Hoe Juwelen Vander Avort hun juwelierszaak moderniseerde
Een 35 jaar oude familiejuwelier in Leuven stapte over van verouderde handmatige processen naar een modern, geïntegreerd bedrijfsmanagementsysteem. Dit is hoe het ging, en wat er veranderde.
Een familiebedrijf, drie decennia in het historisch centrum van Leuven
Opgericht in 1985, bedient Juwelen Vander Avort al meer dan 35 jaar klanten in het historisch centrum van Leuven. Het familiebedrijf is gespecialiseerd in verlovingsringen, maatwerk juwelen en professionele reparatiediensten.
In 2018 begon Maxime Vander Avort de leiding over te nemen van zijn ouders. Naarmate het bedrijf groeide, zag hij in dat handmatige processen en verouderde software de efficiëntie beperkten en de kwaliteit van de klantendienst aantastten.
Drie knelpunten vertraagden de winkel
Vijftien jaar eerder had de winkel handgeschreven administratie vervangen door een CRM-systeem. In het begin hielp dat, maar de software verouderde: beperkte updates, ontbrekende functies en data die nooit helemaal synchroniseerde. Tijdens piekperiodes zoals Kerstmis en Valentijnsdag leed de productiviteit van het personeel eronder.
Een vraag over een specifiek sieraad betekende vaak meerdere systeemcontroles en telefoongesprekken met leveranciers, omdat voorraadgegevens inconsistent waren. Eén navraag kon 15 tot 20 minuten duren.
Piekperiodes zorgden ervoor dat deze vertragingen tijdgevoelige aankopen het hardst troffen.
Het reparatieatelier bevindt zich aan de andere kant van de stad, dus het volgen van een reparatie betekende handmatige coördinatie tussen locaties. Medewerkers konden vaak geen vragen over de voortgang direct beantwoorden en moesten fysiek bij het atelier navragen.
Reactietijdenleden hieronder, vooral bij spoedgevallen.
Tijdens drukke periodes was het lokaliseren van bestelde artikelen traag, omdat de tracking tussen levering, opslag en display inconsistent was. Zowel de efficiëntie van het personeel als de wachttijden van klanten betaalden de prijs.
Snelle afhalingen tijdens het hoogseizoen waren het moeilijkste moment van de week.
Waarom Maxime voor Gem Logic koos
Juwelen is een persoonlijk vak. Vander Avort concurreert op service: maatwerk en vaste klanten die terugkomen om hun sieraden te laten reinigen en onderhouden. Maxime had software nodig die die service versterkte in plaats van in de weg te staan.
In de afgelopen tien jaar is online retail aanzienlijk gegroeid. Maxime wilde online uitbreiden en tegelijk de fysieke en digitale voorraad perfect gesynchroniseerd houden. Dat betekende één systeem voor alles, gebouwd voor de juweliersbranche.
Na de opties te hebben geëvalueerd, koos hij voor Gem Logic vanwege de branchespecifieke functies en de geïntegreerde aanpak.
Hoewel we het al goed deden voordat we Gem Logic implementeerden, wisten we dat de beperkingen van onze oude processen ons uiteindelijk zouden inhalen. Gem Logic draait om het nemen van de volgende stap en het verbeteren van wat we hebben opgebouwd. Het is een instrument om nieuwe kansen te ontsluiten en onze horizon te verbreden.
Wat er veranderde na de overstap
Na de implementatie van Gem Logic zag de winkel onmiddellijke verbeteringen in operationele efficiëntie en kwaliteit van de klantenservice.
Beschikbaarheidsvragen worden nu direct beantwoord met realtime voorraadgegevens, nauwkeurige voorraadniveaus en eerlijke leveringsschattingen.
Reparatiestatus wordt in realtime bijgehouden op alle locaties. Klanten krijgen nauwkeurige updates over voortgang en voltooiing, wat de tevredenheid en doorverwijzingen verbeterde.
Orderlocatie en afhandeling werden geïntegreerd. Het hoogseizoen verloopt nu soepel, met kortere zoektijden en een betere ophaalbeleving.
Geautomatiseerde processen en realtime gegevens verwijderden de dagelijkse zorgen over het management.
Snellere reactietijden en accurate informatie verbeterden de klanttevredenheid.
Moderne infrastructuur die verdere groei en expansie ondersteunt.
Een webshop die synchroon loopt met de kluis
De webwinkel van Vander Avort haalt voorraad uit dezelfde voorraad als de toonbank. Een stuk dat in de winkel wordt verkocht, verdwijnt automatisch online — het team hoeft de voorraad nooit handmatig af te stemmen.
Klaar om uw winkel te moderniseren?
Ontdek hoe Gem Logic aansluit bij uw juweliersonderneming. Gratis voor 14 dagen, en uw gegevens gaan met u mee.