הדוח שאתם צריכים הוא זה שאף אחד לא בנה.
תוכנה מגיעה עם עשרים הדוחות שמנהל מוצר חשב עליהם. שלכם הוא תמיד העשרים ואחד: המותג הזה, החודש ההוא, רק הפריטים מעל שני קראט. Gem Logic נותנת לכם את ארבע הבחירות שמהן כל דוח נבנה, ואתם עונים על השאלה בעצמכם.
דוח הוא ארבע בחירות. כל השאר זה קישוט.
בחרו מהיכן מגיעים המספרים, איך לקבץ אותם, מה לספור ומה להשמיט. ארבע תשובות אלה הן כל דוח מכירות, הערכת מלאי, סיכום תנועה ורשימת תשלומים שאי פעם ביקשתם — וגם אלה שעדיין לא חשבתם עליהם.
שבעה מהם. מוצרים, מלאי, מכירות, תיקונים, יצירות, כל שורות ההזמנה יחד וכסף שנכנס ויוצא.
מה השורות מייצגות. קטגוריה, מותג, קולקציה, מוכר, לקוח, ערוץ, חנות, חודש, רבעון, שנה.
מה נספר. כמות, מחזור עם או בלי מס, עלות, רווח, ערך ממוצע לפריט, ערך מלאי, משקל קראט.
מה להשמיט. תקופה, טווח מחירים, חנות אחת, ספק אחד, רק הזמנות שהושלמו.
שבעה מקומות שמהם יכולה לבוא תשובה.
לא שבעה ייצואים. שבע תצוגות חיות של המערכת שבה אתם כבר מנהלים את החנות, כך שהמספר בדוח והמספר בדלפק הם אותו מספר, באותה שנייה.
מה נמצא על המדף, מה השווי שלו, וכמה מזה זהב 18 קראט.
אילו פריטים נמצאים בכספת, בחלון הראווה או בסניף השני.
מה נמכר, למי, על ידי איזה מוכר, באיזה ערוץ, באיזה שולי רווח.
מה הסדנה ביצעה, באותם תנאים של הדלפק.
מה עבודה בהזמנה אישית באמת מכניסה, חודש אחר חודש, במקום על פי תחושה.
כל שורת הזמנה במקום אחד, כאשר סוג ההזמנה זמין כעמודה.
כסף שנכנס ויוצא, לפי חשבון, אמצעי תשלום, קטגוריה, איש קשר ומטבע.
מכירה שנרשמה לפני שתי דקות מופיעה בדוח. אין מחסן שצריך לחכות לו.
קבצו זאת, ספרו זאת, צמצמו זאת. בסדר הזה, ללא תחביר.
מימדים הופכים לשורות. מדדים הופכים לעמודות של מספרים. מסננים מחליטים מה בכלל לא נכנס לסכום הכולל מלכתחילה, וזה ההבדל בין דוח שאתם סומכים עליו לבין דוח שאתם בודקים פעמיים.
הוסיפו אחד ותקבלו רשימה. הוסיפו שניים ותקבלו רשימה בתוך רשימה: מותג, ואז חודש בתוך כל מותג. הסירו אחד והדוח ישנה צורה במקום להישבר.
ערמו כמה שרוצים באותן שורות. מחזור ורווח וספירת פריטים בטבלה אחת עדיף על שלוש טבלאות שצריך ליישר באופן ידני.
מיינו לפי כל עמודה והגבילו את השורות, חמישים כברירת מחדל. רשימת עשרת המובילים היא הגבלת שורות, לא תכונה נפרדת שצריך ללכת ולחפש.
התשובה מופיעה בזמן שעדיין בוחרים.
כל שינוי מצייר מחדש את התצוגה המקדימה. מגלים שקיבוץ לפי לקוח נותן ארבע מאות שורות מיד, לא אחרי שמירת דוח ופתיחתו. כשהדוח אומר מה שהתכוונתם, תנו לו שם ושמרו אותו.
