En daglig rutine på 15 minutter for en smykkebutikksjef

De fleste butikksjefer i smykkebutikker bruker den første timen av dagen på å reagere på uforutsette hendelser. En ansatt kommer for sent, en kunde ringer angående en reparasjon, en bestilling har ikke kommet frem, eller kassen viser et underskudd på tjue euro. Allerede når dørene åpnes for publikum, ligger butikksjefen etter, og han klarer aldri helt å ta igjen det tapte.

En kort, fast rutine løser det meste av dette. Femten minutter hver morgen, i samme rekkefølge, før den første kunden kommer inn. Ikke noe heltemot, bare konsekvent. Nedenfor finner du rutinen vi ser fungerer i velfungerende butikker, delt inn i fire blokker på tre til fire minutter hver, samt noen kommentarer om verktøyene som gjør dette mulig.

Minutter 1 til 4: Gårsdagen avsluttet uten problemer

Du kan ikke starte dagen rolig før du vet at gårsdagen er over. Ta en kopp kaffe og sett deg ned foran dashbordet før noen andre kommer.

• Kontanter og betalinger er avstemt. Kassebeholdningen stemmer overens med dagsrapporten. Betalinger via kortterminal og nettbetalinger er avstemt mot salget. Eventuelle avvik noteres nå i en enkelt linje, i stedet for å måtte lete etter dem i slutten av måneden.
• Gårsdagens tall, sett i sammenheng. Totalt salg, gjennomsnittlig kjøpesum og antall transaksjoner, sammenlignet med samme ukedag forrige uke. Du tar ikke noen beslutninger ennå, du bare legger grunnlaget.
• En ting å ordne. En returnert vare, en ventende refusjon, et tilbud som burde vært signert nå. Noter det i dagens plan.

Med en passende rapporteringsvisning i tar hele denne prosessen bare to klikk. Med en notatbok og god hukommelse tar det femten minutter å gjøre det på egen hånd.

Minutt 5 til 8: det som ble lovet i dag

Alle avtaler butikken din har inngått med kunder i dag, samlet på én skjerm foran deg. Målet er å unngå overraskelser i kassen.

• Reparasjoner som skal leveres i dag. Er de faktisk ferdige? Ligger de i riktig kurv, med kundens navn og referansenummer synlig? Hvis noe har kommet på avveie, får kunden en vennlig melding før de ringer deg.
• Spesialbestillinger og leverandørbestillinger skal være inne i dag. Har varen kommet? Hvis ikke, må du ringe? En forventet leveranse som ikke har gitt lyd fra seg klokka 09.00, kommer sjelden frem i tide ved middagstid.
• Tilbud som utløper i dag. En påminnelse nå er verdt ti oppfølginger neste uke.

Fire minutter her kan lagre deg for den verste situasjonen av alle: en kunde som står ved disken og forventer noe du ikke har.

Minutt 9 til 12: dagens dagbok

Se nå på hva som faktisk står oppført. Behandle kalenderen som et reelt dokument, ikke som et høflig forslag.

• Kundeavtaler. Bryllupskonsultasjoner, måling av ringstørrelse, VIP-visninger, henting av reparerte varer. For hver enkelt avtale bør du ha kundens profil klar i hodet før de kommer: deres siste kjøp, deres stil, deres budsjett og hva som ble lovet forrige gang.
• Besøk hos leverandører og samarbeidspartnere. Hvis en representant skal levere en ny kolleksjon kl. 11, må noen være ledig. Sett av tid til dette nå.
• Interne oppgaver. Lagerkontroll kl. 15.00, treningsøkt kl. 17.00, planlegg innlegg på sosiale medier i lunsjpausen. Hvis det ikke står i kalenderen, blir det ikke gjort.

En delt agenda i -teamet , der avtaler er koblet til kundens oppføring, gjør dette fra en oppgave som krever god hukommelse til en rask gjennomgang på 30 sekunder.

Minutt 13 til 15: salen og teamet

Kom deg ut fra bak skrivebordet. De siste tre minuttene handler om hva kunden din faktisk vil se og oppleve i dag.

• Vinduet og utstillingshyllene. Lysene skal være tent, glasset rent, ingen tomme brett og ingen fingeravtrykk. Det første inntrykket av butikken dannes før noen har sagt et ord.
• Lagmøtet. Seksti sekunder, stående. Tallene fra i går. De to eller tre kundene vi forventer i dag. Den ene varen du vil at alle skal vite om – enten den er på lager eller nettopp har kommet inn. Eventuelle hindringer.
• Dagens eneste prioritet. Ikke fem, men én. Sagt høyt og tydelig. I dag avslutter vi gjennomgangen av restlageret. I dag følger vi opp alle tilbudene fra forrige uke. I dag fotograferer vi endelig den nye kolleksjonen. Teamet forlater møtet med en klar forståelse av hva suksess innebærer.

Fra en times brannslukking til femten rolige minutter

Rutinen ovenfor er bare realistisk hvis verktøyene dine klarer å holde tritt. Hvis gårsdagens salg ligger i ett system, reparasjonslisten finnes på papir, agendaen ligger i hodet på en annen person og oppgavelisten står på klistrelapper, er femten minutter ikke nok. Du trenger minst tretti minutter bare for å samle inn dataene.

Gem Logic er utviklet for at denne rutinen faktisk skal kunne gjennomføres på et kvarter. Salg, reparasjoner, spesialbestillinger, tilbud, avtaler og oppgaver for -teamet vises på én skjerm, koblet til den aktuelle kunden. Gjentakende oppgaver dukker opp igjen etter den tidsplanen du angir, slik at selve rutinen kan ligge i systemet som en daglig sjekkliste som lederen bare krysser av.

Når alt er på plass, blir morgenen rutinepreget i den beste betydningen av ordet. Åpne dashbordet, gå gjennom listen, lukk dashbordet, lås opp døren.

Vaner slår heltedåd

Butikkene som ser så uanstrengte ut, drives ikke av ekstraordinære mennesker som jobber utrolig mange timer. De drives av vanlige mennesker som gjør de samme små tingene hver eneste morgen. Femten minutter, fire kvartaler, i samme rekkefølge, før dørene åpnes. Kombiner dette med de overordnede «»-ingrediensene for en vellykket butikk for smykker , så slutter du å reagere på dagen din og begynner å styre den.