Een gedeelde inbox waar elke klant antwoord krijgt
Verbind de mailbox die u al hebt met Gem Logic. Elk gesprek wordt opgeslagen bij de juiste klant, toegewezen aan één persoon en bijgehouden tot het beantwoord is, zodat geen enkele e-mail door drie mensen wordt gelezen en door niemand wordt beantwoord.
Meer dan een e-mailprogramma
Gmail en Outlook bezorgen uw e-mail, maar weten niet wie in uw zaak die zou moeten afhandelen. Gem Logic voegt de vier zaken toe die een klante-mail nodig heeft nadat deze binnenkomt.
Google en Microsoft 365 koppelt u via inloggen, de rest via IMAP en SMTP. Uw adres en uw geschiedenis blijven precies waar ze zijn.
Afzenders worden automatisch gekoppeld aan uw contacten, zodat elk gesprek op het klantdossier terechtkomt naast hun aankopen en reparaties.
Elk gesprek wordt toegewezen aan één persoon. Gelezen- en gemarkeerd-statussen worden per persoon bijgehouden, zodat het openen van een e-mail nooit betekent dat een collega hem als afgehandeld ziet.
Antwoord via een sjabloon, archiveer het, stuur een leveranciersfactuur door naar de boekhouding, of laat het een automatisering triggeren. Gesprekken zijn bedoeld om afgerond te worden, niet om zich op te stapelen.
Behoud uw adres, verander waar u het leest
U hoeft niet over te stappen naar een nieuwe e-mailprovider. Koppel zoveel adressen als uw winkel heeft, bepaal wie elk adres kan zien en kies welk adres uw facturen en offertes verstuurt. Als een mailbox stopt met synchroniseren, ziet u dat hier — in plaats van dat u het van een klant hoort.
Elk adres heeft zijn eigen lijst van personen. De werkplaats ziet reparaties, het verkoopteam ziet info, en een privéadres blijft privé. Ieder werkt alleen de postvakken die bij zijn rol horen.
Antwoorden worden verstuurd vanaf uw eigen adres via uw eigen provider, zodat ze ook in uw normale map "Verzonden" verschijnen. Eén adres is de standaardafzender voor facturen en offertes, en u kunt altijd een ander kiezen wanneer u schrijft.
Google en Microsoft 365 verbinden via hun eigen inlogprocedure, dus er wordt geen wachtwoord opgeslagen. Generieke IMAP-inloggegevens worden versleuteld. Eenmaal verbonden, werkt elke mailbox op dezelfde manier.
Nieuwe e-mail sorteert zichzelf voordat u hem opent
De inbox van een juwelier bestaat uit reparaties, offertes, taxaties, leveranciers en ruis, elke week in ongeveer dezelfde verhoudingen. Elke nieuwe thread wordt door AI gecategoriseerd met een betrouwbaarheidsscore. Zekere matches worden automatisch gearchiveerd, de rest wordt aan u getoond met een suggestie.
Boven de drempel die u instelt, wordt de categorie toegepast en de thread gearchiveerd. Eronder wacht de suggestie op een mens. U weet altijd hoe zeker de classificatie was, en u bepaalt waar de grens ligt.
De leveranciersnewsletter die elke dinsdag binnenkomt, heeft geen AI nodig. Een regel herkent de afzender of een zin in het onderwerp en archiveert, labelt of waarschuwt. Elke keer hetzelfde resultaat.
U benoemt de categorieën en kiest welke urgent genoeg zijn om bovenaan te verschijnen. Een winkel die erfgoedwerk doet wil Taxaties daar, een werkplaats wil Leveranciers. De inbox past zich aan uw zaak aan, niet andersom.
Stop met het opnieuw typen van de e-mails die u elke week verstuurt
Reparatie klaar, offerte bijgevoegd, betalingsherinnering: elke winkel verstuurt dezelfde handvol e-mails keer op keer. Sjablonen bevatten de tekst, de taal en de handtekening, en variabelen vullen de echte waarden in vanuit het record, inclusief de PDF-documenten.
