Hoe Juwelen Vander Avort zijn activiteiten moderniseerde
Een 35 jaar oude juwelierszaak in Leuven is met succes overgestapt van verouderde handmatige processen naar een modern, geïntegreerd bedrijfsbeheersysteem.
Over Juwelen Vander Avort
Juwelen Vander Avort werd opgericht in 1985 en bedient al meer dan 35 jaar klanten in het historische centrum van Leuven. Het familiebedrijf is gespecialiseerd in verlovingsringen, juwelen op maat en professionele herstellingen.
In 2018 begon Maxime Vander Avort de activiteiten van zijn ouders over te nemen. Naarmate het bedrijf groeide, merkte hij dat hun handmatige processen en verouderde software de efficiëntie beperkten en de kwaliteit van de klantenservice beïnvloedden.
Het doel was om de activiteiten te moderniseren met behoud van hun reputatie op het gebied van persoonlijke service.
Vorige Systeembeperkingen
Vijftien jaar eerder had de winkel een CRM-systeem geïmplementeerd om af te stappen van handgeschreven records. Hoewel het systeem aanvankelijk nuttig was, raakte het na verloop van tijd verouderd, met beperkte updates en ontbrekende essentiële functies.
De verouderde software zorgde voor inefficiëntie tijdens piekseizoenen, met problemen met gegevenssynchronisatie en beperkte rapportagemogelijkheden. De productiviteit van het personeel werd beïnvloed, vooral tijdens drukke periodes zoals Kerstmis en Valentijnsdag.
Maxime zag in dat het upgraden van hun bedrijfsbeheersysteem essentieel was voor voortdurende groei.
Het concurrentielandschap
Juwelen Vander Avort had een tool nodig die betere processen en gegevensbeheer mogelijk maakte, met behoud van de zeer persoonlijke service van het merk.
De juwelenbranche is zeer concurrerend en uitdagend, en daarom heeft Juwelen Vander Avort zich gericht op persoonlijke service met unieke op maat gemaakte juwelen, waarbij klanten regelmatig terugkomen om hun speciale stukken te laten reinigen en onderhouden.
In de afgelopen tien jaar is de online detailhandel aanzienlijk gegroeid, wat zowel nieuwe kansen als uitdagingen met zich meebracht. Toen Maxime de leiding overnam, wilde hij online uitbreiden met behoud van een perfecte synchronisatie tussen de fysieke en digitale voorraad.
Belangrijkste operationele uitdagingen
Verschillende terugkerende problemen hadden invloed op de dagelijkse werkzaamheden en de kwaliteit van de klantenservice.
Problemen met voorraadbeheer
Voor vragen van klanten over specifieke artikelen waren vaak meerdere systeemcontroles en telefoontjes naar leveranciers nodig vanwege inconsistente voorraadgegevens. Dit proces kon 15-20 minuten per vraag in beslag nemen, wat de klantervaring en de productiviteit van het personeel beïnvloedde.
Tijdens piekseizoenen werden deze vertragingen vooral problematisch voor tijdgevoelige aankopen.
Herstellingen traceren van problemen
Omdat het reparatieatelier aan de andere kant van de stad was gevestigd, was voor het bijhouden van de status van de herstelling handmatige coördinatie tussen de locaties nodig. Vragen van klanten over de voortgang van reparaties konden vaak niet onmiddellijk beantwoord worden, waardoor het personeel fysiek contact moest opnemen met het atelier.
Dit proces had invloed op de responstijden en de klanttevredenheid, vooral bij dringende herstellingen.
Uitdagingen bij het afhandelen van bestellingen
Tijdens drukke perioden kon het tijdrovend zijn om specifieke bestelde artikelen te lokaliseren, omdat de locaties voor levering, opslag en uitstalling niet consistent waren. Dit had gevolgen voor de efficiëntie van het personeel en de wachttijden voor klanten.
Deze inefficiënties waren vooral merkbaar tijdens piekseizoenen, wanneer een snelle orderverwerking van cruciaal belang was.
De juiste oplossing vinden
Na het evalueren van verschillende opties besloot Maxime een uitgebreid bedrijfsbeheersysteem te implementeren dat speciaal ontworpen was voor juwelenbedrijven. Hierdoor koos hij voor Gem Logic vanwege de branchespecifieke functies en geïntegreerde aanpak.
Hoewel we het goed deden voordat we de software van Gem Logic implementeerden, wisten we dat de beperkingen van onze oude processen ons uiteindelijk zouden inhalen. Bij Gem Logic draait alles om het nemen van de volgende stap en het verbeteren van wat we hebben opgebouwd. Het is een hulpmiddel om nieuwe mogelijkheden te ontsluiten en onze horizon te verbreden.
Resultaten na implementatie
Na de implementatie van Gem Logic ondervond de winkel aanzienlijke verbeteringen in de operationele efficiëntie en de kwaliteit van de klantenservice.
Verbeterde voorraadrespons
Vragen van klanten over de beschikbaarheid van producten worden nu onmiddellijk beantwoord met realtime voorraadgegevens. De responstijden zijn verbeterd van 15-20 minuten naar minder dan 3 minuten, met nauwkeurige voorraadinformatie en leveringsramingen.
Gestroomlijnd bijhouden van herstellingen
Vragen over de status van herstellingen worden nu onmiddellijk behandeld met realtime tracering tussen locaties. Klanten ontvangen nauwkeurige updates over de voortgang van de herstellingen en de tijdschema's, waardoor de tevredenheid en het aantal doorverwijzingen verbetert.
Efficiënte afhandeling van bestellingen
Bestellingen kunnen nu naadloos worden gelokaliseerd en afgehandeld met geïntegreerde tracering. De activiteiten tijdens het hoogseizoen verlopen nu soepel met kortere zoektijden en betere ervaringen bij het afhalen door klanten.
Minder operationele stress
Geautomatiseerde processen en realtime gegevens verminderen de dagelijkse managementzorgen
Verbeterde klantenservice
Snellere reactietijden en nauwkeurige informatie verbeteren de klanttevredenheid
Schaalbare operaties
Moderne infrastructuur ter ondersteuning van voortdurende bedrijfsgroei en -uitbreiding
Totale impact
De implementatie van Gem Logic's systeem voor het beheer van juwelenbedrijven pakte de operationele uitdagingen van Juwelen Vander Avort met succes aan. De geïntegreerde oplossing verbeterde de efficiëntie, verbeterde de mogelijkheden voor klantenservice en legde de basis voor verdere bedrijfsgroei met behoud van hun toewijding aan persoonlijke service.