今日やること2つ。いつかやる40個ではなく。
店舗のTo-Doリストは40項目まで膨れ上がり、何カ月も更新されないまま放置されます。増え続けるだけのリストは誰も読まなくなるからです。そこでこのシステムは選択を促します:今日やることをいくつか選び、残りはそのまま待機させておく。
リストを放棄するのは怠惰だからではありません。
40項目まで増えて失敗の記念碑になったから放棄するのです。開くたびに気分が悪くなるので開かなくなり、そうして本当に重要だった一つ、見積待ちの顧客が、"ディスプレイトレイを注文"と3月の何かに埋もれてしまいます。
プロジェクト管理ツールは役に立ちません。終わりのある仕事を前提にしているからです。店舗の仕事は中断に駆動され、決して終わりません。足りないのは記録ではなく、毎日選ぶという行為です。
だから最初の画面はリスト全体ではありません。注意を向けるべきものを少数並べた棚であり、そこから2つを今日に引き込む意図的な動作です。
1日には3つの問いがあります。だから3つのビューがあります。
タスク自体は同じです。変わるのは、どの問いを自分に投げかけているかであり、画面の隅をワンクリックするだけで切り替わります。
朝に選んだ短いリストで、進めるごとにカウンターが減っていきます。接客の合間にこれを開けば、もう迷う必要はありません。
ステータスではなく時間ごとの列:期限超過、今日、今週、来週。カードをドラッグして先に進めます。1人にフィルターして実際の負荷を確認できます。
優先度、顧客、担当者、週、タイプ、ステータスでグループ化できます。並べ替え、完了済みを非表示にして、火曜日にぼんやり覚えているタスクを見つけてください。
ステータスではなく、いつかで列を分ける。
多くのボードでは「To Do、進行中、完了」といったステージを考案させられます。店舗にはステージは不要です。必要なのは、何が遅れていて何が今週なのかを知ることです。そこで列は期限超過、今日、今週、来週となっており、カードをドラッグすることで予定を変更できます。
名前をタップすると、その担当者の作業のみが表示されます。お客様に金曜日の納期をお約束する前に便利です。
遅延した作業は、リスト内に赤い日付で隠れるのではなく、左側に専用の場所を持ちます。
「来週は何も予定されていません」は情報です。誰も急がない仕事を先回りして進めたり、予定表から週を埋めたりするタイミングです。
火曜日に半分覚えているタスクのために。
優先度、顧客、担当者、週、種類、ステータスでグループ化するか、グループ化を完全にオフにします。タスクが存在することは分かっているのに、誰の担当だったか思い出せないときに開くビューです。
記録に時間がかかるなら、記憶する方が早い。
お客様が帰られて、次のお客様までわずか8秒。そのため必須項目は文章だけで、他はすべて任意入力です。保存前に、タスクがどこに表示されるかが示されます。
情報のないタスクは、3週間後には謎になる。
「見積もりについて折り返し電話」だけでは何も意味しません。顧客と見積番号に紐付けることで、店のどなたでも対応できる仕事となり、顧客プロフィールにも表示されるため、次に接客する方がすでに把握できます。
つい忘れてしまうことをお聞かせください。
誰にでもあります――返事をしないままの仕入先、冷めてしまった見積。デモをご予約いただければ、実際にお使いになるビューでタスクとして設定いたします。