Conditions générales de ventes et d’utilisation de Gem Logic
Nous vous remercions d'avoir choisi Gem Logic, une société de logiciels en tant que service (SaaS) qui fournit une solution tout-en-un aux bijoutiers pour gérer leurs ventes, leurs stocks, leurs réparations de bijoux, leur comptabilité et leur gestion de la relation client (CRM). En accédant à notre logiciel ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes conditions générales. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser notre service et notre logiciel.
Ce document a été mis à jour pour la dernière fois le 28 novembre 2023.
Introduction :
Le présent contrat est conclu entre YEOKI SRL (également dénommée « <b>Gem Logic</b> » ou « <b>la Société</b> »), un fournisseur de logiciels en tant que service (SaaS) enregistré en Belgique sous le numéro de TVA BE0779315618 et dont le siège social est situé Avenue Winston Churchill 42, 1330 Rixensart, Belgique, et le client (ci-après dénommé « <b>le client</b> » ou « <b>utilisateur</b> »).
Les présentes conditions générales s’inscrivent dans la politique de Gem Logic d’adopter à l’égard de ses clients une politique de transparence totale.
<b>1. Définitions : </b>
SaaS : modèle de distribution commerciale de logiciels qui permet à un fournisseur tiers d’héberger des applications et de les mettre à la disposition des clients via l’internet.
GPDR : Le règlement général sur la protection des données officiellement appelé règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
SLA : service level agreement : une partie de contrat de service entre un prestataire informatique et son client qui définit le niveau de service attendu et les garanties associées.
<b>2. Champ d’intervention : </b>
Gem Logic fournit une plateforme SaaS adaptée à l'industrie de la joaillerie, dont les caractéristiques sont détaillées dans les points développés ci-dessous.
<b>3. Modules du logiciel :</b>
Gem Logic s'engage à fournir au client l'accès à son logiciel propriétaire de gestion d'entreprise (le cas échéant, de bijouterie – à adapter au cas par cas) qui comprend les modules suivants :
- Contacts
- Produits
- Ventes
- Offres
- Gestion des stocks
- Logistique
- Réparations
- Confiés
- Certificats
- Comptabilité de base
- Fichiers
- Tâches
- Fiches horaires
- Prospection
- Emails
- Agenda
- Cartes cadeaux
<b>4. Modalités financières : </b>
4.1. Prix et frais :
Le tarif de l’abonnement indiqué sur le site de Gem Logic est calculé hors TVA, par utilisateur et par mois.
Des frais d'installation distincts, non inclus dans les prix affichés, seront discutés et convenus avec le client en fonction de ses besoins spécifiques.
A chaque date d’anniversaire du contrat, les frais d'abonnement augmenteront de 7%.
4.2. Facturation :
Le prix tel qu’affiché par Gem Logic sur son site web peut être réglé selon deux formules au choix du client. Une première formule consiste en une facture annuelle, qui sera envoyée le premier mois d'utilisation, avec une échéance de paiement fixée à 30 jours depuis l’émission de la facture. Une seconde formule consiste en des factures émises mensuellement, envoyées à la fin de chaque mois d'utilisation, et dont leur échéance de paiement est fixée également à 30 jours.
En cas de facturation mensuelle, le montant sera calculé au prorata des jours utilisés, basé sur la date effective du mois.
4.3. Retard :
En cas de non-paiement de l'abonnement, un rappel de paiement sera envoyé à l'utilisateur. Si le paiement n'est pas effectué dans les deux semaines suivant ce rappel, le compte de l'utilisateur sera suspendu jusqu'au paiement complet de la ou des factures dues.
Cela implique pour le client l’impossibilité d’avoir accès au logiciel jusqu’à ce que la situation soit régularisée.
Toute facture en retard de paiement porte de plein droit un intérêt calculé au taux des intérêts légaux en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales.
<b>5. Résiliation : </b>
Les clients peuvent résilier leur contrat à tout moment. Un mois après la résiliation, le client n’aura plus accès à sa base de données. Il est conseillé aux clients d'exporter leurs données avant l'expiration de ce délai.
Les clients souhaitant résilier doivent le faire par le biais d’une lettre recommandée ou courriel électronique.
Gem Logic peut également résilier le contrat à tout moment moyennant le respect des conditions de forme développées à l’alinéa précédent.
<b>6. Propriété intellectuelle : </b>
L’entièreté du logiciel, la documentation et le contenu fournis par Gem Logic restent la propriété exclusive de Gem Logic.
Le client se voit accorder une licence non exclusive et non transférable pour l'utilisation du logiciel.
Toute nouvelle fonctionnalité ou module développé, même suggéré par le client, reste la propriété intellectuelle de Gem Logic.