Beste Marta, uw reparatie R-3092 is klaar. U kunt hem ophalen tijdens openingstijden. Het verschuldigde bedrag is $40,00, en u vindt het reparatieformulier bijgevoegd.
Een offerte-PDF, een factuur, een reparatieformulier, een cadeauboncode: variabelen halen ze rechtstreeks uit het record. Het juiste document gaat elke keer naar de juiste klant, zelfs op een drukke zaterdag.
Schrijf elk sjabloon eenmaal per taal die U aanbiedt, handtekening inbegrepen, en de klant ontvangt zijn taal. U keurt de tekst eenmaal goed en deze blijft het hele jaar consistent.
Een leveranciersfactuur die als PDF binnenkomt, gaat direct naar factuurverwerking vanuit het bericht waarin hij arriveerde. Geen downloaden, hernoemen en opnieuw uploaden.
Gembot schrijft het eerste concept, U verzendt het
Sjablonen dekken de routinematige post. Voor het lastige eenmalige geval, de vertraging die U moet uitleggen of het verzoek dat U moet afwijzen, geeft U Gembot de feiten in één regel en bewerkt U het concept dat het schrijft. Het kan ook een zin die U hebt geschreven verfijnen of Uw antwoord vertalen naar de taal van de klant.
smaragden ring is verkocht, bied hem de saffieren aan, nodig hem deze week uit
Beste Jan, hartelijk dank dat u bij mij terugkomt over de smaragden ring. Helaas moet ik u mededelen dat deze verkocht is. Ik heb wel een saffieren stuk van vergelijkbaar gewicht en stijl dat u volgens mij mooi zou vinden, en ik zou het u liever laten zien dan beschrijven. Zou donderdag- of vrijdagmiddag u deze week schikken?
Voordat een concept wordt gegenereerd, wordt het bericht ontdaan van handtekeningen, juridische voetteksten, geciteerde geschiedenis en bijlagen. Het model ziet alleen het bericht waarop U antwoordt en Uw instructie van één regel.
Er bestaat geen instelling die een gegenereerd antwoord zichzelf laat verzenden. Uw e-mails bevatten prijzen, datums en beloften over iemands trouwring, dus de eindcontrole wordt altijd door een persoon gedaan.
Routinematige post wordt al gedekt door sjablonen in elke taal die U aanbiedt. Vertaling is voor de uitzonderingen: de Duitse klant met een specifieke vraag, of een bericht in een taal die niemand in de winkel leest.
Zie precies welke klanten nog wachten
Een onbeantwoord bericht produceert geen fout en geen waarschuwing, het wordt gewoon ouder terwijl iedereen aanneemt dat een collega ermee bezig is. Gem Logic verandert dat in een getal waarop U kunt handelen: echte klantberichten, geopend door iemand, nog steeds zonder antwoord.
Geen winkel besluit een klant zes dagen te laten wachten. Het gebeurt omdat een gedeelde mailbox geen geheugen en geen eigenaar heeft. Zodra een bericht een naam erop heeft, wordt het onbeantwoord laten een zichtbare keuze in plaats van een ongeluk.
Ontvangen berichten is een getal over de wereld. Berichten van echte klanten zonder antwoord is een getal over Uw winkel, en klein genoeg om voor de lunch op te lossen.
Wachten op een leverancier, wachten tot de klant beslist, een waardering die de steen in handen nodig heeft: die moeten open blijven. Het punt is niet een lege inbox, maar weten welke berichten met opzet wachten en welke simpelweg vergeten zijn.
Waar Uw e-mails terechtkomen
Weet wie Uw laatste klante-mail heeft beantwoord
Boek een demo, breng het adres waar uw klanten daadwerkelijk naartoe schrijven, en wij zullen het live koppelen: threads gekoppeld aan uw contacten, eigenaren toegewezen, en de onbeantwoorde zichtbaar gemaakt.