Uma caixa partilhada onde todos os clientes recebem resposta
Ligue a caixa de correio que já tem ao Gem Logic. Cada conversa é arquivada no cliente certo, atribuída a uma pessoa e acompanhada até ser respondida, para que nenhum e-mail seja lido por três pessoas e respondido por nenhuma.
Mais do que um cliente de e-mail
O Gmail e o Outlook entregam o seu e-mail, mas não sabem quem na sua loja deve tratá-lo. O Gem Logic adiciona os quatro elementos de que um e-mail de cliente necessita após a sua chegada.
O Google e o Microsoft 365 ligam-se com um início de sessão, todo o resto com IMAP e SMTP. O seu endereço e o seu histórico permanecem exatamente onde estão.
Os remetentes são associados automaticamente aos seus contactos, de modo que cada conversa fica registada na ficha do cliente, junto às suas compras e reparações.
Cada conversa é atribuída a uma pessoa. Os estados de leitura e de marcação como favorito são acompanhados por pessoa, pelo que abrir um e-mail nunca o marca como tratado para um colega.
Responda a partir de um modelo, arquive-o, reencaminhe uma fatura de fornecedor para a contabilidade ou deixe-o despoletar uma automatização. As conversas destinam-se a ser concluídas, não a acumular-se.
Mantenha o seu endereço, mude onde o lê
Não precisa de mudar de fornecedor de e-mail. Ligue tantos endereços quantos a sua loja tiver, escolha quem pode ver cada um e selecione o endereço que envia as suas faturas e orçamentos. Se uma caixa deixar de sincronizar, o senhor vê isso aqui — em vez de ficar a saber através de um cliente.
Cada endereço tem a sua própria lista de pessoas. A oficina vê as reparações, a equipa de vendas vê as informações e um endereço privado permanece privado. Cada pessoa trabalha apenas nas caixas de entrada que pertencem à sua função.
As respostas são enviadas a partir do seu próprio endereço através do seu fornecedor, pelo que também aparecem na sua pasta de enviados habitual. Um endereço é o remetente predefinido para faturas e orçamentos, e o senhor pode escolher outro sempre que escrever.
O Google e o Microsoft 365 ligam-se através do seu próprio início de sessão, pelo que nenhuma palavra-passe é armazenada. As credenciais IMAP genéricas são encriptadas. Uma vez ligada, cada caixa funciona da mesma forma.
O novo correio organiza-se antes de o senhor abrir
A caixa de entrada de um joalheiro contém reparações, orçamentos, avaliações, fornecedores e ruído, em proporções aproximadamente iguais todas as semanas. Cada nova conversa é categorizada por IA com uma pontuação de confiança. As correspondências seguras são arquivadas automaticamente, o resto é apresentado ao senhor com uma sugestão.
Acima do limiar que o senhor define, a categoria é aplicada e a conversa é arquivada. Abaixo dele, a sugestão aguarda uma pessoa. O senhor sabe sempre quão segura foi a classificação, e controla onde está o limite.
A newsletter do fornecedor que chega todas as terças-feiras não precisa de IA. Uma regra reconhece o remetente ou uma frase no assunto e arquiva, etiqueta ou notifica. Mesmo resultado, sempre.
O senhor nomeia as categorias e escolhe quais são suficientemente urgentes para aparecer no topo. Uma loja que faz trabalho de espólios quer Avaliações em destaque, uma oficina quer Fornecedores. A caixa de entrada adapta-se à sua loja, não o contrário.
Deixe de redigir os mesmos e-mails todas as semanas
Reparação pronta, orçamento anexo, lembrete de pagamento: todas as lojas enviam o mesmo punhado de e-mails repetidamente. Os modelos contêm a redação, o idioma e a assinatura, e as variáveis preenchem os valores reais do registo, incluindo os documentos PDF.
Estimada Marta, a sua reparação R-3092 está pronta. Pode levantá-la durante o horário de abertura. O valor devido é de $40,00 e encontrará o formulário de reparação em anexo.
Um orçamento em PDF, uma factura, um formulário de reparação, um código de vale-oferta: as variáveis extraem-nos diretamente do registo. O documento correto chega ao cliente correto sempre, mesmo num sábado movimentado.
Redija cada modelo uma vez por idioma que serve, assinatura incluída, e o cliente recebe na sua língua. O senhor aprova a redação uma vez e ela mantém-se consistente todo o ano.
Uma factura de fornecedor que chega em PDF entra diretamente no processamento de facturas a partir da conversa onde chegou. Sem transferir, renomear e voltar a carregar.
O Gembot escreve o primeiro rascunho, o senhor envia
Os modelos cobrem o correio de rotina. Para a mensagem única e delicada, o atraso que tem de explicar ou o pedido que tem de recusar, dê ao Gembot os factos numa linha e edite o rascunho que ele produz. Também pode aperfeiçoar uma frase que escreveu ou traduzir a sua resposta para o idioma do cliente.
anel de esmeralda está vendido, oferecer-lhe o de safira, convidá-lo esta semana
Caro Jan, obrigado por ter voltado a contactar-me sobre o anel de esmeralda. Lamento informar que foi vendido. Tenho, no entanto, uma peça de safira de peso e estilo semelhantes que penso que apreciaria, e prefiro mostrá-la ao senhor do que descrevê-la. Quinta-feira ou sexta-feira à tarde desta semana seria conveniente?
Antes de um rascunho ser gerado, o tópico é despojado de assinaturas, rodapés legais, histórico citado e anexos. O modelo vê apenas a mensagem à qual está a responder e a sua instrução numa linha.
Não existe nenhuma definição que permita a uma resposta gerada enviar-se automaticamente. Os seus e-mails contêm preços, datas e promessas sobre a aliança de casamento de alguém, pelo que a leitura final é sempre feita por uma pessoa.
O correio de rotina já está coberto por modelos em todas as línguas que serve. A tradução destina-se às exceções: o cliente alemão com uma pergunta específica ou uma mensagem numa língua que ninguém na loja lê.
Veja exatamente quais os clientes que ainda aguardam
Um tópico sem resposta não produz nenhum erro nem alerta, apenas envelhece enquanto todos presumem que um colega está a tratar do assunto. O Gem Logic transforma isso num número sobre o qual pode agir: tópicos reais de clientes, abertos por alguém, ainda sem resposta.
Nenhuma loja decide fazer um cliente esperar seis dias. Acontece porque uma caixa partilhada não tem memória nem responsável. Assim que uma conversa tem um nome associado, deixá-la sem resposta torna-se uma escolha visível em vez de um acidente.
Mensagens recebidas é um número sobre o mundo. Conversas de clientes reais sem resposta é um número sobre a sua loja, e suficientemente pequeno para resolver antes do almoço.
À espera de um fornecedor, à espera que o cliente decida, uma avaliação que precisa da pedra em mão: essas devem ficar abertas. O objetivo não é uma caixa vazia, mas saber quais conversas estão à espera de propósito e quais foram simplesmente esquecidas.
Para onde vão os seus emails
Saiba quem respondeu ao último email do seu cliente
Marque uma demonstração, traga o endereço para o qual os seus clientes realmente escrevem, e nós ligá-lo-emos ao vivo: conversas arquivadas nos seus contactos, responsáveis atribuídos e as não respondidas tornadas visíveis.