Dwie rzeczy dzisiaj. Nie czterdzieści kiedyś.
Lista zadań w każdym sklepie w końcu urasta do czterdziestu pozycji i jest nieaktualna od miesięcy, bo lista, która tylko rośnie, przestaje być czytana. Ta więc prosi o wybór: garść rzeczy na dzisiaj, a reszta czeka tam, gdzie Pani ją zostawiła.
Nikt nie porzuca listy z lenistwa.
Porzucają ją, bo urosła do czterdziestu pozycji i stała się pomnikiem porażki. Otwieranie jej sprawia przykrość, więc przestają ją otwierać, a wtedy jedna rzecz, która naprawdę się liczyła — klient czekający na ofertę — ginie gdzieś między "zamówić gabloty" a czymś z marca.
Narzędzia projektowe nie pomagają, bo zakładają pracę z końcem. Praca w sklepie opiera się na przerwach i nigdy się nie kończy. Brakuje nie śledzenia. Brakuje codziennego aktu wyboru.
Dlatego pierwszy ekran nie pokazuje całej listy. To krótka półka rzeczy zasługujących na uwagę oraz celowy gest, by wyciągnąć dwie z nich na dziś.
Dzień ma trzy pytania. Więc są trzy widoki.
Pod spodem te same zadania. Zmienia się pytanie, które Pan/Pani zadaje — przełącza się jednym kliknięciem w rogu.
Krótka lista wybrana rano, z licznikiem, który się opróżnia w trakcie pracy. Otwiera się między klientami i nie trzeba już nic decydować.
Kolumny według czasu, nie statusu: zaległe, dziś, ten tydzień, przyszły tydzień. Przeciąga się sprawy do przodu. Filtruje się do jednej osoby, żeby zobaczyć jej rzeczywiste obciążenie.
Grupuje według priorytetu, klienta, przypisanej osoby, tygodnia, typu lub statusu. Sortuje, ukrywa to, co zrobione, i znajduje zadanie, które Pan/Pani wpół pamięta z wtorku.
Kolumny według kiedy, nie według statusu.
Większość tablic każe wymyślać etapy: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Sklep nie potrzebuje etapów — potrzebuje wiedzieć, co jest spóźnione i co jest w tym tygodniu. Dlatego kolumny to: zaległe, dziś, ten tydzień, przyszły tydzień, a przeciąganie karty to sposób przesunięcia terminu.
Dotknięcie nazwiska pokazuje tylko pracę danej osoby. Przydatne zanim obiecają Państwo klientowi piątek.
Opóźnione prace mają własne miejsce po lewej, zamiast ukrywać się na liście z czerwoną datą.
"Nic nie zaplanowano na następny tydzień" to informacja. Wtedy można nadrobić zadania, których nikt nie śledzi, lub wypełnić tydzień z agend.
Dla zadania, które na wpół pamiętają Państwo z wtorku.
Grupowanie według priorytetu, klienta, przypisanego, tygodnia, typu lub statusu, albo całkowite wyłączenie grupowania. To widok, który otwierają Państwo, gdy wiedzą, że zadanie istnieje, i nie pamiętają, czyje było.
Jeśli zapisanie zajmie więcej czasu niż zapamiętanie, Pan tego nie zrobi.
Klient wychodzi ze sklepu, Pan ma osiem sekund przed następnym. Dlatego jedynym wymaganym polem jest zdanie: wszystko inne jest opcjonalne, a okno pokazuje, gdzie zadanie trafi, zanim Pan je zapisze.
Zadanie bez kontekstu to zagadka za trzy tygodnie.
"Oddzwoń w sprawie wyceny" samo w sobie nic nie znaczy. Przypisane do klienta i numeru wyceny, to zlecenie, które każdy pracownik może podjąć — widać je w profilu klienta, więc następna osoba, która go obsługuje, już o tym wie.
Każde otwarte zadanie widać w jego profilu CRM, obok zakupów i rozmiarów.
Sprzedaż, wycena, naprawa, konsygnacja lub tworzenie. Przejdź z zadania do samej rzeczy.
Coroczne notatki urodzinowe, które się odnawiają. Prywatne zadania widoczne tylko dla Pana/Pani. Wszystko inne widzi zespół.
Skąd pochodzą zadania.
Proszę nam powiedzieć, o czym ciągle Pan/Pani zapomina.
Każdy ma coś takiego: dostawcę, do którego nikt nie oddzwania, wycenę, która stygnie. Umów się na prezentację, a my ustawimy to jako zadanie w widoku, który faktycznie Pan/Pani otwiera.