A única coisa que vende e que ainda deve depois.
O dinheiro entra no dia em que o cartão é comprado. As joias saem meses depois, numa venda diferente, muitas vezes para alguém que nunca esteve na sua loja. Por isso, um cartão-presente no Gem Logic é construído como um livro-razão e não como um registo: o saldo é calculado a partir de cada resgate, as condições não podem ser editadas depois e o cartão nunca pode ser eliminado.
Um vale de oferta é dinheiro que o senhor recebeu e ainda não entregou.
Essa frase determina como tudo tem de ser construído. O dinheiro devido exige um saldo que ninguém digita, um histórico que não pode ser discretamente alterado e um registo que sobrevive à pessoa que o emitiu. O que a maioria dos sistemas oferece é um código numa folha de cálculo e um número que alguém edita.
O senhor tem o dinheiro e deve a mercadoria. Até o vale ser gasto, o montante nele representa uma obrigação no seu saldo bancário que parece exatamente receita.
Não é armazenado, nem ajustado. É o montante pelo qual foi emitido, menos cada utilização bem-sucedida, recalculado a cada gravação.
O código, o montante, a moeda e a validade ficam fixos na emissão, e nenhum vale é eliminado. Um vale que deixa de honrar fica desativado e permanece visível.
Cada vale é uma pessoa que tem um motivo para vir, geralmente alguém que nunca esteve na sua loja, normalmente gastando mais do que o montante do vale.
É comprado e gasto no mesmo balcão que tudo o resto, na mesma encomenda, como uma linha e depois como método de pagamento. Sem segundo sistema, sem login separado, sem fornecedor de vales a tirar uma percentagem do seu próprio dinheiro.
Três formas de um cartão-presente surgir — e só uma delas é, de facto, uma prenda.
Alguém compra um ao balcão em dezembro. Alguém recebe um porque a reparação demorou três semanas a mais do que o senhor prometeu. E alguém tem direito a dinheiro que preferiria manter na loja: um pagamento a mais, uma devolução, ou o ouro que lhe vendeu esta manhã. As três situações criam o mesmo objeto — e ele comporta-se da mesma forma a seguir.
Adicionado à encomenda como linha a IVA zero, porque o imposto pertence àquilo que o cartão vier a comprar. O cliente paga-o como qualquer outro artigo, e o código fica ativo no momento em que a venda é confirmada.
Emitido por si próprio para uma oferta, um concurso, uma encomenda corporativa, ou um pedido de desculpas que vale mais do que uma chamada telefónica. Mesmo objeto, nenhuma venda por trás, e o registo diz quem o criou e quando.
Uma encomenda paga a mais, uma peça devolvida, ou uma recompra transforma-se num cartão pela diferença, em vez de dinheiro retirado da gaveta. Alguém que veio vender uma corrente sai com 2 280 $ para gastar na peça da montra — e oferecer um pouco mais em crédito do que em dinheiro beneficia ambas as partes.
Ninguém quer receber um código lido ao balcão. Cada cartão imprime-se como um voucher adequado, com o código, o valor, a validade e a imagem de marca da sua empresa, gerado na língua do registo de contacto do cliente. Imprima-o ao balcão, ou envie-o.
Na caixa é um meio de pagamento, não um enigma.
É aqui que os cartões-presente envergonham as lojas. Alguém chega com um cartão e descobrir o que tem disponível implica um telefonema, uma pasta ou um colega que não está presente. Aqui, o cartão é um dos meios de pagamento na encomenda. Digite o código ou prima o próprio cartão do cliente se ele já estiver na venda, e o valor é descontado à frente dele.
Se pedir a um cartão mais do que o seu saldo, o valor é limitado ao que resta, ficando o restante noutro meio de pagamento. Um cartão não pode ficar negativo, não pode ser gasto duas vezes e não pode ser utilizado uma vez desativado ou após a sua data de validade.
A maioria das joias custa mais do que o cartão que foi comprado para elas, o que é precisamente o objetivo. Um cartão de $150 contra $890 de brincos deixa $740 num cartão bancário, e ambos os pagamentos ficam na mesma encomenda.
Premir o cartão errado na venda errada é uma terça-feira qualquer. Remova o pagamento e o cartão recalcula-se automaticamente, porque o saldo nunca foi um número que alguém tivesse de se lembrar de corrigir.
O saldo não é um campo, e ninguém pode editá-lo para o contornar.
Esta é a parte que parece uma restrição e é, na verdade, o produto. Um cartão-presente é dinheiro da loja, e dinheiro da loja que qualquer pessoa com acesso pode recarregar, alterar ou eliminar não vale a pena emitir. O código, o valor, a moeda, a validade e o cliente ficam fixos quando o cartão é criado. O que muda é a lista de utilizações, e o saldo acompanha-a.
Código, montante, moeda, validade, cliente e a venda de origem não podem ser alterados posteriormente. Tente e o sistema indica qual campo está a tocar. A única forma de o contornar é deliberada e restrita: um administrador, ou uma definição que o senhor proprietário ativa conscientemente.
Um cartão emitido por erro, substituído ou reportado como perdido é desligado e permanece na lista com o seu histórico. Apagá-lo removeria a única prova do dinheiro que recebeu, que é precisamente o que um contabilista pedirá para ver.
Emitido, impresso, resgatado, desligado e novamente ligado: tudo fica registado na atividade do cartão com quem e quando. Quando um cliente diz que o saldo está errado, a resposta está no cartão e não na recordação de alguém sobre março.
Cartões-presente não são receita até alguém os gastar.
Um dezembro de vendas de cartões-presente parece um excelente dezembro. Parte disso é um excelente janeiro, e uma pequena parte não é nada. A diferença entre os três é o saldo em aberto, e é um só número: tudo emitido, menos tudo resgatado. Conhecê-lo é a diferença entre uma loja que vende cartões-presente e uma loja que pediu dinheiro emprestado aos seus clientes sem dar por isso.
O dinheiro é real e está na sua conta, mas a obrigação também, e o seu contabilista vai querer separá-los. Um número, na lista, a qualquer data: o que recebeu e ainda não entregou. Forneça-o mensalmente em vez de o reconstruir em março.
Os cartões podem ter uma data de validade ou nenhuma, consoante o cartão, e quando o senhor define uma, as regras que se aplicam são suas. O que o módulo faz é tornar as datas visíveis com antecedência, de modo que um cartão prestes a expirar é um motivo para telefonar a alguém, em vez de uma conversa embaraçosa no balcão.
Quem entra com o cartão na mão nunca comprou consigo. Chega com um orçamento já gasto, normalmente excede-o, e o resgate coloca-o num registo de contacto pela primeira vez. É para isso que o cartão serve realmente.
O crédito da loja passa pela caixa, pela contabilidade e pelo balcão de recompra.
Quanto do Dezembro passado ainda está na carteira de alguém?
Se a resposta é uma caixa de sapatos com cartões numerados e uma folha de cálculo, marque uma demonstração. Configuraremos o formato do código consigo e executaremos um cartão desde o balcão até à caixa e de volta.