Måten bedrifter utveksler fakturaer på i Europa er i rask endring. Hvis du driver en smykkevirksomhet som selger til andre firmaer eller offentlige institusjoner, eller mottar fakturaer fra leverandører, bør du sette deg inn i Peppol. Dette standardiserte nettverket for e-fakturering blir obligatorisk i stadig flere EU-land, og Gem Logic gjør det enkelt å overholde regelverket.
Hva er Peppol?
Peppol står for Pan-European Public Procurement Online. Det er et sikkert nettverk som gjør det mulig for bedrifter og offentlige myndigheter å utveksle elektroniske dokumenter som fakturaer, bestillinger og kreditnotaer i et standardisert format.
Tenk på det som en slags e-post for fakturaer, men med én viktig forskjell: alle fakturaer har nøyaktig samme struktur, slik at mottakersystemene kan behandle dem automatisk uten menneskelig innblanding.
Prosessen er enkel: Bedriften din sender en faktura via Gem Logic (som fungerer som ditt tilgangspunkt), Peppol-nettverket videresender den på en sikker måte, og den kommer frem til kundens system. Alle Peppol-fakturaer bruker samme XML-struktur (UBL-format), noe som betyr at mottakersystemene automatisk kan lese og behandle fakturaene uten manuell dataregistrering.
Alle deltakere i Peppol-nettverket er verifisert og har en unik Peppol-ID. Dette forhindrer fakturasvindel og sikrer at dokumentene dine når frem til riktig mottaker.
Hvorfor smykkebedriften din trenger Peppol
Flere EU-land innfører krav om bruk av Peppol-e-fakturering for transaksjoner mellom bedrifter. Hvis du ikke er forberedt, kan du få problemer med å overholde regelverket eller gå glipp av forretningsmuligheter.
Tidsplan for elektronisk fakturering i EU
Belgia - E-fakturering via Peppol er allerede obligatorisk for fakturaer til offentlige institusjoner (B2G). Krav om B2B-fakturering er på vei.
Frankrike - E-fakturering blir obligatorisk for alle B2B-transaksjoner fra og med 2026, med en trinnvis innføring avhengig av firmaets størrelse.
Tyskland - Det planlegges et krav om elektronisk fakturering mellom bedrifter (B2B) i perioden 2025–2027, som innebærer at bedrifter først må kunne motta elektroniske fakturaer før de kan sende dem.
Resten av EU - EU-initiativet ViDA (VAT in the Digital Age) har som mål å standardisere e-fakturering i alle medlemsland innen 2028.
Selv om e-fakturering ikke er obligatorisk i ditt land ennå, gir det deg et konkurransefortrinn å være klar for Peppol. Mange større firmaer og offentlige institusjoner foretrekker allerede, eller krever, at leverandører sender Peppol-fakturaer.
Fordeler for smykkebedriften din
Sørg for å overholde regelverket - Oppfyll gjeldende og kommende krav til e-fakturering uten å måtte stresse i siste liten. Å være forberedt nå betyr at driften din ikke blir forstyrret senere.
Lagre tid - Du trenger ikke lenger å skrive ut, skanne eller sende PDF-fakturaer via e-post. Send fakturaer direkte fra Gem Logic med ett enkelt klikk, og motta leverandørfakturaer automatisk.
Færre feil - Standardiserte fakturaformater eliminerer feil ved manuell dataregistrering. Kundens system leser fakturadataene dine automatisk og nøyaktig.
Raskere betalinger - Når fakturaene behandles automatisk av kundens regnskapssystem, havner de raskere i betalingskøen. Ingen fakturaer går lenger tapt i e-postinnboksen.
Gå papirløst - Elektronisk fakturering betyr ingen papir, ingen utskrift og ingen portokostnader. Bedre for miljøet og bedre for bunnlinjen.
Få flere oppdrag - Mange større firmaer foretrekker leverandører som kan sende Peppol-fakturaer. Å være Peppol-klar åpner dørene for nye B2B-muligheter.
Slik fungerer Peppol i Gem Logic
Gem Logic inkluderer et direkte Peppol-tilgangspunkt. Dette betyr at du ikke trenger å registrere deg hos noen tredjepartsleverandører av e-fakturatjenester eller betale ekstra avgifter. Alt håndteres innenfor ditt eksisterende Gem Logic-abonnement.
Sende fakturaer via Peppol
- Aktiver Peppol i innstillingene dine - Gå til innstillingene i Gem Logic og aktiver Peppol-integrasjonen. Du må oppgi firmaets MVA-nummer for å registrere deg i Peppol-nettverket.
- Legg til kundens Peppol-ID - For hver kunde du ønsker å sende Peppol-fakturaer til, må du legge til kundens Peppol-ID i kundeposten. Dette er vanligvis kundens MVA-nummer med en landskode foran (f.eks. BE:0123456789).
- Opprett og send fakturaen din - Opprett fakturaen som vanlig i Gem Logic. Når du er klar til å sende den, klikker du bare på knappen «Send via Peppol». Fakturaen konverteres automatisk til riktig UBL-format og sendes til kunden din.
Gem Logic viser leveringsstatusen for hver Peppol-faktura, slik at du vet nøyaktig når fakturaen ble mottatt i kundens system.
Motta fakturaer fra leverandører
Når du er registrert i Peppol-nettverket, kan leverandørene dine sende fakturaer direkte til Gem Logic-kontoen din. Disse fakturaene vises automatisk i systemet ditt, klare for gjennomgang og behandling.
- Fakturaene kommer automatisk
- Dataene er nøyaktig forhåndsutfylt
- Ingen manuell dataregistrering nødvendig
- Fullstendig revisjonsspor opprettholdes
Kom i gang med Peppol
Det er enkelt å komme i gang:
- Slå på Peppol-integrasjonen i innstillingspanelet i Gem Logic
- Skriv inn MVA-nummeret ditt for å få din Peppol-ID og bli med i nettverket
- Legg til kundenes Peppol-ID-er og send din første e-faktura
Er du klar til å fornye smykkevirksomheten din?
Bli en av de mange smykkebutikkene over hele verden som stoler på Gem Logic når det gjelder driften av virksomheten sin.