<b>7. Support et maintenance : </b>
Gem Logic s'engage à fournir une assistance continue au client du lundi au samedi, de 9h00 à 18h00. L'assistance comprend le dépannage technique, des conseils sur l'utilisation du logiciel et toutes les corrections nécessaires dues à des défectuosités informatiques et ce, dans un délai raisonnable d’intervention.
Les clients peuvent contacter Gem Logic par WhatsApp, emails et appels téléphoniques.
Gem Logic reconnaît l'importance de la stabilité du système pendant les périodes de haute saison pour les bijoutiers. Afin de garantir une performance optimale et éviter toute perturbation durant ces moments cruciaux, nous instaurons des périodes de gel des déploiements de système. Durant ces périodes, aucune mise à jour majeure ou modification du logiciel ne sera effectuée. Bien que nous continuions à travailler sur les demandes et améliorations pendant ces périodes, tout déploiement significatif sera reporté et effectué après la haute saison. Cette mesure est prise dans le but de maintenir la stabilité et la fiabilité du système quand nos clients en ont le plus besoin.
La maintenance comprend les mises à jour, les améliorations ou les modifications apportées au logiciel afin d'assurer son fonctionnement optimal, sa sécurité et l'intégration de nouvelles fonctionnalités.
Pendant la durée du présent accord, Gem Logic s'engage à déployer tous les moyens nécessaires pour corriger les éventuels défectuosités du logiciel sans toutefois pouvoir garantir un résultat déterminé. Dès la notification d’une défectuosité, Gem Logic s'efforcera de résoudre le problème et d'en informer le client.
<b> 8. Protection des données : </b>
Gem Logic s'engage à respecter scrupuleusement le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des données personnelles. En tant que sous-traitant, nous traitons les données personnelles fournies par nos clients, lesquels agissent en qualité de responsables de traitement.
Nous assurons la sécurité des données par des mesures telles que le cryptage et des sauvegardes régulières, et conservons les données sur des serveurs sécurisés pendant la durée de notre collaboration. Les données sont conservées jusqu'à la fin de cette période, sauf instruction contraire du client, et sont ensuite détruites ou remises au client.
En cas de violation de données, Gem Logic informera le client dans les 72 heures, conformément à l'article 33 du RGPD. Des procédures sont en place pour notifier les violations aux autorités compétentes et aux personnes concernées, le cas échéant.
Pour les détails spécifiques concernant la gestion et la protection des données, veuillez vous référer au RGPD et à la loi belge susmentionnée.
<b>9. Hébergement et service dans le cloud : </b>
9.1. Fournisseur d'hébergement :
Le logiciel de Gem Logic est hébergé sur DigitalOcean, un fournisseur tiers d'infrastructure dans le cloud.
9.2. Temps de disponibilité et accord de niveau de service (SLA) :
Bien que Gem Logic mette tout en œuvre pour assurer une disponibilité maximale de son logiciel, la disponibilité du service dépend de celle de DigitalOcean. DigitalOcean propose son propre SLA, qui peut être consulté sur son site web. Gem Logic n'est pas responsable des temps d'arrêt dus à l'indisponibilité de DigitalOcean ou à tout autre problème lié au fournisseur d'hébergement.
9.3. Stockage des données et sauvegardes :
Toutes les données des clients sont stockées dans les centres de données sécurisés de DigitalOcean. Bien que des sauvegardes régulières soient effectuées pour éviter la perte de données, il est conseillé aux clients de conserver leurs propres copies de données comme mesure de précaution supplémentaire.
En outre, toutes les données entrées dans le logiciel par le client peuvent être facilement exportées à partir du logiciel, offrant ainsi une flexibilité et un contrôle accrus sur leurs informations.
9.4. Mesures de sécurité :
DigitalOcean emploie des mesures de sécurité solides pour protéger l'intégrité des données et empêcher les accès non autorisés. Cependant, Gem Logic ne peut pas garantir une immunité complète contre les cyber-attaques, les violations de données, ou d'autres compromis de sécurité qui pourraient se produire sur la plate-forme DigitalOcean.
9.5. Performance :
La performance du logiciel Gem Logic peut occasionnellement dépendre de facteurs liés à l'infrastructure de DigitalOcean. Bien que Gem Logic optimise son logiciel pour une efficacité maximale, ils ne peuvent pas garantir l'immunité contre les problèmes de performance dus aux serveurs ou au réseau de DigitalOcean.
9.6. Limitation de responsabilité :
Gem Logic ne peut être tenu responsable des interruptions, retards, défaillances ou dysfonctionnements du logiciel ou de la perte de données stockées résultant directement ou indirectement de circonstances indépendantes de la volonté de Gem Logic, y compris, mais sans s'y limiter, les temps d'arrêt de DigitalOcean, les pannes de réseau ou les cyber-attaques.
