आभूषण की दुकान के लिए इन्वेंटरी कैसे करें

जौहरी की दुकान में इन्वेंटरी वही समस्या नहीं है जो कपड़ों की दुकान या हार्डवेयर दुकान में इन्वेंटरी है। एक अंगूठी बिक्री के एक सप्ताह से अधिक मूल्य की हो सकती है। दो प्रतीत रूप से समान विवाह बैंड सोने के 0.3 ग्राम और मूल्य में 200 यूरो से भिन्न हो सकते हैं। आपूर्तिकर्ता से कंसाइनमेंट पर हीरा आपके डिस्प्ले केस में बैठा है लेकिन आपका नहीं है। पिछले मंगलवार को आई मरम्मत तकनीकी रूप से आपका स्टॉक नहीं है, लेकिन यह आपके सुरक्षित में है।

अधिकांश सामान्य इन्वेंटरी सलाह इन वास्तविकताओं की अनदेखी करती है। यह मार्गदर्शिका नहीं करती। यह बताती है कि जौहरी वास्तव में दिन-प्रतिदिन स्टॉक का प्रबंधन कैसे करते हैं: क्या ट्रैक करना है, दुकान बंद किए बिना ऑडिट कैसे करना है, कंसाइनमेंट और मेमो सामान को कैसे संभालना है, उन वस्तुओं पर सोने की कीमत में बदलाव से कैसे निपटना है जो वर्षों से स्टॉक में हैं, और जहां Gem Logic जैसा सॉफ्टवेयर मैनुअल काम को पूरी तरह से हटा देता है।

यदि आप अभी भी स्प्रेडशीट या नोटबुक पर हैं, तो इस लेख का दूसरा भाग असहज पढ़ने वाला होगा। यही बात है।

जौहरी इन्वेंटरी खुदरा इन्वेंटरी से मौलिक रूप से भिन्न क्यों है

कैसे से पहले, क्यों के बारे में ईमानदार होना मदद करता है। जौहरी इन्वेंटरी कठिन है ऐसे कारणों से जिनका आपके संगठित होने से कोई लेना-देना नहीं है, और सामान की प्रकृति से सब कुछ है।

प्रत्येक वस्तु अक्सर अद्वितीय होती है

0.5 ct हीरे वाली अंगूठी 0.5 ct हीरे वाली दूसरी अंगूठी के समान नहीं है। रंग, स्पष्टता, कट, प्रतिदीप्ति, प्रमाणपत्र: यह सब भिन्न है। यही कारण है कि गंभीर जौहरी प्रति मॉडल एक SKU के साथ काम नहीं करते, वे प्रति व्यक्तिगत टुकड़े एक सीरियल नंबर के साथ काम करते हैं।

अंतर्निहित मूल्य प्रतिदिन बदलता है

सोने की कीमत हर दिन बदलती है। जनवरी 2023 में 55 यूरो प्रति ग्राम सोने से बनाई गई एक अंगूठी आज उसी अंगूठी की तुलना में एक अलग व्यावसायिक स्थिति है। इस पर नज़र कौन रख रहा है? हमारे निःशुल्क लाइव सोना मूल्य उपकरण के साथ स्पॉट दर पर नज़र रखें, और धातु मूल्य सिंक को आपके स्टॉक के अंदर पुनर्गणना करने दें।

आप ऐसा स्टॉक रखते हैं जो आपका नहीं है

कंसाइनमेंट के टुकड़े, मेमो माल, ग्राहक की मरम्मत, अनुमोदन पर निकाले गए आइटम। ये सभी आपकी तिजोरी में रखे हैं, लेकिन ये सभी आपकी संपत्ति नहीं हैं। इन्हें एक अविभाजित ढेर के रूप में मानना ही जौहरियों के लिए कुछ ऐसा बेचने का कारण बनता है जो उनकी स्वामित्व में नहीं था।

बीमा और कानूनी दस्तावेज़ अधिक सख्त हैं

बीमाकर्ताओं को मूल्यांकन की आवश्यकता होती है। चोरी के बाद आपको एक सीरियल नंबर और एक फोटो प्रस्तुत करनी होती है। यह एक वैकल्पिक सुविधा नहीं है, बल्कि भुगतान प्राप्त करने की शर्त है।

