Hvordan Juwelen Vander Avort moderniserte driften sin
En 35 år gammel familieeid smykkebutikk i Leuven har med suksess gått over fra utdaterte manuelle prosesser til et moderne, integrert forretningsstyringssystem.
Om Juwelen Vander Avort
Juwelen Vander Avort ble grunnlagt i 1985 og har betjent kunder i Leuvens historiske sentrum i over 35 år. Familiebedriften spesialiserer seg på forlovelsesringer, skreddersydd smykker og profesjonelle reparasjonstjenester.
I 2018 begynte Maxime Vander Avort å overta driften fra foreldrene sine. Etter hvert som virksomheten vokste, innså han at de manuelle prosessene og den utdaterte programvaren begrenset effektiviteten og påvirket kvaliteten på kundeservicen.
Målet var å modernisere driften samtidig som de opprettholdt sitt rykte for personlig service.
Tidligere systembegrensninger
Femten år tidligere hadde butikken tatt i bruk et CRM-system for å gå bort fra håndskrevne oppføringer. Selv om systemet var nyttig i begynnelsen, ble det med tiden utdatert på grunn av begrensede oppdateringer og manglende viktige funksjoner.
Den foreldede programvaren førte til ineffektivitet i høysesongene, med problemer med datasynkronisering og begrensede rapporteringsmuligheter. Dette påvirket de ansattes produktivitet, særlig i travle perioder som jul og Valentinsdag.
Maxime innså at det var avgjørende å oppgradere virksomhetens styringssystem for å sikre fortsatt vekst.
Konkurransesituasjonen
Juwelen Vander Avort trengte et verktøy som kunne sikre bedre prosesser og håndtering av data, samtidig som merkevarens svært personlige service ble opprettholdt.
Smykkebransjen er svært konkurransepreget og krevende, og det er grunnen til at Juwelen Vander Avort har satset på personlig service med unike, skreddersydde smykker, noe som gjør at kundene kommer tilbake jevnlig for å få sine spesielle smykker renset og vedlikeholdt.
I løpet av de siste ti årene har netthandelen vokst betydelig, noe som har skapt både nye muligheter og utfordringer. Da Maxime overtok ledelsen, ønsket han å utvide nettvirksomheten samtidig som han opprettholdt fullstendig synkronisering mellom den fysiske og den digitale varebeholdningen.
Viktige driftsmessige utfordringer
Flere tilbakevendende problemer påvirket den daglige driften og kvaliteten på kundeservicen.
Utfordringer knyttet til varebeholdning
Kundehenvendelser om bestemte varer krevde ofte flere systemkontroller og telefonsamtaler til leverandører på grunn av inkonsekvente data om varebeholdningen. Denne prosessen kunne ta 15–20 minutter per henvendelse, noe som påvirket kundeopplevelsen og de ansattes produktivitet.
I høysesongen ble disse forsinkelsene spesielt problematiske for tidsavhengige kjøp.
Problemer med å spore reparasjoner
Siden reparasjonsverkstedet deres lå på den andre siden av byen, måtte reparasjonsstatusen følges opp manuelt mellom de to stedene. Spørsmål fra kunder om fremdriften i reparasjonen kunne ofte ikke besvares umiddelbart, noe som gjorde at personalet måtte ta kontakt med verkstedet for å sjekke statusen.
Denne prosessen påvirket responstidene og kundetilfredsheten, særlig når det gjaldt akutte reparasjoner.
Utfordringer ved ordrebehandling
I travle perioder kunne det være tidkrevende å finne bestemte bestilte varer på grunn av manglende samordning mellom leveringsstedene, lagerplasseringene og utstillingsstedene. Dette påvirket personalets effektivitet og kundenes ventetid.
Disse ineffektivitetene var særlig merkbare i høysesongen, da rask ordrebehandling var avgjørende.
Å finne den rette løsningen
Etter å ha vurdert ulike valg bestemte Maxime seg for å ta i bruk et omfattende forretningsstyringssystem som er spesielt utviklet for smykkevirksomheter. Dette førte til at han valgte Gem Logic på grunn av dets bransjespesifikke funksjoner og helhetlige tilnærming.
Selv om vi klarte oss bra før vi tok i bruk Gem Logic-programvaren, visste vi at begrensningene i våre gamle prosesser før eller siden ville bli et problem. Gem Logic handler om å ta neste steg og videreutvikle det vi allerede har bygget opp. Det er et verktøy som åpner for nye muligheter og utvider horisonten vår.
Resultater etter implementering
Etter å ha tatt i bruk Gem Logic opplevde butikken betydelige forbedringer i driftseffektiviteten og kvaliteten på kundeservicen.
Bedre respons for varebeholdningen
Kundenes henvendelser om produktets tilgjengelighet besvares nå umiddelbart med data om varebeholdningen i sanntid. Svarstiden er redusert fra 15–20 minutter til under 3 minutter, med nøyaktig informasjon om varebeholdningen og leveringsestimater.
Effektivisert reparasjonsoppfølging
Forespørsler om reparasjonsstatus behandles nå umiddelbart med sporing i sanntid mellom de ulike avdelingene. Kundene får nøyaktige oppdateringer om reparasjonsfremdriften og forventet ferdigstillelsestidspunkt, noe som øker kundetilfredsheten og antall anbefalinger.
Effektiv ordrebehandling
Lagerlokalisering og ordrebehandling fungerer nå sømløst takket være integrert sporingsfunksjon. Driften i høysesongen går nå knirkefritt, med kortere søketider og en bedre opplevelse for kundene ved henting.
Mindre stress i driften
Automatiserte prosesser og sanntidsdata har redusert de daglige driftsutfordringene
Bedre kundeservice
Kortere responstid og nøyaktig informasjon førte til økt kundetilfredshet
Skalerbar drift
Moderne infrastruktur som legger til rette for fortsatt vekst og utvidelse av virksomheten
Samlet innvirkning
Implementeringen av Gem Logics styringssystem for smykkebransjen løste på en vellykket måte Juwelen Vander Avorts driftsmessige utfordringer. Den integrerte løsningen økte effektiviteten, forbedret kundeservicen og la grunnlaget for fortsatt vekst i virksomheten, samtidig som selskapet kunne opprettholde sitt fokus på personlig service.