Het enige wat u verkoopt en daarna nog verschuldigd bent.
Het geld komt binnen op de dag dat de bon wordt gekocht. Het sieraad vertrekt maanden later, in een andere verkoop, vaak aan iemand die nog nooit in uw winkel is geweest. Daarom is een cadeaubon in Gem Logic gebouwd als een grootboek in plaats van als een record: het saldo wordt berekend uit elke verzilvering, de voorwaarden kunnen achteraf niet worden gewijzigd en de bon kan nooit worden verwijderd.
Een cadeaubon is geld dat u hebt ontvangen en nog niet hebt geleverd.
Die ene zin bepaalt hoe het geheel gebouwd moet worden. Geld dat verschuldigd is vereist een saldo dat niemand kan invoeren, een geschiedenis die niet stilletjes kan worden opgeschoond, en een registratie die de persoon die het heeft uitgegeven overleeft. Wat de meeste systemen u in plaats daarvan geven is een code in een spreadsheet en een getal dat iemand aanpast.
U hebt het geld en u bent de goederen verschuldigd. Totdat de bon is uitgegeven, is het bedrag erop een verplichting die in uw banksaldo zit en er precies uitziet als omzet.
Niet opgeslagen, niet aangepast. Het is het bedrag waarvoor het is uitgegeven, verminderd met elke geslaagde inwisseling ertegen, opnieuw berekend bij elke opslag.
De code, het bedrag, de valuta en de vervaldatum zijn bij uitgifte vastgelegd, en geen enkele bon wordt ooit verwijderd. Een bon die u niet langer honoreert wordt gedeactiveerd en blijft zichtbaar.
Elke bon is een persoon die een reden heeft om binnen te komen, meestal iemand die nog nooit in uw winkel is geweest, meestal meer uitgevend dan het bedrag erop.
Hij wordt aan dezelfde balie gekocht en uitgegeven als al het andere, op dezelfde order, als een regel en vervolgens als een betaalmethode. Geen tweede systeem, geen aparte login, geen kaartaanbieder die een percentage van uw eigen geld neemt.
Drie manieren waarop een cadeaubon tot stand komt, en slechts één ervan is een cadeau.
Iemand koopt er een aan de toonbank in december. Iemand krijgt er een omdat een reparatie drie weken langer duurde dan u beloofde. En iemand heeft recht op geld dat u liever in de winkel houdt: een te veel betaald bedrag, een retour, of het goud dat ze vanmorgen verkochten. Alle drie creëren hetzelfde object, en het gedraagt zich daarna op dezelfde manier.
Toegevoegd aan de order als orderregel tegen nul procent btw, omdat de btw behoort tot wat de bon uiteindelijk koopt. De klant betaalt ervoor zoals voor al het andere, en de code is actief zodra de verkoop is bevestigd.
Uitgegeven op zichzelf voor een weggeefactie, een wedstrijd, een zakelijke order, of een excuus dat meer waard is dan een telefoontje. Hetzelfde object, geen verkoop erachter, en het overzicht toont wie het aanmaakte en wanneer.
Een te veel betaalde order, een geretourneerd sieraad, of inkoop wordt een bon voor het verschil in plaats van contant geld uit de lade. Iemand die binnenkwam om een ketting te verkopen vertrekt met $2.280 om te besteden aan het stuk in de vitrine, en het aanbieden van iets meer in tegoed dan in contant maakt beide partijen beter af.
Niemand wil een code krijgen die over de toonbank wordt voorgelezen. Elke bon wordt afgedrukt als een volwaardige tegoedbon met de code, het bedrag, de vervaldatum en uw eigen huisstijl erop, gegenereerd in de taal waarin het contactoverzicht van de klant staat. Druk het af aan de toonbank, of stuur het op.
Aan de kassa is het een betaalmethode, geen raadsel.
Dit is waar cadeaubonnen winkels in verlegenheid brengen. Iemand komt met een bon en uitvinden hoeveel erop staat betekent een telefoontje, een map of een collega die er vandaag niet is. Hier is de bon een van de betaalmethoden op de bestelling. Typ de code in of druk op de eigen bon van de klant als deze al aan de verkoop gekoppeld is, en het bedrag gaat er voor hun ogen af.