मरम्मत स्टॉक और गैर-स्टॉक के बीच की रेखा को धुंधला करती है

एक मरम्मत इन्वेंट्री नहीं है, लेकिन यह आपके स्टोर में मौजूद चीज़ों का भौतिक हिस्सा है। इसे अपनी अलग ट्रैकिंग की आवश्यकता है, उन टुकड़ों से अलग जिन्हें आप वास्तव में बेच सकते हैं। अच्छा मरम्मत प्रबंधन इस सीमा को स्पष्ट रखता है।

एक ऐसी वर्गीकरण प्रणाली बनाएं जो जौहरियों के वास्तविक कार्य से मेल खाती है

"प्रकार और सामग्री के अनुसार वर्गीकृत करें" मानक सलाह है। यह सही है, लेकिन बहुत बुनियादी है। व्यावहारिक रूप से जौहरियों को यह चाहिए।

प्राथमिक वर्गीकरण (प्रकार)

• अंगूठियां: सगाई, विवाह बैंड, एटर्निटी, सिग्नेट, फैशन
• हार: चेन, पेंडेंट, चोकर, लारियट
• कंगन: टेनिस, बैंगल्स, कफ़्स, चार्म
• बालियां: स्टड्स, हूप्स, ड्रॉप्स, इयर कफ़्स
• घड़ियां
• खुले रत्न (हीरे, रंगीन रत्न)
• बुलियन (सोने की छड़ें और सिक्के, उन लोगों के लिए जो खरीदते और व्यापार करते हैं)

प्रति आइटम द्वितीयक विशेषताएं

यह वह जगह है जहां सामान्य रिटेल सॉफ़्टवेयर विफल होता है और ज्वेलरी सॉफ़्टवेयर जीतता है। प्रत्येक टुकड़े में यह होना चाहिए:

• धातु प्रकार और कैरेट (9k, 14k, 18k, 22k, 24k, स्टर्लिंग, प्लैटिनम)
• सोने का रंग (पीला, सफेद, रोज़)
• ग्राम में कुल वज़न, जब सोने की कीमत बदलती है तो पुनर्मूल्यांकन के लिए आवश्यक
• रत्न विवरण: प्रकार, कैरेट, रंग, स्पष्टता, कट, प्रमाणपत्र संख्या
• उत्पत्ति: आपके एटेलियर में बनाया गया, खरीदा गया संग्रह, या कंसाइनमेंट
• स्थिति: स्टॉक में, प्रदर्शन पर, मेमो पर, मरम्मत में, आरक्षित, बिक चुका

Gem Logic में यह अंतर्निहित है: सोने को स्वचालित शुद्धता रूपांतरण के साथ कैरेट द्वारा ट्रैक किया जाता है, रत्नों में उनकी स्पष्टता, कट, आकार, रंग और कैरेट वज़न होता है, और प्रत्येक टुकड़ा अपनी तस्वीरें, बारकोड और लाइव स्टॉक स्थिति रखता है।

यह परिचालन की दृष्टि से क्यों महत्वपूर्ण है

अच्छे वर्गीकरण का मतलब है कि आप "मुझे 2000 यूरो से कम में पन्ना वाली हर 18k पीले सोने की अंगूठी दिखाएं" जैसे प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं। यह एक विलासिता नहीं है, यह स्मार्ट खरीद और स्मार्ट क्लीयरेंस का आधार है। यह केवल तभी काम करता है जब आपका उत्पाद कैटलॉग और आपका व्यापक स्टोर प्रबंधन समान संरचित डेटा साझा करते हैं।

ऐसी ट्रैकिंग प्रणाली चुनें जो आपके स्टोर के आकार से मेल खाती है

"एक सिस्टम चुनें" पर्याप्त मार्गदर्शन नहीं है। यहाँ वास्तविक निर्णय प्रक्रिया है।

100 से कम वस्तुएँ, एक स्थान

स्प्रेडशीट काम कर सकती है, यदि आपमें अनुशासन हो। लेकिन जैसे ही आप दूसरे टीम सदस्य को जोड़ते हैं, यह टूट जाती है: संस्करण, दोहरी प्रविष्टि, गलतियाँ।

