa só tabela supera três tabelas que o senhor tem de alinhar manualmente.
Ordene por qualquer coluna e limite as linhas — cinquenta por defeito. Uma lista dos dez primeiros é um limite de linhas, não uma função separada que o senhor tem de procurar.
A resposta aparece enquanto o senhor ainda está a escolher.
Cada alteração redesenha a pré-visualização. O senhor descobre imediatamente que agrupar por cliente dá quatrocentas linhas, não depois de guardar um relatório e abri-lo. Quando diz o que o senhor pretendia, dê-lhe um nome e guarde-o.
Sem dimensões selecionadas, cada medida apresenta-se como um único algarismo grande. É assim que o senhor constrói os quatro mosaicos que pretende ver logo pela manhã.
Um relatório guardado tem um nome, uma descrição e um responsável. Ative uma opção e toda a equipa o vê; só o senhor ou um administrador podem alterá-lo.
Agrupe por marca. Meça o peso total em quilates do stock.
Qualquer ferramenta de business intelligence sabe contar encomendas e somar receita. Nenhuma ouviu falar de peso em quilates, de stock avaliado a custo versus retalho, ou de uma peça recomprada a um cliente cujo lucro não é o preço de venda menos uma fatura. Estas são medidas aqui, não uma folha de cálculo que guarda à parte.
As recompras são um tipo próprio de compra: gramas, pureza e um preço do dia. Agrupe-as por mês ou por cliente e pode ver se as suas compras de sucata acompanham o preço do metal. Começa nas compras a clientes.
Peças que pertencem a outra pessoa têm o seu proprietário e a sua percentagem. Agrupe linhas vendidas por proprietário num período e a coluna de pagamento é o relatório: aquilo a partir do qual acerta contas, em vez de calcular antes de acertar.
Venda em mais de uma moeda e pode agrupar por ela. Os totais ficam separados por moeda, em vez de serem somados discretamente a uma taxa que ninguém escolheu.
A equipa de sábado não deve poder construir um relatório de margem.
Custo, lucro e fornecedor não ficam a cinzento para quem não deve vê-los. Simplesmente não estão no construtor: nem como medida, nem como filtro, nem como coluna num relatório partilhado por um colega. Todos têm uma ferramenta de reporting. Nem todos têm a mesma.
O melhor relatório é aquele que nunca constrói duas vezes.
Fixe qualquer relatório guardado num painel como widget: um quarto da largura, um terço, metade ou a linha inteira. Arraste-os para a ordem pela qual realmente os lê. Depois disso, a pergunta que levou dez minutos a compor passa a ser um ecrã que consulta enquanto toma o café.
Alguns relatórios não são para si. São para o seu contabilista.
Qualquer relatório sai como folha de cálculo com todas as colunas intactas, ou como PDF formatado com os dados da sua empresa. Ambos mantêm o agrupamento, os filtros e os totais, para que o que chega ao destinatário seja o relatório que viu, e não uma exportação bruta que tem de ser reconstruída.
Se preferirem receber o livro-razão em vez de uma folha de cálculo, a faturação envia-lhes dados estruturados.
Para quem vai criar tabelas dinâmicas de qualquer forma. Abre no Excel, Sheets e Numbers sem conversão prévia.
Tabelas largas ficam em formato horizontal para que nada saia da página. Os dados da sua empresa já estão no cabeçalho.
A exportação é uma permissão separada. Muitas pessoas devem poder ler relatórios; menos pessoas devem poder retirá-los das instalações.
Um relatório só é tão bom quanto o trabalho diário que está por trás dele.
O que vendeu mais em fevereiro passado?
Se responder a isso implica exportar para uma folha de cálculo e uma hora da sua noite, marque uma demonstração. Vamos construir o relatório consigo, nos seus próprios dados, enquanto assiste.