9.7. Notification :
En cas de temps d'arrêt prolongé connu ou de problèmes majeurs avec DigitalOcean qui pourraient affecter les performances de notre logiciel, Gem Logic s'efforcera de prévenir les clients à l'avance lorsque cela est possible.
<b>10. Entretien et équipement informatique : </b>
Les utilisateurs doivent veiller à ce que leur matériel et leur équipement informatique soient bien entretenus, à jour, exempts de virus et non obsolètes.
10.1. Fourniture de matériel :
Dans le cadre du présent accord, Gem Logic peut fournir du matériel au client, y compris, mais sans s'y limiter, des imprimantes d'étiquettes ou des scanners.
10.2. Propriété :
Dès la livraison et l'installation, le matériel devient la propriété du client.
10.3. Entretien et responsabilité :
Le client est responsable de l'entretien et de la maintenance du matériel. Tout problème ou dysfonctionnement doit être signalé à Gem Logic dans un délai de 5 jours ouvrables depuis la découverte.
10.4. Garantie :
Gem Logic propose d'acheter et d'installer des imprimantes et autres équipements nécessaires. Cependant, Gem Logic agit en tant qu'intermédiaire dans l'achat de ces équipements, et non en tant que fabricant ou fournisseur direct. Par conséquent, toute garantie liée au matériel est fournie par le constructeur du matériel et non par Gem Logic. Nous encourageons les clients à se référer aux termes et conditions de garantie du fabricant pour toute réclamation ou support technique. Gem Logic s'engage à faciliter la communication entre le client et le fabricant pour tout problème matériel survenant pendant la période de garantie du fabricant.
<b>11. Limitation de responsabilité : </b>
Gem Logic n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, consécutifs, punitifs, spéciaux ou exemplaires, y compris la perte de profits, de clientèle, d'utilisation ou de données.
Gem Logic n'est pas responsable des erreurs commises par l'utilisateur lors de l'utilisation du logiciel, y compris, mais sans s'y limiter, les erreurs de saisie. Il incombe à l'utilisateur de vérifier et de confirmer la précision de toutes les informations avant d'effectuer toute opération, comme l'envoi de factures.
En cas de dysfonctionnements du logiciel entraînant des erreurs, il est de la responsabilité de l'utilisateur de vérifier et de corriger ces erreurs avant d'entreprendre toute démarche.
En aucun cas la responsabilité de Gem Logic envers le client ne pourra dépasser un montant égal au montant total payé par le client pour les services dont il bénéficie.
Gem Logic ne pourra être tenu responsable des retards ou des défauts dans la prestation de services et/ou vente de matériel dus à des circonstances indépendantes de sa volonté.
<b>12. Confidentialité :</b>
Les deux parties conviennent de maintenir la stricte confidentialité de toutes les informations échangées ou portées à leur connaissance lors de la collaboration. Cette obligation reste en vigueur à durée indéterminée après la mise à fin de la collaboration, sauf accord des parties entre elles.
<b> 13. Formation et intégration :</b>
Gem Logic propose une formation complète en fonction du nombre d'utilisateurs. La durée de la formation est convenue avec le client et est incluse dans les frais d'installation. Des tutoriels en ligne et des manuels de base sont fournis.
<b>14. Temps d'arrêt et mises à jour : </b>
Des temps d'arrêt occasionnels peuvent survenir, principalement lors des mises à jour, généralement effectuées la nuit pour minimiser les perturbations. Les temps d'arrêt prolongés seront précédés d'un préavis de 24 heures.
<b>15. Obligations de moyen :</b>
L’ensemble des engagements pris par Gem Logic doivent être entendus comme des obligations de moyen et non de résultat. Cela implique que Gem Logic est tenu de mettre tout en œuvre pour réaliser les services qu’il preste mais qu’il ne peut être tenu responsable en l’absence de résultat.
<b>16. Renouvellement et modification des présentes conditions générales :</b>
Le renouvellement du contrat est implicite à chaque date d’anniversaire de la collaboration, ce qui engendre le renouvellement des présentes conditions générales.
À tout moment, Gem Logic est en droit de modifier unilatéralement les présentes conditions générales. Ces dernières étant accessibles en continue sur le site de Gem Logic, le client est par conséquent présumé les avoir acceptées en continuant d’utiliser les services.
<b>17. Règlement des litiges :</b>
Tout litige sera régi par le droit belge et relèvera de la compétence des tribunaux de l'arrondissement du siège social de YEOKI SRL.
Nous contacter
Si vous souhaitez nous contacter pour en savoir plus sur le présent accord ou si vous souhaitez nous contacter pour toute question y afférente, vous pouvez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : legal@gem-logic.com.