100 से 500 वस्तुएँ, एक स्थान, कोई वेबशॉप नहीं

यहीं से स्प्रेडशीट अपर्याप्त होने लगती है: बारकोड स्कैनिंग, प्रति वस्तु फ़ोटो, स्थिति ट्रैकिंग, और आपकी बिक्री से जुड़ाव। यहीं से समर्पित सॉफ़्टवेयर अपनी लागत वसूलने लगता है।

500+ वस्तुएँ, कई स्थान, या वेबशॉप

अब कोई बहस नहीं: आपको उचित सिस्टम की आवश्यकता है। दुकान और वेबशॉप के बीच रियल-टाइम सिंक, कई स्थानों पर स्टॉक, और जैसे ही कोई वस्तु बिकती है स्वचालित स्थिति अपडेट।

संकेत कि आपका वर्तमान सिस्टम अब उपयुक्त नहीं रहा

इनका ईमानदारी से उत्तर दें:

• क्या पिछले वर्ष आपको कम से कम एक बार किसी दराज में "खोई हुई" वस्तु मिली?
• क्या आपके प्रशासनिक और भौतिक स्टॉक के बीच 2% से अधिक का अंतर है?
• क्या किसी टीम सदस्य ने ऐसी वस्तु बेच दी जो पहले से ऑनलाइन आरक्षित थी?
• क्या आपकी वार्षिक स्टॉक जाँच में दो दिन से अधिक समय लगता है?
• क्या आप 30 सेकंड के भीतर यह नहीं देख सकते कि किसी विशेष अंगूठी की लागत क्या थी?

दो से अधिक "हाँ" उत्तर और यह समय है वास्तविक सिस्टम की सुविधाओं को देखने का और यह जानने का कि उनकी लागत क्या है।

प्रत्येक वस्तु की फ़ोटो लें (और अधिकांश जौहरी यह गलत क्यों करते हैं)

"अच्छी फ़ोटो लें" सही है, लेकिन यह मूल बात चूक जाता है: मूल्य इसे लगातार करने और परिणाम को सही रिकॉर्ड से जोड़ने में है।

प्रति वस्तु कम से कम तीन फ़ोटो

• सामने, सफ़ेद पृष्ठभूमि पर, आपके रिकॉर्ड और आपके बीमाकर्ता के लिए
• साइड या अंदरूनी विवरण, मरम्मत के बाद विवाद होने पर पहचान के लिए
• किसी भी रत्न और हॉलमार्क का क्लोज़-अप

200 यूरो से कम में लाइटबॉक्स सेटअप

आपको पेशेवर स्टूडियो की आवश्यकता नहीं है। एक छोटा लाइटबॉक्स, फ़ोन ट्राइपॉड, और स्थिर प्रकाश काफ़ी है साफ़, दोहराए जा सकने वाले शॉट्स लेने के लिए जो आपकी पूरी कैटलॉग में समान दिखें।

फ़ोटो को स्टॉक रिकॉर्ड से जोड़ें, किसी यादृच्छिक फ़ोल्डर में नहीं

फ़ोटो बेकार हैं यदि वे किसी के फ़ोन पर यादृच्छिक फ़ोल्डर में रहती हैं। उन्हें वस्तु से ही जुड़ा होना चाहिए। Gem Logic में, फ़ोटो सीधे उत्पाद रिकॉर्ड पर रहती हैं, और हमारे AI छवि उपकरण पृष्ठभूमि साफ़ कर सकते हैं या पुरानी तस्वीर को तेज़ कर सकते हैं ताकि आपकी कैटलॉग बिना स्टूडियो दिवस के सुसंगत दिखे।

यह कानूनी सुरक्षा क्यों भी है

ग्राहक मरम्मत के लिए, स्वीकृति से पहले ली गई फ़ोटो आपकी एकमात्र सुरक्षा है "मेरा हीरा अब छोटा है" या "उत्कीर्णन बदल गया है" के विरुद्ध। हारा हुआ दावा हजारों खर्च कर सकता है। यही कारण है कि मरम्मत स्वीकृति को वस्तु काउंटर पार करते ही फ़ोटो कैप्चर करनी चाहिए।

