A forma como as empresas trocam faturas na Europa está a mudar rapidamente. Se gere uma empresa de joalharia que vende a outras empresas ou a instituições governamentais, ou que recebe faturas de fornecedores, precisa de conhecer o Peppol. Esta rede padronizada de faturação eletrónica está a tornar-se obrigatória em cada vez mais países da UE, e a Gem Logic facilita o cumprimento destas normas.
O que é o Peppol?
Peppol significa «Pan-European Public Procurement Online» (Contratação Pública Pan-Europeia Online). Trata-se de uma rede segura que permite às empresas e às administrações públicas trocar documentos eletrónicos, como faturas, encomendas e notas de crédito, num formato padronizado.
Pense nisso como um email para faturas, mas com uma diferença fundamental: todas as faturas seguem exatamente a mesma estrutura, pelo que os sistemas de receção podem processá-las automaticamente, sem intervenção humana.
O processo é simples: a sua empresa envia uma fatura através da Gem Logic (que funciona como o seu ponto de acesso), a rede Peppol encaminha-a de forma segura e esta chega ao sistema do seu cliente. Todas as faturas Peppol utilizam a mesma estrutura XML (formato UBL), o que significa que os sistemas de receção podem ler e processar automaticamente as faturas sem necessidade de introdução manual de dados.
Todos os participantes da rede Peppol são verificados e possuem um ID Peppol único. Isto elimina a fraude na faturação e garante que os seus documentos chegam ao destinatário certo.
Por que é que as empresas de joalharia precisam do Peppol
Vários países da UE estão a tornar obrigatória a faturação eletrónica Peppol para transações entre empresas. Se não estiver preparado, poderá enfrentar problemas de conformidade ou perder oportunidades de negócio.
Cronograma da faturação eletrónica na UE
Bélgica - A faturação eletrónica através da Peppol já é obrigatória para as faturas destinadas a instituições públicas (B2G). A obrigatoriedade no âmbito B2B está prestes a entrar em vigor.
França - A faturação eletrónica passará a ser obrigatória para todas as transações B2B a partir de 2026, com uma implementação gradual em função da dimensão da empresa.
Alemanha - Está prevista a obrigatoriedade da faturação eletrónica B2B para 2025-2027, exigindo que as empresas sejam capazes de receber faturas eletrónicas primeiro e, só depois, de as enviar.
Resto da UE - A iniciativa ViDA (IVA na Era Digital) da UE visa uniformizar a faturação eletrónica em todos os Estados-Membros até 2028.
Mesmo que a faturação eletrónica ainda não seja obrigatória no seu país, estar preparado para o Peppol dá-lhe uma vantagem competitiva. Muitas grandes empresas e instituições governamentais já preferem ou exigem que os fornecedores enviem faturas Peppol.
Vantagens para as empresas de joalharia
Mantenha-se em conformidade - Cumpra os requisitos atuais e futuros em matéria de faturação eletrónica sem ter de se apressar à última da hora. Estar preparado agora significa que não haverá perturbações na sua atividade mais tarde.
Poupe tempo - Chega de imprimir, digitalizar ou enviar faturas em PDF por email. Envie faturas diretamente do Gem Logic com um único clique e receba as faturas dos fornecedores automaticamente.
Menos erros - Os formatos de fatura padronizados eliminam os erros de introdução manual de dados. O sistema do seu cliente lê os dados da sua fatura automaticamente e de forma precisa.
Pagamentos mais rápidos - Quando as faturas são processadas automaticamente pelo sistema de contabilidade do seu cliente, entram mais rapidamente na fila de pagamentos. Acabaram-se as faturas perdidas nas caixas de entrada de email.
Deixe de usar papel - A faturação eletrónica significa sem papel, sem impressão e sem custos de envio. É melhor para o ambiente e melhor para os seus resultados financeiros.
Conquiste mais negócios - Muitas grandes empresas preferem fornecedores que possam enviar faturas Peppol. Estar preparado para o Peppol abre portas a novas oportunidades B2B.
Como funciona o Peppol na Gem Logic
O Gem Logic inclui um ponto de acesso Peppol direto. Isto significa que não precisa de se inscrever em nenhum serviço de faturação eletrónica de terceiros nem de pagar taxas adicionais. Tudo é tratado no âmbito da sua subscrição atual do Gem Logic.
Envio de faturas através do Peppol
- Ative o Peppol nas suas definições - Aceda às definições do Gem Logic e ative a integração com o Peppol. Terá de indicar o número de IVA da sua empresa para se registar na rede Peppol.
- Adicione o ID Peppol do seu cliente - Para cada cliente a quem pretenda enviar faturas Peppol, adicione o seu ID Peppol ao registo do cliente. Normalmente, trata-se do seu número de IVA precedido do código do país (por exemplo, BE:0123456789).
- Crie e envie a sua fatura - Crie a sua fatura como faria normalmente no Gem Logic. Quando estiver pronto para enviar, basta clicar no botão «Enviar via Peppol». A fatura é automaticamente convertida para o formato UBL correto e enviada ao seu cliente.
O Gem Logic mostra-lhe o estado de entrega de cada fatura Peppol, para que saiba exatamente quando a sua fatura foi recebida pelo sistema do seu cliente.
Receber faturas dos fornecedores
Depois de se registar na rede Peppol, os seus fornecedores podem enviar faturas diretamente para a sua conta Gem Logic. Estas faturas aparecem automaticamente no seu sistema, prontas para revisão e processamento.
- As faturas chegam automaticamente
- Os dados são preenchidos automaticamente com precisão
- Não é necessário introduzir dados manualmente
- Registo de auditoria completo mantido
Introdução ao Peppol
Começar é muito simples:
- Ative a integração com o Peppol no painel de configurações do Gem Logic
- Introduza o seu número de IVA para obter o seu ID Peppol e aderir à rede
- Adicione os IDs Peppol dos clientes e envie a sua primeira fatura eletrónica
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