Hoe Juwelen Vander Avort hun bedrijfsvoering moderniseerde
Een 35 jaar oude familiaire juwelierswinkel in Leuven maakte met succes de overgang van verouderde handmatige processen naar een modern, geïntegreerd bedrijfsbeheersysteem.
Over Juwelen Vander Avort
Opgericht in 1985 bedient Juwelen Vander Avort al meer dan 35 jaar klanten in het historische centrum van Leuven. Het familiebedrijf is gespecialiseerd in verlovingsringen, sieraden op maat en professionele reparatiediensten.
In 2018 begon Maxime Vander Avort de bedrijfsvoering van zijn ouders over te nemen. Naarmate het bedrijf groeide, realiseerde hij zich dat hun handmatige processen en verouderde software de efficiëntie beperkten en de kwaliteit van de klantenservice beïnvloedden.
Het doel was de bedrijfsvoering te moderniseren met behoud van hun reputatie voor persoonlijke service.
Beperkingen van het vorige systeem
Vijftien jaar eerder had de winkel een CRM-systeem ingevoerd om afscheid te nemen van handgeschreven administratie. Hoewel aanvankelijk nuttig, raakte het systeem in de loop der tijd verouderd met beperkte updates en ontbrekende essentiële functies.
De verouderde software creëerde inefficiënties tijdens piekperiodes, met problemen bij gegevenssynchronisatie en beperkte rapportagemogelijkheden. De productiviteit van het personeel werd beïnvloed, vooral tijdens drukke periodes zoals Kerstmis en Valentijnsdag.
Maxime besefte dat het upgraden van hun bedrijfsbeheersysteem essentieel was voor voortdurende groei.
Het concurrentielandschap
Juwelen Vander Avort had een tool nodig die betere processen en gegevensbeheer mogelijk zou maken, met behoud van de zeer persoonlijke service van het merk.
De juweliersbranche is zeer competitief en uitdagend, en daarom heeft Juwelen Vander Avort zich gericht op persoonlijke service met unieke, op maat gemaakte sieraden. Klanten komen regelmatig terug om hun bijzondere stukken te laten reinigen en onderhouden.
In de afgelopen tien jaar is de online retail aanzienlijk gegroeid, met zowel nieuwe kansen als uitdagingen. Toen Maxime de leiding nam, wilde hij online uitbreiden met behoud van perfecte synchronisatie tussen fysieke en digitale voorraad.
Belangrijkste operationele uitdagingen
Verschillende terugkerende problemen beïnvloedden de dagelijkse bedrijfsvoering en de kwaliteit van de klantenservice.
Problemen met voorraadbeheer
Vragen van klanten over specifieke stukken vereisten vaak meerdere systeemcontroles en telefoontjes naar leveranciers vanwege inconsistente voorraadgegevens. Dit proces kon 15 tot 20 minuten per vraag duren, met gevolgen voor de klantervaring en de productiviteit van het personeel.
Tijdens piekperiodes werden deze vertragingen bijzonder problematisch voor tijdgevoelige aankopen.
Moeilijkheden bij het volgen van reparaties
Doordat hun reparatieatelier zich aan de andere kant van de stad bevond, vereiste het volgen van de reparatiestatus handmatige coördinatie tussen locaties. Vragen van klanten over de voortgang van reparaties konden vaak niet onmiddellijk beantwoord worden, waardoor personeel fysiek bij het atelier moest nagaan.
Dit proces beïnvloedde de responstijden en klanttevredenheid, vooral bij spoedreparaties.
Uitdagingen bij orderuitvoering
Tijdens drukke periodes kon het lokaliseren van specifiek bestelde artikelen tijdrovend zijn door inconsistente tracking tussen leverings-, opslag- en displaylocaties. Dit beïnvloedde de efficiëntie van het personeel en de wachttijden van klanten.
Deze inefficiënties waren bijzonder merkbaar tijdens piekperiodes wanneer snelle orderuitvoering cruciaal was.
De juiste oplossing vinden
Na het evalueren van verschillende opties besloot Maxime een uitgebreid bedrijfsbeheersysteem te implementeren dat specifiek ontworpen is voor juwelierbedrijven. Dit leidde ertoe dat hij voor Gem Logic koos vanwege de branchespecifieke functies en de geïntegreerde aanpak.
Hoewel we het goed deden voordat we de Gem Logic-software implementeerden, wisten we dat de beperkingen van onze oude processen ons uiteindelijk zouden inhalen. Gem Logic draait om het zetten van de volgende stap en het verbeteren van wat we hebben opgebouwd. Het is een tool om nieuwe kansen te ontsluiten en onze horizon te verbreden.
Resultaten na implementatie
Na de implementatie van Gem Logic ervoer de juwelierszaak aanzienlijke verbeteringen in operationele efficiëntie en kwaliteit van de klantenservice.
Verbeterde voorraadrespons
Vragen van klanten over productbeschikbaarheid worden nu onmiddellijk beantwoord met realtime voorraadgegevens. Reactietijden verbeterden van 15-20 minuten naar minder dan 3 minuten, met nauwkeurige voorraadinformatie en leveringsschattingen.
Gestroomlijnd reparatiebeheer
Vragen over de reparatiestatus worden nu direct afgehandeld met realtime tracking tussen locaties. Klanten ontvangen nauwkeurige updates over de voortgang en voltooiingstijden van reparaties, wat de tevredenheid en doorverwijzingspercentages verbetert.
Efficiënte orderverwerking
Orderlocatie en afhandeling verliepen naadloos dankzij geïntegreerde tracking. Operaties tijdens piekperiodes verlopen nu soepel met kortere zoektijden en verbeterde afhalervaringen voor klanten.
Verminderde operationele druk
Geautomatiseerde processen en realtime gegevens verminderden de dagelijkse managementzorgen
Verbeterde klantenservice
Snellere reactietijden en nauwkeurige informatie verbeterden de klanttevredenheid
Schaalbare operaties
Moderne infrastructuur ter ondersteuning van voortdurende bedrijfsgroei en expansie
Algehele impact
De implementatie van Gem Logic's managementsysteem voor juweliersondernemingen heeft de operationele uitdagingen van Juwelen Vander Avort met succes aangepakt. De geïntegreerde oplossing verbeterde de efficiëntie, versterkte de mogelijkheden voor klantenservice en bood een basis voor voortdurende bedrijfsgroei, terwijl hun toewijding aan persoonlijke service behouden bleef.