Det eneste dere selger som dere fortsatt skylder etterpå.
Pengene kommer inn dagen kortet kjøpes. Smykkene går ut måneder senere, i et annet salg, ofte til noen som aldri har vært i butikken deres. Så et gavekort i Gem Logic er bygget som en reskontro snarere enn en post: saldoen regnes ut fra hver innløsning mot kortet, vilkårene kan ikke endres i ettertid, og kortet kan aldri slettes.
Et gavekort er penger du har mottatt, men ikke levert varer for ennå.
Den ene setningen avgjør hvordan hele systemet må bygges. Penger som skyldtes krever en saldo ingen kan skrive inn, en historikk som ikke kan ryddes i, og en registrering som overlever personen som utstedte den. Det de fleste systemer gir deg i stedet er en kode i et regneark og et tall noen redigerer.
Du har pengene og du skylder varene. Til kortet er brukt, er beløpet på det en forpliktelse som står i banksaldoen deres og ser nøyaktig ut som inntekt.
Ikke lagret, ikke justert. Det er beløpet det ble utstedt for, minus hver vellykket innløsning mot det, omberegnet ved hver lagring.
Koden, beløpet, valutaen og utløpsdatoen er fastsatt ved utstedelse, og intet kort slettes noen gang. Et kort du ikke lenger innfrir deaktiveres og forblir synlig.
Hvert kort er en person som har en grunn til å komme innom, vanligvis noen som aldri har vært i butikken deres før, og som vanligvis bruker mer enn beløpet på kortet.
Det kjøpes og brukes ved samme disk som alt annet, på samme ordre, som en linje og deretter som betalingsmetode. Ingen tilleggssystem, ingen separat pålogging, ingen kortleverandør som tar en prosentandel av deres egne penger.
Tre måter et kort kommer til liv på, og bare én av dem er en gave.
Noen kjøper et over disken i desember. Noen får et fordi en reparasjon tok tre uker lenger enn dere lovet. Og noen skylder dere penger som dere heller vil beholde i butikken: en overbetaling, en retur eller gullet de solgte dere i morges. Alle tre skaper det samme objektet, og det oppfører seg likt etterpå.
Lagt til ordren som en linjelinje med null mva, fordi avgiften tilhører det kortet til slutt kjøper. Kunden betaler for det som alt annet og koden er aktiv i det øyeblikk salget bekreftes.
Utstedt alene for et giveaway, en konkurranse, en bedriftsordre eller en unnskyldning som er verdt mer enn en telefonsamtale. Samme objekt, intet salg bak det, og journalen viser hvem som opprettet det og når.
En overbetalt ordre, et returnert smykke eller et tilbakekjøp blir et kort for differansen i stedet for kontanter ut av skuffen. Noen som kom inn for å selge en kjede, går med 2 280 dollar å bruke på den tingen i vinduet, og å tilby litt mer i kreditt enn i kontanter gjør begge parter bedre stilt.
Ingen vil få utlevert en kode lest opp over disken. Hvert kort skrives ut som et skikkelig gavekort med koden, beløpet, utløpet og deres egen merkevare på det, generert på det språket kundens kontaktjournal er på. Skriv det ut ved disken, eller send det.
I kassen er det en betalingsmåte, ikke et puslespill.
Her er det gavekort blir pinlige for butikker. Noen kommer med et kort, og for å finne ut hva som er på det må man ringe, bla i en perm eller vente på en kollega som ikke er på jobb i dag. Her er kortet én av betalingsmåtene på ordren. Skriv inn koden, eller trykk på kundens eget kort hvis de allerede er lagt til på salget, og beløpet trekkes av foran dem.
Ber du et kort om mer enn saldoen, begrenses beløpet til det som er igjen, og resten går på en annen betalingsmåte. Et kort kan ikke gå i minus, kan ikke brukes to ganger, og kan ikke brukes når det er deaktivert eller har passert utløpsdatoen.
Det meste smykker koster mer enn kortet som ble kjøpt til det, og det er nettopp poenget. Et kort på $150 mot øredobber til $890 etterlater $740 på et bankkort, og begge betalingene står på samme ordre.
Å trykke feil kort på feil salg er en tirsdag. Fjern betalingen og kortet beregner seg selv på nytt, fordi saldoen aldri var et tall noen måtte huske å korrigere.
Saldoen er ikke et felt, og ingen kan redigere seg ut av det.
Dette er delen som høres ut som en begrensning og faktisk er produktet. Et gavekort er butikkpenger, og butikkpenger som hvem som helst med pålogging kan fylle på, endre eller slette er ikke verdt å utstede. Koden, beløpet, valutaen, utløpet og kunden er fastsatt når kortet opprettes. Det som endres er listen over innløsninger, og saldoen følger den.
Kode, beløp, valuta, utløpsdato, kunde og salget det kom fra kan ikke endres etterpå. Prøv det, så sier systemet hvilket felt du berører. Den eneste veien rundt er bevisst og smal: en administrator, eller en innstilling eieren slår på med viten og vilje.
Et kort som ble utstedt ved en feil, erstattet eller meldt tapt slås av og blir stående i listen med sin historikk. Å slette det ville fjerne det eneste beviset på penger dere tok inn, og det er akkurat det en regnskapsfører vil spørre etter.
Utstedt, printet, innløst, slått av og på igjen: alt sammen havner i kortets egen aktivitet med hvem og når. Når en kunde sier saldoen er feil, ligger svaret på kortet i stedet for i noens erindring av mars.
Gavekort blir ikke inntekt før noen bruker dem.
En desember med gavekortsalg ser ut som en veldig god desember. Noe av det er en veldig god januar i stedet, og litt av det er aldri noe som helst. Forskjellen mellom de tre er den utestående saldoen, og det er ett tall: alt utstedt, minus alt innløst. Å vite det er forskjellen mellom en butikk som selger gavekort og en butikk som stille har lånt penger av kundene sine.
Pengene er reelle og står på kontoen, men det samme gjør forpliktelsen, og regnskapsføreren vil ha dem skilt. Ett tall, på listen, på hvilken som helst dato: det dere har tatt inn og ennå ikke levert. Gi dem det månedlig i stedet for å rekonstruere det i mars.
Kort kan ha utløpsdato eller ingen dato i det hele tatt, per kort, og hvor du setter en dato følger du de reglene som gjelder for deg. Det modulen gjør er å synliggjøre datoene på forhånd, slik at et kort som snart utløper er en grunn til å ringe noen i stedet for en vanskelig samtale i kassen.
Den som kommer inn med kortet har aldri kjøpt hos dere tidligere. De kommer med et budsjett som allerede er brukt, de går vanligvis over det, og innløsningen registrerer dem på en kontaktpost for første gang. Det er det gavekortet egentlig skulle gjøre.
Butikkpenger berører kassen, regnskapet og innkjøpsdisken.
Hvor mye av fjorårets desember ligger fortsatt i noens lommebok?
Hvis svaret er en skoeske med nummererte kort og et regneark, bestill en demo. Vi setter kortformatet sammen med dere og kjører ett kort fra disken til kassen og tilbake.