כשאין מימדים נבחרים, כל מדד מוצג כנתון בודד גדול. ככה בונים את ארבעת האריחים שרוצים לראות דבר ראשון בבוקר.
לדוח שמור יש שם, תיאור ובעלים. הפעלת מתג אחד והצוות כולו רואה אותו; רק אתם או מנהל יכולים לשנות אותו.
קיבוץ לפי מותג. מדידת משקל קראט כולל במלאי.
כל כלי בינה עסקית יכול לספור הזמנות ולחשב הכנסות. אף אחד מהם לא שמע על משקל קראט, על מלאי המוערך בעלות מול מחיר קמעונאי, או על פריט שנרכש בחזרה מלקוח שהרווח שלו אינו מחיר המכירה פחות חשבונית. אלה הם מדדים כאן, לא גיליון אלקטרוני שאתם שומרים בצד.
רכישות חוזרות הן סוג משלהן של רכישה: גרמים, טוהר ומחיר ביום. קבצו אותן לפי חודש או לפי לקוח ותוכלו לראות האם רכישת הגרוטאות שלכם עומדת בקצב של מחיר המתכת. מתחיל ב־רכישות מלקוחות.
פריטים השייכים למישהו אחר נושאים את הבעלים שלהם ואת האחוז שלהם. קבצו שורות שנמכרו לפי בעלים לתקופה ועמודת התשלום היא הדוח: הדבר ממנו אתם מסדרים, ולא הדבר שאתם מחשבים לפני שאתם מסדרים.
מכרו ביותר ממטבע אחד ותוכלו לקבץ לפי זה. סכומים נשארים מופרדים לפי מטבע במקום להתווסף בשקט בשער שאף אחד לא בחר.
צוות השבת שלכם לא צריך להיות מסוגל לבנות דוח שולי רווח.
עלות, רווח וספק אינם מוצגים באפור עבור אנשים שלא צריכים לראות אותם. הם לא נמצאים בבונה בכלל: לא כמדד, לא כמסנן, לא כעמודה במשהו שעמית שיתף. כולם מקבלים כלי דוח. לא כולם מקבלים את אותו הכלי.
הדוח הטוב ביותר הוא זה שלא בונים פעמיים.
הצמידו כל דוח שמור ללוח מחוונים כווידג'ט: רבע מהרוחב, שליש, חצי או שורה שלמה. גררו אותם לסדר שבו אתם בעצם קוראים אותם. אחרי זה השאלה שהקדשתם לה עשר דקות להרכיב הופכת למסך שרק מציצים בו עם הקפה.
חלק מהדוחות לא מיועדים לכם. הם מיועדים לרואה החשבון שלכם.
כל דוח יוצא כגיליון אלקטרוני עם כל העמודות שלמות, או כ־PDF נקי עם פרטי העסק שלכם עליו. שניהם שומרים את הקיבוץ, הסינונים והסכומים הכוללים, כך שמה שמגיע הוא הדוח שבו הסתכלתם ולא מזבלה גולמית שמישהו צריך לבנות מחדש.
אם הם מעדיפים לקבל את פנקס החשבונות במקום גיליון אלקטרוני, החשבונאות שולחת להם נתונים מובנים במקום.
עבור אלה שממילא יצרו טבלה ממנו. נפתח ב־Excel, Sheets ו־Numbers ללא שלב המרה.
טבלאות רחבות מקבלות מצב לרוחב כך ששום דבר לא נופל מהעמוד. פרטי העסק שלכם כבר נמצאים בכותרת.
ייצוא הוא הרשאה נפרדת. אנשים רבים צריכים לקרוא דוחות; פחות צריכים להיות מסוגלים לשאת אותם אל מחוץ לבניין.
דוח הוא טוב רק כמו העבודה היומיומית שמאחוריו.
מה מכרתם הכי הרבה בפברואר האחרון?
אם לענות על זה אומר ייצוא לגיליון אלקטרוני ושעה מהערב שלכם, הזמינו הדגמה. נבנה את הדוח איתכם, על הנתונים שלכם, בזמן שאתם צופים.