स्टॉक जाँच: दुकान बंद किए बिना पूर्ण इन्वेंटरी

यह वह अध्याय है जिसे अधिकांश मार्गदर्शिकाएँ छोड़ देती हैं, और जिसके साथ हर जौहरी संघर्ष करता है। आपको जनवरी में एक सप्ताह के लिए बंद नहीं करना होगा।

चक्रों में गणना करें

एक सप्ताह के लिए बंद करने के बजाय, हर सप्ताह एक श्रेणी की गिनती करें। वर्ष के अंत तक आपने दरवाज़ा बंद किए बिना सब कुछ गिन लिया होगा, और आप त्रुटियों को एक साथ पकड़ने के बजाय जैसे ही वे होती हैं पकड़ लेते हैं।

उच्च-मूल्य वाली वस्तुएं: मासिक

5000 यूरो से अधिक की किसी भी वस्तु की हर महीने भौतिक जांच होती है। यह वैकल्पिक नहीं है।

विसंगतियों के साथ क्या करें

• पहले पुनः गिनती करें
• जांचें कि क्या वस्तु मरम्मत के बॉक्स में है
• जांचें कि क्या यह किसी ग्राहक के पास अनुमोदन पर गई है
• उस वस्तु संख्या के आसपास हाल की बिक्री की जांच करें, गलत स्कैन की स्थिति में
• केवल अंतिम उपाय के रूप में, इसे हानि या संदिग्ध चोरी के रूप में बट्टे खाते में डालें

एक व्यावहारिक प्रक्रिया

• दो व्यक्ति स्वतंत्र रूप से गिनती करते हैं
• गिनती की शीटों की बाद में तुलना की जाती है
• कोई तीसरा व्यक्ति किसी भी अंतर की पुनः गिनती करता है
• केवल तभी सिस्टम को समायोजित किया जाता है

कंसाइनमेंट, मेमो माल, और अनुमोदन पर वस्तुओं की ट्रैकिंग

यह ब्रांड्स और डिज़ाइनरों के साथ काम करने वाले जौहरियों के लिए वास्तव में कठिन है, और अधिकांश मार्गदर्शिकाएं इसे पूरी तरह से नज़रअंदाज़ कर देती हैं।

कंसाइनमेंट: कानूनी रूप से यह क्या है?

वे वस्तुएं जो भौतिक रूप से आपके पास रहती हैं लेकिन बिकने तक आपूर्तिकर्ता की संपत्ति बनी रहती हैं। चोरी या आग में, आपूर्तिकर्ता का बीमा आमतौर पर लागू होता है, लेकिन अपने अनुबंध को पढ़ें: विवरण महत्वपूर्ण हैं।

इसे अलग कैसे रखें

• एक अलग स्टॉक श्रेणी
• सिस्टम में स्वामी को स्पष्ट रूप से दर्ज किया गया
• खरीद चालान बिक्री के समय तैयार किया जाता है, प्राप्ति पर नहीं
• आपूर्तिकर्ता के साथ आवधिक समाधान: कौन सी वस्तुएं अभी भी यहां हैं?

Gem Logic में, कंसाइनमेंट एक प्रथम-श्रेणी प्रवाह है: प्रत्येक वस्तु अपने स्वामी को ले जाती है, भुगतान को प्रतिशत या एक निश्चित राशि के रूप में ट्रैक किया जाता है, और बिक्री को सही साझेदार से जोड़ा जाता है ताकि निपटान सीधा हो।

मेमो माल (ग्राहक के साथ अनुमोदन पर)

वे वस्तुएं जो आप किसी ग्राहक को एक दिन के लिए देते हैं। जोखिम अक्सर आपके पास होता है, इसलिए दस्तावेज़ीकरण सब कुछ है: फोटो और अनुमानित मूल्य के साथ एक हस्ताक्षरित रसीद। मेमो के साथ, स्टॉक जानता है कि कोई वस्तु शेल्फ के बजाय मेमो पर बाहर है, इसलिए इसे गलती से कहीं और नहीं बेचा जा सकता, और मेमो इन्वेंट्री उस स्टॉक से अलग रहती है जो वास्तव में आपके पास है।

मूल्य निर्धारण गतिशीलता: पुराने स्टॉक पर सोने की कीमत में बदलाव

समस्या

आपने मार्च 2024 में 60 यूरो प्रति ग्राम सोने के साथ एक 18k अंगूठी बनाई। यह अभी भी केस में है। आज सोना 78 यूरो प्रति ग्राम है। सही बिक्री मूल्य क्या है?