Vraag u een bon om meer dan het saldo, dan wordt het bedrag begrensd tot wat er over is, waarbij de rest via een andere methode gaat. Een bon kan niet negatief worden, kan niet twee keer worden uitgegeven en kan niet worden gebruikt zodra deze gedeactiveerd is of de vervaldatum is verstreken.
De meeste sieraden kosten meer dan de bon die ervoor is gekocht, en dat is juist de bedoeling. Een bon van $150 voor oorbellen van $890 laat $740 op een bankkaart over, en beide betalingen staan op dezelfde bestelling.
De verkeerde bon bij de verkeerde verkoop aanklikken is gewoon een dinsdag. Verwijder de betaling en de bon herberekent zichzelf, omdat het saldo nooit een getal was dat iemand moest onthouden om te corrigeren.
Het saldo is geen veld, en niemand kan zich eruit wijzigen.
Dit is het deel dat klinkt als een beperking maar eigenlijk het product is. Een cadeaubon is winkelgeld, en winkelgeld dat iedereen met een inlog kan opwaarderen, wijzigen of verwijderen is niet de moeite waard om uit te geven. De code, het bedrag, de valuta, de vervaldatum en de klant zijn vastgelegd wanneer de bon wordt aangemaakt. Wat verandert is de lijst van verzilveringen, en het saldo volgt daaruit.
Code, bedrag, valuta, vervaldatum, klant en de verkoop waaruit de kaart voortkomt kunnen achteraf niet worden gewijzigd. Probeert u het toch, dan meldt het systeem welk veld u aanraakt. De enige manier eromheen is opzettelijk en smal: een beheerder, of een instelling die uw eigenaar bewust inschakelt.
Een kaart die per abuis is uitgegeven, vervangen of als verloren gemeld wordt uitgeschakeld en blijft met zijn geschiedenis in de lijst staan. Verwijderen zou het enige bewijs wegnemen van geld dat u hebt ontvangen — precies wat een accountant wil zien.
Uitgegeven, afgedrukt, verzilverd, uitgeschakeld en weer aangezet: alles belandt in de eigen activiteitenlijst van de kaart, met wie en wanneer. Wanneer een klant zegt dat het saldo niet klopt, ligt het antwoord op de kaart zelf in plaats van in iemands herinnering aan maart.
Cadeaukaarten zijn geen omzet totdat iemand ze besteedt.
Een december vol cadeaukaartenverkoop lijkt een erg goede december. Een deel ervan is in werkelijkheid een erg goede januari, en een klein beetje wordt helemaal niets. Het verschil tussen die drie is het uitstaande saldo, en dat is één cijfer: alles uitgegeven, minus alles verzilverd. Het kennen ervan is het verschil tussen een winkel die cadeaukaarten verkoopt en een winkel die stilletjes geld heeft geleend van zijn klanten.
Het geld is echt en staat op uw rekening, maar de verplichting ook, en uw accountant zal ze gescheiden willen zien. Eén getal, in de lijst, op elke datum: wat u hebt ontvangen en nog niet hebt geleverd. Lever het maandelijks aan in plaats van het in maart te moeten reconstrueren.
Kaarten kunnen een vervaldatum hebben of niet, per kaart, en waar u er een instelt gelden uw eigen regels. Wat de module doet is de datums van tevoren zichtbaar maken, zodat een verlopende kaart een reden is om iemand te bellen in plaats van een ongemakkelijk gesprek aan de toonbank.
Degene die met de kaart binnenloopt heeft nog nooit bij u gekocht. Ze komen met een budget dat al uitgegeven is, gaan er meestal overheen, en de inwisseling zet hen voor het eerst op een contactrecord. Daar was de kaart eigenlijk voor bedoeld.
Winkeltegoed raakt de kassa, de boeken en de inkooptoonbank.
Hoeveel van afgelopen december zit er nog in iemands portemonnee?
Als het antwoord een schoenendoos met genummerde kaarten en een spreadsheet is, boek dan een demo. We stellen uw codeformaat met u in en laten één kaart van de toonbank naar de kassa en terug gaan.