Como a Juwelen Vander Avort modernizou as suas operações
Uma orivesaria familiar com 35 anos de existência em Leuven conseguiu passar com sucesso de processos manuais desatualizados para um sistema moderno e integrado de gestão empresarial.
Sobre a Juwelen Vander Avort
Fundada em 1985, a Juwelen Vander Avort atende clientes no centro histórico de Lovaina há mais de 35 anos. Esta empresa familiar é especializada em anéis de noivado, joalharia personalizada e serviços profissionais de reparação.
Em 2018, Maxime Vander Avort começou a assumir a gestão da empresa dos seus pais. À medida que o negócio crescia, ele percebeu que os processos manuais e o software desatualizado estavam a limitar a eficiência e a afetar a qualidade do atendimento ao cliente.
O objetivo era modernizar as operações, mantendo ao mesmo tempo a sua reputação de serviço personalizado.
Limitações do sistema anterior
Quinze anos antes, a loja tinha implementado um sistema de CRM para deixar de utilizar registos manuscritos. Embora inicialmente útil, o sistema ficou desatualizado com o passar do tempo, devido às atualizações limitadas e à falta de funcionalidades essenciais.
O software obsoleto causava ineficiências durante as épocas de maior movimento, com problemas de sincronização de dados e capacidades limitadas de geração de relatórios. A produtividade dos funcionários era afetada, especialmente em períodos de maior movimento, como o Natal e o Dia dos Namorados.
Maxime reconheceu que a modernização do seu sistema de gestão empresarial era essencial para o crescimento contínuo.
O panorama competitivo
A Juwelen Vander Avort precisava de uma ferramenta que permitisse melhorar os processos e a gestão de dados, mantendo ao mesmo tempo o serviço altamente personalizado da marca.
O setor da joalharia é altamente competitivo e desafiante, razão pela qual a Juwelen Vander Avort se tem concentrado num atendimento personalizado com joias exclusivas feitas à medida, levando os clientes a regressarem regularmente para que as suas peças especiais sejam limpas e conservadas.
Nos últimos dez anos, o comércio eletrónico cresceu significativamente, criando novas oportunidades e desafios. Quando o Maxime assumiu o comando, pretendia expandir a presença online, mantendo ao mesmo tempo uma sincronização perfeita entre o inventário físico e o digital.
Principais desafios operacionais
Vários problemas recorrentes estavam a afetar as operações diárias e a qualidade do atendimento ao cliente.
Questões relacionadas com a gestão de inventário
As consultas dos clientes sobre artigos específicos exigiam frequentemente várias verificações no sistema e chamadas telefónicas aos fornecedores, devido à inconsistência dos dados de inventário. Este processo podia demorar entre 15 a 20 minutos por consulta, afetando a experiência do cliente e a produtividade dos funcionários.
Durante as épocas de maior movimento, estes atrasos tornaram-se particularmente problemáticos para compras em que o tempo era um fator determinante.
Dificuldades no acompanhamento das reparações
Como a oficina de reparação ficava do outro lado da cidade, acompanhar o estado das reparações exigia uma coordenação manual entre os dois locais. Muitas vezes, não era possível responder imediatamente às perguntas dos clientes sobre o andamento das reparações, o que obrigava os funcionários a deslocarem-se pessoalmente à oficina para verificar.
Este processo afetou os tempos de resposta e a satisfação dos clientes, especialmente no que diz respeito a reparações urgentes.
Desafios no processamento de encomendas
Em períodos de maior movimento, localizar artigos específicos encomendados podia demorar muito tempo devido à falta de coerência no acompanhamento entre os locais de entrega, de armazém e de exposição. Isso afetava a eficiência do pessoal e os tempos de espera dos clientes.
Essas ineficiências eram particularmente evidentes durante as épocas de maior movimento, quando o atendimento rápido das encomendas era fundamental.
Encontrar a solução certa
Depois de avaliar várias opções, Maxime decidiu implementar um sistema de gestão empresarial abrangente, concebido especificamente para empresas de joalharia. Isso levou-o a escolher o Gem Logic pelas suas funcionalidades específicas para o setor e pela sua abordagem integrada.
Embora estivéssemos a ter bons resultados antes de implementar o software Gem Logic, sabíamos que as limitações dos nossos processos antigos acabariam por nos afetar. O Gem Logic tem tudo a ver com dar o próximo passo e melhorar o que já construímos. É uma ferramenta para abrir novas oportunidades e expandir os nossos horizontes.
Resultados após a implementação
Após a implementação do Gem Logic, a loja registou melhorias significativas na eficiência operacional e na qualidade do atendimento ao cliente.
Melhoria na resposta do inventário
As perguntas dos clientes sobre a disponibilidade dos produtos são agora respondidas imediatamente com dados de inventário em tempo real. Os tempos de resposta melhoraram de 15 a 20 minutos para menos de 3 minutos, com informações precisas sobre o stock e estimativas de entrega.
Acompanhamento simplificado das reparações
As consultas sobre o estado das reparações são agora tratadas instantaneamente, com acompanhamento em tempo real entre as diferentes instalações. Os clientes recebem atualizações precisas sobre o andamento das reparações e os prazos de conclusão, o que melhora os índices de satisfação e de recomendação.
Execução eficiente de encomendas
A localização e o processamento das encomendas tornaram-se mais eficientes graças ao acompanhamento integrado. As operações na época alta decorrem agora sem problemas, com tempos de pesquisa reduzidos e uma melhor experiência de recolha para os clientes.
Menor pressão operacional
Os processos automatizados e os dados em tempo real reduziram as preocupações diárias relacionadas com a gestão
Melhoria do atendimento ao cliente
Tempos de resposta mais rápidos e informações precisas aumentaram a satisfação dos clientes
Operações escaláveis
Infraestruturas modernas que apoiam o crescimento e a expansão contínuos da empresa
Impacto global
A implementação do sistema de gestão de joalharia da Gem Logic resolveu com sucesso os desafios operacionais da Juwelen Vander Avort. A solução integrada melhorou a eficiência, reforçou as capacidades de atendimento ao cliente e proporcionou uma base para o crescimento contínuo do negócio, mantendo simultaneamente o compromisso com um serviço personalizado.