귀하 매장의 노하우는 직원이 퇴직할 때 함께 사라져서는 안 됩니다.
반지 사이즈를 조정하는 방법, 환불을 처리하는 방법, 어느 공급업체가 납기가 늦는지, 예비 금고 열쇠가 어디 있는지. 이 모든 것은 오늘날 대부분 사람들의 머릿속에 존재합니다. 한 번 기록해 두면 다음 사람은 귀하를 방해하는 대신 검색으로 찾을 수 있습니다.
대부분의 매장에서는 절차가 세 곳의 취약한 장소에 보관됩니다.
지식 베이스는 이 세 곳을 하나의 장소로 대체합니다. 귀하의 팀이 검색하고, 즐겨찾기에 추가하고, 실제로 최신 상태로 유지할 수 있는 문서 트리입니다.
Marie가 휴가를 가거나 20년 후 퇴직할 때까지는 괜찮습니다. 절차를 문서화할 때마다 그녀와 함께 사라질 수 있는 것이 하나씩 줄어듭니다.
라미네이팅된 치수 차트, 캐비닛 안쪽에 테이프로 붙여둔 공급업체 목록. 어느 버전이 최신인지 아무도 모르고, 출력한 사람은 수년 전에 떠났습니다.
파일은 어딘가에 존재하지만, 각각 세 가지 버전으로 흩어져 있습니다. 검색은 파일 이름만 보고, 구조도 없으며, 누가 무엇을 변경할 수 있는지 확인할 방법도 없습니다.
문서 더미가 아닌 아티클 트리
카테고리는 하위 카테고리를 포함하고, 하위 카테고리는 아티클을 포함하며, 모든 아티클에는 아이콘, 순서, 위치가 있습니다. 여기에 권한을 추가하면 전체 팀은 판매 스크립트를 읽고, 소유자만 규정 준수 페이지를 편집합니다.
누군가 사무실에서 만든 고정된 분류 체계가 아닙니다. 귀하가 카테고리를 만들고, 아이콘을 선택하고, 신입 사원이 읽어야 할 순서대로 아티클을 배치합니다. 수리, 그다음 치수 조정, 그리고 중요한 세 개의 아티클.
작업대 직원은 치수 조정 허용 오차를 즐겨찾기로 표시하고, 판매원은 약혼 반지 스크립트를, 소유자는 규정 준수 체크리스트를 표시합니다. 같은 핸드북이지만 각자에게 다른 첫 페이지가 나타납니다.
자금 세탁 방지 절차는 모두가 읽을 수 있어야 하지만, 정확히 한 사람만 편집할 수 있어야 합니다. 읽기 및 편집 권한은 이미 설정하신 역할을 따르므로 유지 관리할 두 번째 시스템이 없습니다.
토요일 임시 직원도 따라 할 수 있도록 작성되었습니다.
서식 있는 텍스트, 번호가 매겨진 단계, 중요한 부분의 경고. 문서는 문서 자체를 위한 것이 아니라, 고객이 기다리는 동안 카운터에서 누군가 필요로 하는 답변입니다. 짧고, 찾기 쉽고, 최신 상태를 유지합니다.
사이즈 조정 작업을 거절해야 하는 경우를 적어두는 데 걸리는 10분은 질문이 나올 때마다 그 가치를 돌려받습니다. 수리 공방에서는 일주일에 약 두 번 일어나는 일입니다.
귀금속상들이 실제로 기록하는 내용입니다.
여섯 가지 유형의 문서가 매장이 알고 있는 거의 모든 것을 다룹니다. 가장 자주 질문받는 것부터 시작하십시오.
사이즈 조정, 세팅, 연마를 단계별로 안내하여 새로운 작업대 직원이 추측하지 않고 따라 읽을 수 있습니다.
약혼반지 상담, 환불 문의, 애프터서비스 전화 — 최고의 판매 직원이 작성하였습니다.
어느 업체가 어떤 합금을 공급하는지, 리드 타임, 최소 주문 수량, 휴가 기간에 누가 지연되는지 등입니다.
개점 체크리스트, 복장 규정, 예비 금고 열쇠 위치. 신입 직원이 첫날 읽습니다.
자금세탁방지 절차, GDPR 메모, 경찰 장부 규칙. 검사관이 요청할 때 문서화되어 있고 접근 가능합니다.
다이아몬드 등급 기준, 원석 경도, 합금 비교. 토요일에 전체 팀이 기억해 주기를 바라는 내용들입니다.
이번 달 팀원들이 몇 번이나 질문하셨습니까?
어려운 질문이 아닙니다. 똑같은 열 가지 질문이 반복됩니다. 매번 중단될 때마다 서로 5분씩 시간을 쓰고, 카운터 앞 고객은 기다려야 합니다. 그 질문들 하나하나가 작성되기를 기다리는 문서입니다.