Hvis du driver en smykkebutikk i Panama, må hvert salg du fakturerer godkjennes av DGI før du gir kvitteringen til kunden. Formatkravene er strenge, godkjenningsprosessen er ufleksibel, og den gamle stasjonære programvaren som de fleste gullsmeder fortsatt bruker, ble aldri utviklet for dette formålet. Den gode nyheten: Gem Logic kobler seg nå direkte til DGI via en sertifisert leverandør, slik at hele godkjenningsprosessen skjer med ett klikk fra samme skjerm som du bruker til å registrere salget.

Hva Panamas skattemyndighet (DGI) faktisk krever

Dirección General de Ingresos (DGI) er Panamas skattemyndighet. I henhold til Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP) må alle forretningsfakturaer sendes til DGI via en Proveedor de Autorización Calificado (PAC) og sertifiseres før de regnes som gyldige. En utskrevet kvittering som aldri har nådd frem til DGI, er i praksis ikke en ekte faktura.

Når et dokument er attestert, returnerer DGI deg tre dokumenter som du må oppbevare:

En CUFE , dokumentets unike skatteidentifikasjonsnummer. Uten dette nummeret har fakturaen ingen juridisk gyldighet.
Et autorisasjonsprotokollnummer fra som bekrefter at DGI har godkjent dokumentet.
En QR-kode-URL som må skrives ut på fakturaen eller kvitteringen, slik at kunden kan verifisere dokumentet på DGI-portalen.

Kredittnotaer følger de samme reglene og må henvise til CUFE-nummeret på den opprinnelige fakturaen. Hvis du annullerer et dokument, må også denne annulleringen meldes til DGI innenfor et fastsatt tidsvindu. Ingenting av dette er valgfritt.

Hvorfor dette er vanskelig med gammel smykkeprogramvare

De fleste eldre smykkesystemer ble utviklet lenge før elektronisk fakturering var et tema. De skriver ut en papirfaktura, lagrer totalbeløpene i en lokal database, og det er alt. For å oppfylle DGI-kravene ender gullsmedene opp med å koble til en egen portal: de må taste inn hvert salg på nytt, for så å feste en utskrevet QR-kode til kvitteringen som kunden allerede var på vei ut med.

Resultatet er den typen problemer som alle butikkeiere kjenner til. Skrivefeil mellom kassaapparatet og nettportalen. Fakturaer som aldri nådde skattemyndighetene fordi forbindelsen brøt sammen. Kunder som må vente ved disken mens personalet skriver inn fakturaen på nytt i et annet system. Og en tidkrevende oppgave ved månedsslutt for å avstemme butikkens salg med det skattemyndighetene har mottatt.

Hvordan Gem Logic håndterer DGI-sertifisering

Panama DGI-integrasjonen er en del av det samme fakturerings- og regnskapset som du allerede bruker til resten av faktureringen din. Det er ingen ekstra portal, ingen dobbeltregistrering og ingen separat abonnement hos en ekstern fiscalisationstjeneste.

Fra enhver utgående faktura eller kreditnota kan du:

Send dokumentet til DGI med ett klikk. Gem Logic genererer JSON-dataene, signerer dem via en sertifisert PAC og avventer svaret.
Få automatisk tilbake «» (CUFE), autorisasjonsprotokoll og QR-kode-URL-en . Disse lagres i fakturaposten og skrives ut på kundekopien.
Annuller et tidligere sertifisert dokument med angivelse av grunn. Annulleringen rapporteres til DGI og registreres i selve dokumentet.
Opprett en kreditnota som automatisk henviser til den opprinnelige fakturaens CUFE-nummer, slik at koblingen mellom de to aldri går tapt.

En egen konfigurasjonsside viser alle dokumenter som nylig er sendt til DGI, med status, CUFE og en lenke til QR-koden. Hvis noe blir avvist, loggføres hele forespørselen og svaret, slik at du eller vårt supportteam kan se nøyaktig hva DGI svarte og hvorfor.

Slik ser det ut i kassen

Ved et vanlig salg forblir arbeidsflyten uendret for personalet. De registrerer varen i kassesystemet , tar imot betaling og bekrefter kvitteringen. Gem Logic håndterer sertifiseringsforespørselen til DGI i bakgrunnen og skriver ut en kvittering som allerede inneholder QR-koden, CUFE-koden og protokollnummeret.

Når det gjelder reparasjoner, spesialbestillinger eller B2B-fakturaer til bedriftskunder, bruker du det samme systemet fra dokumentdetaljsiden. Én knapp, én tur til DGI, og en faktura som oppfyller alle krav. Teamet ditt kan konsentrere seg om kunden, ikke om en ekstra skjerm.

Hva du trenger for å slå den på

Tre ting, så er du klar:

Et gyldig RUC-nummer () for firmaet ditt som utsteder av elektroniske fakturaer, som er registrert hos DGI.
Legitimasjon fra en «»-sertifisert PAC (, kvalifisert autorisasjonsleverandør). Gem Logic integreres med Infile, en av Panamas autoriserte leverandører.
Kundedataene dine er oppdatert med RUC-nummer og MVA-type, slik at hver faktura inneholder de riktige motpartopplysningene når den sendes til Skattemyndighetene.

Når systemet er konfigurert, er hver nye faktura og kreditnota bare ett klikk unna DGI. Dokumenter du har utstedt før systemet ble tatt i bruk, forblir der de er, uten endringer.

En del av et større bilde

Panama er et av mange land som skjerper reglene for elektronisk fakturering. I Europa innføres nå Peppol-systemet for elektronisk fakturering , Italia bruker allerede e-Fattura via SDI, og Frankrike går over til obligatorisk elektronisk B2B-fakturering. Mønsteret er det samme overalt: skattemyndighetene blir en del av hver transaksjon, og programvaren din må enten holde tritt eller bremse deg.

Gem Logic er utviklet med utgangspunkt i denne virkeligheten. Integrasjonen med Panamas DGI bruker samme arkitektur som våre andre compliance-motorer, noe som betyr at vi kan holde tritt med endringer i format, nye endepunkter eller oppdateringer av DGI uten at du trenger å gjøre noe som helst.

Er du klar til å fornye smykkevirksomheten din?

Bli en av de mange smykkebutikkene over hele verden som stoler på Gem Logic når det gjelder driften av virksomheten sin.

Kom i gang Bestill en demonstrasjon

Del denne artikkelen

Skrevet av

Thomas De Bonnet

Administrerende direktør og grunnlegger av Gem Logic . Hjelper smykkevirksomheter med å optimalisere driften og øke fortjenesten.