तीन दृष्टिकोण

• ऐतिहासिक लागत-अधिलाभ: मूल मार्जिन बनाए रखें। अनुमान लगाना आसान है, लेकिन आप या तो कम मूल्य रखकर घाटे में रहेंगे या बहुत महंगे हो जाएंगे।
• बाज़ार-आधारित लागत-अधिलाभ: आज की सोने की कीमत पर पुनर्गणना करें। आपका मार्जिन स्थिर रहता है, लेकिन कीमतें अक्सर बदलती हैं और ग्राहक भ्रमित हो सकते हैं।
• संकर (हाइब्रिड): मानक संग्रह का हर तिमाही पुनर्मूल्यांकन करें, और बीस्पोक कार्य की कीमत उस दिन की दर पर निर्धारित करें।

आप जो भी चुनें, हाथ से करना समस्या है। धातु मूल्य सिंक के साथ, हर बार जब किसी उत्पाद की धातु लागत बदलती है, तो नियमित मूल्य और किसी भी बिक्री मूल्य की पुनर्गणना आपके द्वारा निर्धारित नियम के अनुसार की जाती है, ताकि आपका मार्जिन वहीं बना रहे जहां आपने रखा है और खरीदे गए सोने से बनाई गई हर नई वस्तु की कीमत उसकी भारित औसत लागत पर निर्धारित हो।

पुराना स्टॉक (12 महीने से अधिक)

एक दूसरा विचार है: अवसर लागत। तीसरे वर्ष तक केस में पड़ी कोई वस्तु बेहतर है कि मामूली लाभ पर बेच दी जाए, बजाय एक और सीज़न के लिए प्रशंसा का विषय बने रहने के। यह देखने के लिए कि क्या बिक रहा है और क्या नहीं, अपनी रिपोर्टिंग का उपयोग करें, और उस पर कार्रवाई करें।

पुनः आदेश बिंदु: केवल तैयार माल ही नहीं, कच्चा माल भी

खुदरा विक्रेताओं के लिए: बेस्टसेलर मॉडल

मानक साइज़ में वेडिंग बैंड, बेसिक चेन। न्यूनतम निर्धारित करें और जब स्टॉक उससे नीचे गिरे तो अलर्ट प्राप्त करें, ताकि आप कभी भी किसी मुख्य वस्तु की कमी के कारण आसान बिक्री न चूकें।

कार्यशालाओं के लिए: कच्चे रूप में कीमती धातु

आप शीट, वायर या दाने के रूप में कितना 18k सोना रखते हैं? आप कब पुनः आदेश देते हैं? यह जटिल हो जाता है: रिफाइनर से लीड टाइम अक्सर 2 से 5 दिन होता है, कीमत बदलती रहती है, और आप सोना महंगा होने पर स्टॉक नहीं बढ़ाना चाहते। एक कार्यशाला जो तैयार वस्तुओं के साथ कच्ची धातु को ट्रैक करती है, यह अनुमान की बजाय एक निर्णय बना देती है।

मौसमी उतार-चढ़ाव

सगाई की अंगूठियां वैलेंटाइन और क्रिसमस के आसपास चरम पर होती हैं। कम्युनियन सिल्वर वसंत में चलता है। अपने स्टॉक की योजना उस कैलेंडर के अनुसार बनाएं जिसके अनुसार आपके ग्राहक वास्तव में जीते हैं।

सुरक्षा, बीमा, और इन्वेंटरी दस्तावेज़ीकरण

आपके बीमाकर्ता को वास्तव में क्या चाहिए

• एक अद्यतन इन्वेंटरी सूची, आमतौर पर हर तिमाही या छह महीने में
• एक निर्धारित मूल्य से ऊपर की प्रत्येक वस्तु की तस्वीर (यह पॉलिसी के अनुसार भिन्न होता है)
• खरीद चालान या मूल्यांकन
• जहां लागू हो वहां सीरियल नंबर

