Peppol e-facturatie voor uw juwelenbedrijven begrijpen

De manier waarop bedrijven facturen uitwisselen in Europa verandert snel. Als u een juwelenbedrijf hebt dat verkoopt aan andere bedrijven, overheidsinstellingen of facturen ontvangt van leveranciers, dan moet u op de hoogte zijn van Peppol. Dit gestandaardiseerde e-factuurnetwerk wordt in steeds meer EU-landen verplicht, en Gem Logic maakt het u gemakkelijk om aan de regels te blijven voldoen.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online (Pan-Europese online overheidsopdrachten). Het is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten zoals facturen, bestellingen en creditnota's in een gestandaardiseerd formaat kunnen uitwisselen.

Zie het als e-mail voor facturen, maar met één belangrijk verschil: elke factuur volgt exact dezelfde structuur, zodat ontvangende systemen ze automatisch kunnen verwerken zonder menselijke tussenkomst.

De stroom is eenvoudig: uw bedrijf stuurt een factuur via Gem Logic (dat als uw Access Point fungeert), het Peppol-netwerk stuurt de factuur veilig door en de factuur komt aan in het systeem van uw klant. Elke Peppol-factuur gebruikt dezelfde XML-structuur (UBL-formaat), wat betekent dat ontvangende systemen facturen automatisch kunnen lezen en verwerken zonder handmatige gegevensinvoer.

Elke deelnemer aan het Peppol netwerk is geverifieerd en heeft een unieke Peppol ID. Dit voorkomt fraude met facturen en zorgt ervoor dat uw documenten bij de juiste ontvanger terechtkomen.

Waarom uw juwelenbedrijf Peppol nodig heeft

Meerdere EU-landen stellen e-facturatie met Peppol verplicht voor transacties tussen bedrijven. Als u niet voorbereid bent, kunt u te maken krijgen met nalevingsproblemen of zakelijke kansen mislopen.

EU e-facturatie tijdlijn

België - E-facturatie via Peppol is al verplicht voor facturen aan overheidsinstellingen (B2G). B2B-mandaten liggen in het verschiet.

Frankrijk - E-facturatie wordt vanaf 2026 verplicht voor alle B2B-transacties, met een gefaseerde uitrol op basis van bedrijfsgrootte.

Duitsland - B2B e-factureringsmandaat gepland voor 2025-2027, waarbij bedrijven eerst e-facturen moeten kunnen ontvangen en daarna pas verzenden.

Rest van de EU - Het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) van de EU heeft als doel om tegen 2028 e-facturering in alle lidstaten te standaardiseren.

Zelfs als e-factureren in uw land nog niet verplicht is, geeft Peppol-ready zijn u een concurrentievoordeel. Veel grotere bedrijven en overheidsinstellingen geven er al de voorkeur aan of verplichten leveranciers om Peppol facturen te sturen.

Voordelen voor uw juwelenbedrijf

Blijf compliant - Voldoe aan de huidige en toekomstige vereisten voor e-facturatie zonder dat u op het laatste moment nog hoeft bij te springen. Nu voorbereid zijn, betekent later geen verstoring van uw bedrijf.

Bespaar tijd - U hoeft geen PDF-facturen meer af te drukken, te scannen of te e-mailen. Verstuur facturen rechtstreeks vanuit Gem Logic met één klik en ontvang facturen van leveranciers automatisch.

Minder fouten - Gestandaardiseerde factuurformaten elimineren fouten door handmatige gegevensinvoer. Het systeem van uw klant leest uw factuurgegevens automatisch en nauwkeurig.

Snellere betalingen - Wanneer facturen automatisch door het boekhoudsysteem van uw klant worden verwerkt, komen ze sneller in de betalingswachtrij terecht. Geen facturen meer die zoekraken in e-mail inboxen.

Ga papierloos werken - Elektronisch factureren betekent geen papier, geen afdrukken, geen frankering. Beter voor het milieu en beter voor uw bedrijfsresultaten.

Meer zaken winnen - Veel grotere bedrijven geven de voorkeur aan leveranciers die Peppol-facturen kunnen versturen. Peppol-ready zijn opent deuren naar nieuwe B2B-kansen.

Hoe Peppol werkt in Gem Logic

Gem Logic bevat een direct Peppol Access Point. Dit betekent dat u zich niet hoeft aan te melden voor e-facturatiediensten van derden of extra kosten hoeft te betalen. Alles wordt afgehandeld binnen uw bestaande Gem Logic abonnement.

Facturen versturen via Peppol

1. Peppol inschakelen in uw instellingen - Ga naar uw Gem Logic instellingen en schakel de Peppol integratie in. U moet het btw-nummer van uw bedrijf opgeven om u te registreren op het Peppol-netwerk.
2. Voeg de Peppol ID van uw klant toe - Voor elke klant naar wie u Peppol facturen wilt sturen, voegt u hun Peppol ID toe aan hun klantrecord. Dit is meestal hun btw-nummer voorafgegaan door een landcode (bijv. BE:0123456789).
3. Uw factuur maken en versturen - Maak uw factuur zoals u gewend bent in Gem Logic. Wanneer u klaar bent om te verzenden, klikt u gewoon op de knop 'Verzenden via Peppol'. De factuur wordt automatisch geconverteerd naar het juiste UBL-formaat en afgeleverd bij uw klant.

Gem Logic toont u de leveringsstatus van elke Peppol-factuur, zodat u precies weet wanneer uw factuur door het systeem van uw klant is ontvangen.

Facturen van leveranciers ontvangen

Zodra u geregistreerd bent op het Peppol netwerk, kunnen uw leveranciers facturen rechtstreeks naar uw Gem Logic account sturen. Deze facturen verschijnen automatisch in uw systeem, klaar voor controle en verwerking.

• Facturen komen automatisch aan
• Gegevens worden nauwkeurig vooraf ingevuld
• Geen handmatige gegevensinvoer nodig
• Volledig controletraject bijgehouden

Aan de slag met Peppol

Aan de slag gaan is eenvoudig:

1. Zet Peppol integratie aan in uw Gem Logic instellingenpaneel
2. Voer uw btw-nummer in om uw Peppol ID te krijgen en lid te worden van het netwerk
3. Voeg klant Peppol ID's toe en verstuur uw eerste e-factuur