Juwelen Vander Avortが業務をどのように近代化したか
ルーヴェンにある創業35年の家族経営の宝飾店は、旧式の手作業による業務プロセスから、最新の統合型業務管理システムへの移行を成功させました。
ジュウェレン・ヴァンダー・アヴォルトについて
1985年に創業した「Juwelen Vander Avort」は、35年以上にわたりルーヴェンの歴史的中心地でお客様にサービスを提供してまいりました。この家族経営の店は、婚約指輪、オーダーメイドジュエリー、そして専門的な修理サービスを専門としています。
2018年、マキシム・ヴァンダー・アヴォルトは両親から事業を引き継ぎ始めました。事業が拡大するにつれ、彼は手作業による業務プロセスや旧式のソフトウェアが効率を妨げ、顧客サービスの質にも悪影響を及ぼしていることに気づきました。
その目的は、きめ細やかなサービスで築き上げた評判を維持しつつ、業務の近代化を図ることでした。
以前のシステムの制限事項
15年前、同店は手書きの記録から脱却するため、CRMシステムを導入した。当初は有用であったが、更新が不十分で必要な機能が欠けていたため、時が経つにつれてシステムは時代遅れとなってしまった。
老朽化したソフトウェアは、繁忙期にデータの同期問題やレポート機能の制限といった非効率性を招いていました。特にクリスマスやバレンタインデーのような繁忙期には、スタッフの生産性に影響が出ていました。
マキシムは、事業の継続的な成長には経営管理システムの刷新が不可欠であると認識した。
競争環境
Juwelen Vander Avortは、ブランドのきめ細やかなサービスを維持しつつ、業務プロセスとデータ管理を効率化できるツールを必要としていました。
ジュエリー業界は競争が激しく、厳しい環境ですが、だからこそ「Juwelen Vander Avort」は、独自のオーダーメイドジュエリーによるきめ細やかなサービスに注力してきました。その結果、お客様は大切なジュエリーのクリーニングやメンテナンスのために、定期的に当店を訪れてくださっています。
過去10年間で、オンライン小売は著しく成長し、新たな機会と課題の両方をもたらしました。マキシムが指揮を執った際、彼は実店舗とオンラインの在庫を完全に同期させたまま、オンライン事業を拡大したいと考えていました。
主な業務上の課題
いくつかの繰り返される問題が、日々の業務や顧客サービスの質に影響を及ぼしていました。
在庫管理上の課題
在庫データの不整合により、特定の商品に関するお客様からの問い合わせに対応するには、複数のシステム確認やサプライヤーへの電話連絡が必要になることがよくありました。この処理には1件あたり15～20分を要し、顧客体験やスタッフの生産性に悪影響を及ぼしていました。
繁忙期には、こうした遅延が、納期を重視する購入において特に大きな問題となりました。
修理状況の追跡に関する課題
修理アトリエが町の反対側にあったため、修理の進捗状況を把握するには、両拠点間での手作業による調整が必要でした。修理の進捗状況に関するお客様からの問い合わせには、すぐに回答できないことが多く、スタッフがアトリエまで直接確認しに行く必要がありました。
このプロセスは、特に緊急の修理において、対応時間や顧客満足度に影響を及ぼしました。
注文処理における課題
繁忙期には、配送先、保管場所、陳列場所の間で追跡情報が統一されていなかったため、注文された特定の商品を特定するのに時間がかかっていました。これにより、スタッフの業務効率や顧客の待ち時間に悪影響が出ていました。
こうした非効率性は、迅速な注文処理が不可欠となる繁忙期に特に顕著でした。
最適な解決策を見つける
さまざまなオプションを検討した結果、マキシムは宝飾企業向けに特別に設計された包括的な業務管理システムを導入することを決定した。その結果、業界特有の機能と統合的なアプローチを評価し、Gem Logicを選択した。
Gem Logicのソフトウェアを導入する前も業績は好調でしたが、従来のプロセスの限界がいつか足かせになることはわかっていました。Gem Logicは、次の段階へと進み、これまでの成果をさらに向上させるためのものです。これは、新たな機会を切り開き、私たちの視野を広げるためのツールなのです。
導入後の結果
Gem Logicの導入後、同店では業務効率と顧客サービスの質が大幅に向上しました。
在庫対応の改善
商品の在庫状況に関するお客様からの問い合わせに対し、リアルタイムの在庫データを用いて即座に回答できるようになりました。回答時間は15～20分から3分未満へと短縮され、正確な在庫情報と配送予定日をお伝えできるようになりました。
修理進捗管理の効率化
拠点間のリアルタイム追跡機能により、修理状況の照会が即座に対応可能になりました。お客様には修理の進捗状況や完了予定日に関する正確な最新情報が提供されるため、満足度と紹介率が向上します。
効率的な注文処理
追跡機能の統合により、注文の場所管理と出荷業務がシームレスに連携するようになりました。これにより、検索時間の短縮と顧客の受け取り体験の向上を実現し、繁忙期の業務も円滑に進むようになりました。
業務上の負担軽減
プロセスの自動化とリアルタイムデータにより、日々の管理上の懸念が軽減された
顧客サービスの充実
対応時間の短縮と正確な情報の提供により、顧客満足度が向上した
拡張性のある運用
ビジネスの継続的な成長と拡大を支える近代的なインフラ
全体的な影響
Gem Logicのジュエリー業務管理システムの導入により、Juwelen Vander Avortが抱えていた業務上の課題は円滑に解決されました。この統合ソリューションは、業務効率の向上と顧客サービス体制の強化を実現し、きめ細やかなサービスへのこだわりを維持しつつ、今後の事業成長に向けた基盤を築きました。