Cada documento, anexado ao local a que pertence
Relatórios de laboratório, certificados de fornecedores, cópias de identificação, orçamentos assinados, fotografias de reparações, formulários de seguro: todos precisam de estar algures. O Gem Logic anexa-os ao cliente, ao produto ou à encomenda a que pertencem, em vez de uma caixa de entrada que se esquecerá de pesquisar.
Anexe uma vez, encontre para sempre
Cada registo no Gem Logic tem uma área de documentos. Basta adicionar um ficheiro e ele fica associado a esse registo para sempre, com quem precisar dele, onde quer que trabalhe.
Clientes, produtos, encomendas, reparações, orçamentos, fornecedores: cada registo aceita PDFs, imagens, ficheiros Word e folhas de cálculo. O ficheiro fica associado ao registo para sempre.
Agrupe ficheiros em pastas, organize-as como quiser, e marque os importantes com estrela para aparecerem primeiro. Certificados aqui, fotografias ali, contratos no seu lugar próprio.
PDFs, Word, Excel, imagens e texto simples abrem-se diretamente onde estão. Não é preciso descarregar para uma pasta do computador primeiro, nem adivinhar o que contém scan-final-v2.pdf.
O certificado está ali mesmo quando o cliente pergunta
Alguém ao balcão pede o relatório do laboratório. O senhor abre o produto, clica no PDF marcado com estrela, e a pré-visualização mostra os detalhes imediatamente, pronto a imprimir ou partilhar.
Os PDFs de laboratório anexam-se à peça que descrevem. Combine-os com os certificados que o senhor próprio emite através do Gem Logic, e todo o historial documental de uma pedra fica a um clique do produto.
Cópias de identificação e formulários assinados exigidos para recompra e consignação ficam guardados no registo do cliente, para que a documentação esteja pronta no momento em que o senhor precise de provar a sua existência.
As imagens de antes e depois no registo de reparação mostram exatamente como a peça chegou e como saiu. Quando um cliente questiona um risco, a resposta é uma fotografia, não uma discussão.
Os tipos de ficheiros que os joalheiros deixam de perder
Seis categorias cobrem a maior parte do que costumava viver em caixas de correio, drives partilhadas e gavetas de secretária. Cada uma anexa-se a um tipo diferente de registo.
PDFs do GIA e de outros laboratórios anexados ao produto, prontos para mostrar ou partilhar com o cliente ao balcão.
Faturas, guias de remessa e fichas de qualidade anexadas à encomenda de fornecedor com que chegaram.
Exigidos para conformidade de recompra e consignação, guardados junto ao contacto que identificam.
Imagens de antes e depois guardadas no registo da reparação, para que os litígios sobre o estado sejam fáceis de resolver.
Avaliações e apólices guardadas no cliente, prontas quando uma seguradora ou uma nova avaliação as solicita.
O PDF assinado fica junto da encomenda, com um registo claro de quem assinou o quê e quando.
Quanto tempo leva a encontrar um PDF hoje?
Caixa de entrada, pasta partilhada, conversa no WhatsApp, gaveta da secretária. Quando um certificado pode estar em quatro sítios diferentes, cada pergunta de um cliente custa minutos. Quando está no produto, a resposta está a uma pesquisa de distância.
Pare de procurar um PDF em três discos
Os ficheiros pertencem aos registos que descrevem. Marque uma demonstração e mostraremos como o Gem Logic anexa certificados, fotos e contratos aos produtos, clientes e encomendas que já tem.