すべての顧客に返信が届く共有受信箱
既存のメールボックスをGem Logicに接続してください。すべてのスレッドは適切な顧客に分類され、一人の担当者に割り当てられ、返信されるまで追跡されるため、3人が読んで誰も返信しないという事態が起こりません。
メールクライアント以上の機能
GmailやOutlookはメールを配信しますが、店舗の誰が対応すべきかまでは判断できません。Gem Logicは、顧客からのメールが届いた後に必要となる4つの機能を追加いたします。
GoogleとMicrosoft 365はサインインで接続、その他はIMAPとSMTPで接続できます。メールアドレスと履歴はそのままの場所に保管されます。
送信者は自動的に顧客情報と照合されるため、すべてのスレッドが顧客の購入履歴や修理履歴の隣に記録されます。
各スレッドは1人に割り当てられます。既読状態とスター付き状態は個人ごとに管理されるため、メールを開いても同僚にとっては未処理のままです。
テンプレートから返信、アーカイブ、仕入先請求書を経理に転送、または自動化をトリガーすることができます。スレッドは完了させるためのものであり、積み重ねるためのものではありません。
アドレスはそのままに、読む場所を変更
新しいメールプロバイダーに移行する必要はございません。店舗がお持ちのアドレスをいくつでも接続し、それぞれを誰が閲覧できるかを選択し、請求書や見積書の送信に使用するアドレスを選んでください。メールボックスの同期が停止した場合、顧客から知らされる前にここで確認できます。
各アドレスには独自の担当者リストがございます。工房は修理メールを閲覧し、営業チームは問い合わせメールを閲覧し、個人用アドレスは非公開のままです。各担当者は自分の役割に属する受信箱のみを処理いたします。
返信は貴店独自のアドレスから貴店のプロバイダーを通じて送信されるため、通常の送信済みフォルダにも表示されます。1つのアドレスが請求書と見積書のデフォルト送信者となり、メール作成時には別のアドレスを選択することもできます。
GoogleおよびMicrosoft 365は独自のサインインを通じて接続されるため、パスワードは保存されません。一般的なIMAPの認証情報は暗号化されます。接続後は、すべてのメールボックスが同じ方法で動作いたします。
新着メールは開封前に自動分類されます
宝飾店の受信トレイには、修理、見積もり、査定、仕入先、そして雑多なメールが毎週ほぼ同じ割合で届きます。各新規スレッドはAIによって確信度スコア付きで分類されます。確信度の高いものは自動的にフォルダ分けされ、それ以外は提案とともにお客様に表示されます。
お客様が設定した閾値を超えると、カテゴリが適用されスレッドがフォルダ分けされます。閾値未満の場合、提案が人間の確認を待ちます。分類の確実性は常に把握でき、境界線はお客様が管理されます。
毎週火曜日に届くサプライヤーのニュースレターにAIは必要ありません。送信者や件名内のフレーズを条件にしたルールが、自動的にアーカイブ、ラベル付け、または通知を行います。毎回同じ結果が得られます。
カテゴリー名はお客様が決定し、上部に表示する緊急度の高いカテゴリーもお客様が選択します。遺産業務を行う店舗であれば「鑑定」を、工房であれば「サプライヤー」を優先表示できます。受信トレイがお客様の店舗に適応します。逆ではありません。
毎週送信するメールの再入力をやめましょう
修理完了、見積添付、支払督促——どの店舗も同じ内容のメールを何度も送信しています。テンプレートには文面、言語、署名が保存されており、変数がレコードから実際の値(PDFドキュメントを含む)を自動的に挿入します。
Marta様、ご依頼の修理R-3092が完了いたしました。営業時間内にお引き取りいただけます。お支払金額は$40.00で、修理明細書を添付しております。
見積PDF、請求書、修理明細書、ギフトカードコード——変数がレコードから直接それらを取得します。忙しい土曜日でも、毎回正しいドキュメントが正しいお客様に届きます。
提供する各言語につき1回テンプレートを作成し(署名を含む)、お客様は自身の言語でメールを受信します。文面の承認は1回のみで、年間を通じて一貫性が保たれます。
PDFで届いたサプライヤーの請求書は、受信したスレッドから直接請求書処理に移行します。ダウンロード、名前変更、再アップロードは不要です。
Gembotが最初の下書きを作成、お客様が送信
テンプレートは定型メールに対応します。難しい個別対応、説明が必要な遅延、辞退すべき依頼などには、Gembotに事実を1行で伝え、作成された下書きを編集します。お客様が書いた文章を洗練させたり、返信をお客様の言語に翻訳したりすることもできます。
エメラルドのリングは売約済み、サファイアのものを提案、今週ご来店を案内
Jan様、エメラルドリングについてご連絡いただきありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、既に販売済みとなっております。ただし、同程度の重量とデザインのサファイアの作品がございまして、お気に召していただけると存じます。説明よりも実際にご覧いただきたく存じますので、今週木曜日または金曜日の午後にご都合はいかがでしょうか。
下書きが生成される前に、スレッドから署名・法的フッター・引用履歴・添付ファイルが削除されます。モデルが受け取るのは、お客様が返信されるメッセージとお客様の1行指示のみです。
生成された返信が自動的に送信される設定は一切ございません。お客様のメールには価格・日付・結婚指輪についてのお約束が含まれておりますので、最終確認は必ず担当者が行います。
定型メールはお客様が対応されている全言語のテンプレートで既にカバーされております。翻訳は例外的なケース、例えばドイツ語のお客様からの特定のご質問や、店舗内で誰も読めない言語のメッセージへの対応のためにございます。
返信をお待ちのお客様を正確に把握
未返信のスレッドはエラーもアラートも発生させず、ただ古くなっていくだけで、誰もが同僚が対応していると思い込んでしまいます。Gem Logicはこれを対処可能な数値に変換いたします。誰かが開封した実際のお客様スレッドで、まだ返信がないものです。
お客様を6日間お待たせすることを意図する店舗はありません。それは、共有メールボックスには記憶も担当者もいないために起こります。スレッドに担当者名が付くと、未返信のまま放置することは事故ではなく、目に見える選択となります。
"受信したメッセージ"は世界についての数値です。"返信のない実際のお客様からのスレッド"は貴店についての数値であり、昼食前に処理できるほど少ない数値です。
仕入先からの返答待ち、お客様の決定待ち、石を手元に置いて行う鑑定:これらは開いたままにしておくべきです。目的は受信トレイを空にすることではなく、どのスレッドが意図的に待機中なのか、そしてどれが単に忘れられているのかを把握することです。
最後のお客様メールに誰が返信したかを把握できます
デモをご予約いただき、お客様が実際にメールを送信されるアドレスをお持ちください。リアルタイムで接続いたします:スレッドは連絡先に記録され、担当者が割り当てられ、未返信のものが可視化されます。