दावा दाखिल करते समय आपको क्या चाहिए

कोई भी बीमाकर्ता "हमारे पास लगभग 4000 यूरो की एक अंगूठी थी" पर भुगतान नहीं करता। आपको एक दिनांकित तस्वीर, एक खरीद चालान या मूल्यांकन, आपकी अंतिम इन्वेंटरी में वह वस्तु, और कोई भी प्रमाणपत्र चाहिए।

एक व्यावहारिक सुझाव: अपने बीमाकर्ता को वार्षिक डिजिटल बैकअप

हर जनवरी में, अपने ब्रोकर को फोटो संग्रह के साथ एक निर्यातित सूची भेजें। Gem Logic आपको अपना डेटा निर्यात करने देता है Excel में, ताकि यदि आपको कभी दावा करना पड़े तो आप बहुत मजबूत आधार पर खड़े हों।

अपनी इन्वेंटरी को अपने बिक्री चैनलों से जोड़ना

यहीं पर इन्वेंटरी एक बैक-ऑफिस कार्य होना बंद करती है और एक बिक्री प्रश्न बन जाती है।

दुकान में POS

जब आप काउंटर पर बेचते हैं, तो स्टॉक तुरंत गिरना चाहिए। यह स्पष्ट लगता है, लेकिन स्प्रेडशीट वर्कफ़्लो में यह केवल शाम को होता है, त्रुटियों के साथ।

वेबशॉप सिंक

स्टॉक को दुकान और वेबशॉप के बीच वास्तविक समय में सिंक्रनाइज़ करना होगा। अन्यथा आप ऑनलाइन एक वस्तु बेच देते हैं जो उस सुबह दुकान में पहले ही बिक चुकी थी। एक जेवरात ई-कॉमर्स वेबसाइट जो आपके काउंटर के साथ एक स्टॉक स्रोत साझा करती है, उस जोखिम को पूरी तरह से हटा देती है।

मार्केटप्लेस और बाहरी प्लेटफॉर्म

एक से अधिक स्थानों पर बिक्री के लिए एक केंद्रीय स्टॉक स्रोत की आवश्यकता होती है, अन्यथा आपको दोहरी बिक्री और असंतुष्ट ग्राहक मिलेंगे। Gem Logic WooCommerce के साथ तुरंत सिंक होता है, और API एकीकरणों के माध्यम से अन्य उपकरणों से जुड़ता है।

निष्कर्ष: स्प्रेडशीट से सिस्टम तक, अराजकता से नियंत्रण तक

इन्वेंटरी प्रबंधन प्रशासन के बारे में नहीं है। यह जानने के बारे में है कि हर यूरो कहाँ है, हर अंगूठी, सोने का हर कैरेट। यह जानने के बारे में है कि कौन से टुकड़े बहुत लंबे समय से पड़े हैं और कल आपको किसे फिर से ऑर्डर करने की आवश्यकता है। यह 10 सेकंड के भीतर ग्राहक को बताने के बारे में है कि वह विशिष्ट बाली अभी भी उपलब्ध है या नहीं, किस आकार में, और आज इसकी कीमत क्या है।

जो जौहरी यह अच्छी तरह करते हैं, वे अधिक बेचते हैं, कम खोते हैं, और बेहतर नींद लेते हैं। वहाँ पहुँचने की तकनीक मौजूद है। एकमात्र प्रश्न यह है कि क्या आपका सिस्टम आपके व्यवसाय के साथ बढ़ता है।

मुख्य बातें

• सामान्य खुदरा सॉफ़्टवेयर कैरेट, वजन, प्रमाणपत्रों और कंसाइनमेंट की जटिलता के लिए नहीं बनाया गया है
• चक्रीय गणना साल में एक बार की बड़ी स्टॉकटेक से बेहतर है
• फ़ोटो कानूनी और व्यावसायिक रूप से आवश्यक हैं, और स्टॉक रिकॉर्ड से जुड़े होने चाहिए
• सोने की कीमत में परिवर्तन सक्रिय स्टॉक प्रबंधन की माँग करते हैं, स्थिर मूल्य सूची की नहीं
• इन्वेंटरी बैक-ऑफिस समस्या नहीं है, यह बिक्री, मार्जिन और सेवा का आधार है