Ogni documento è allegato alla pagina a cui appartiene
Certificati di laboratorio, certificati dei fornitori, copie di documenti d'identità, preventivi firmati, foto di riparazioni, moduli assicurativi: tutti devono essere conservati da qualche parte. Gem Logic li allega al cliente, al prodotto o all'ordine a cui appartengono, invece di una casella di posta che dimenticherà di cercare.
Allegalo una volta, ritrovalo per sempre
Ogni record in Gem Logic dispone di un'area documenti. Carica un file e rimarrà associato a quel record da quel momento in poi, accessibile a chiunque ne abbia bisogno, ovunque lavori.
Clienti, prodotti, ordini, riparazioni, preventivi, fornitori: ogni record accetta PDF, immagini, file Word e fogli di calcolo. Il file resta associato al record per sempre.
Organizzi i file in cartelle, li annida se necessario, e contrassegna quelli importanti come preferiti così appaiono per primi. I certificati qui, le foto là, i contratti al loro posto.
PDF, Word, Excel, immagini e testo semplice si aprono direttamente dove si trovano. Niente download preventivi in una cartella del desktop, niente dubbi sul contenuto di scansione-finale-v2.pdf.
Il certificato è subito disponibile quando il cliente lo chiede
Qualcuno al bancone chiede il certificato di laboratorio. Lei apre il prodotto, clicca sul PDF preferito e l'anteprima mostra i dettagli immediatamente, pronti per la stampa o la condivisione.
I PDF di laboratorio si allegano al pezzo che descrivono. Li abbini ai certificati Gem Logic che Lei emette personalmente e l'intera documentazione di una pietra è a un clic dal prodotto.
Le copie dei documenti d'identità e i moduli firmati richiesti per il riacquisto e il conto vendita risiedono nella scheda cliente, così la documentazione è pronta nel momento in cui deve dimostrarne l'esistenza.
Le foto prima e dopo sulla scheda riparazione mostrano esattamente come il pezzo è arrivato e come è stato riconsegnato. Quando un cliente solleva dubbi su un graffio, la risposta è una foto, non una discussione.
I tipi di file che i gioiellieri non perdono più
Sei categorie coprono la maggior parte di ciò che prima si trovava in caselle di posta, unità condivise e cassetti. Ognuna si allega a un tipo diverso di record.
I PDF di GIA e altri laboratori allegati al prodotto, pronti da mostrare o condividere con il cliente al banco.
Fatture, bolle di consegna e schede di qualità allegati all'ordine fornitore con cui sono arrivati.
Richiesti per la conformità del riacquisto e del conto vendita, archiviati con il contatto che identificano.
Foto prima e dopo conservate nella scheda riparazione, così le contestazioni sullo stato sono facili da risolvere.
Perizie e polizze conservate sul cliente, pronte quando una compagnia o una nuova perizia le richiede.
Il PDF firmato vive accanto all'ordine, con una traccia chiara di chi ha firmato cosa e quando.
Quanto tempo Le serve oggi per trovare un PDF?
Casella di posta, drive condiviso, chat WhatsApp, cassetto della scrivania. Quando un certificato può trovarsi in quattro posti diversi, ogni domanda di un cliente costa minuti. Quando vive sul prodotto, la risposta è a una ricerca di distanza.
Dove finiscono questi file
Smetta di cercare un PDF su tre drive diversi
I file appartengono ai record che descrivono. Prenoti una demo e Le mostreremo come Gem Logic allega certificati, foto e contratti ai prodotti, clienti e ordini che già possiede.