La seule chose que vous vendez et que vous devez encore après.
L'argent arrive le jour où la carte est achetée. Le bijou part des mois plus tard, dans une vente différente, souvent pour quelqu'un qui n'a jamais mis les pieds dans votre boutique. Ainsi, une carte-cadeau dans Gem Logic est construite comme un grand livre plutôt qu'un simple enregistrement : le solde est calculé à partir de chaque utilisation, les conditions ne peuvent pas être modifiées après coup, et la carte ne peut jamais être supprimée.
Une carte-cadeau est de l'argent que vous avez encaissé mais pas encore livré.
Cette seule phrase détermine comment tout doit être construit. Une somme qui vous est due nécessite un solde que personne ne peut saisir, un historique qui ne peut être discrètement modifié, et une trace qui survit à la personne qui l'a émise. Ce que la plupart des systèmes vous donnent, c'est un code dans un tableur et un nombre que quelqu'un corrige.
Vous avez l'argent et vous devez la marchandise. Tant que la carte n'est pas dépensée, le montant qu'elle représente est une obligation qui figure dans votre solde bancaire et ressemble exactement à une recette.
Pas stocké, pas ajusté. C'est le montant pour lequel elle a été émise, moins chaque utilisation réussie, recalculé à chaque enregistrement.
Le code, le montant, la devise et l'expiration sont fixés lors de l'émission, et aucune carte n'est jamais supprimée. Une carte que vous n'honorez plus est désactivée et reste visible.
Chaque carte représente une personne qui a une raison de venir, généralement quelqu'un qui n'a jamais mis les pieds dans votre boutique, et qui dépense généralement au-delà du montant initial.
Elle s'achète et se dépense au même comptoir que tout le reste, sur la même commande, d'abord en tant que ligne puis en tant que moyen de paiement. Pas de second système, pas de connexion séparée, pas de prestataire qui prélève un pourcentage sur votre propre argent.
Trois façons de créer une carte cadeau, et une seule est réellement un cadeau.
Quelqu'un en achète une au comptoir en décembre. Quelqu'un en reçoit une parce qu'une réparation a pris trois semaines de plus que prévu. Et quelqu'un se voit devoir de l'argent que vous préféreriez garder en boutique : un trop-perçu, un retour, ou l'or qu'il vous a vendu ce matin. Les trois créent le même objet, qui se comporte ensuite de la même manière.
Ajoutée à la commande comme ligne à taxe zéro, car la taxe s'applique à ce que la carte permettra d'acheter. Le client la paie comme tout autre article et le code est actif dès confirmation de la vente.
Émise seule pour un jeu-concours, une commande d'entreprise ou des excuses qui valent plus qu'un coup de téléphone. Même objet, aucune vente derrière, et le registre indique qui l'a créée et quand.
Une commande trop payée, une pièce retournée ou un rachat devient une carte pour la différence au lieu d'un retrait de caisse. Quelqu'un venu vendre une chaîne repart avec 2 280 $ à dépenser sur la pièce en vitrine, et proposer un peu plus en crédit qu'en espèces arrange les deux parties.
Personne ne veut recevoir un code récité au comptoir. Chaque carte s'imprime en bon cadeau avec le code, le montant, la date d'expiration et votre image de marque, généré dans la langue du contact client. Imprimez-le au comptoir ou envoyez-le.
En caisse, c'est un moyen de paiement, pas une énigme.
C'est là que les cartes-cadeaux mettent les boutiques dans l'embarras. Quelqu'un arrive avec une carte et pour savoir ce qu'il reste dessus, il faut un coup de fil, un dossier ou un collègue qui n'est pas là aujourd'hui. Ici, la carte est l'un des moyens de paiement de la commande. Saisissez le code ou sélectionnez la carte du client s'il figure déjà sur la vente, et le montant se déduit sous ses yeux.
Demandez à une carte plus que son solde et le montant est plafonné à ce qui reste, le reste passant sur un autre moyen. Une carte ne peut pas passer en négatif, ne peut pas être dépensée deux fois et ne peut pas être utilisée une fois désactivée ou après sa date d'expiration.
La plupart des bijoux coûtent plus cher que la carte achetée pour eux, c'est tout l'intérêt. Une carte de 150 $ pour des boucles d'oreilles à 890 $ laisse 740 $ sur carte bancaire, et les deux paiements figurent sur la même commande.
Appliquer la mauvaise carte sur la mauvaise vente, c'est un mardi comme un autre. Supprimez le paiement et la carte se recalcule, parce que le solde n'a jamais été un chiffre que quelqu'un devait se souvenir de corriger.
Le solde n'est pas un champ, et personne ne peut s'en sortir en le modifiant.
C'est la partie qui ressemble à une restriction et qui est en réalité le produit. Une carte-cadeau, c'est de l'argent du magasin, et l'argent du magasin que n'importe qui avec un identifiant peut recharger, modifier ou supprimer ne vaut pas la peine d'être émis. Le code, le montant, la devise, la date d'expiration et le client sont fixés à la création de la carte. Ce qui change, c'est la liste des utilisations, et le solde en découle.
Le code, le montant, la devise, l'expiration, le client et la vente d'origine ne peuvent pas être modifiés après coup. Si vous essayez, le système vous indique quel champ vous touchez. La seule façon de contourner cela est délibérée et restreinte : un administrateur, ou un paramètre que votre responsable active en connaissance de cause.
Une carte émise par erreur, remplacée ou déclarée perdue est désactivée et reste dans la liste avec son historique. La supprimer ferait disparaître la seule preuve de l'argent que vous avez encaissé, ce qui est précisément ce qu'un comptable demandera à voir.
Émis, imprimé, utilisé, désactivé puis réactivé : tout atterrit dans l'activité de la carte avec qui et quand. Lorsqu'un client prétend que le solde est incorrect, la réponse se trouve sur la carte plutôt que dans le souvenir de mars d'un employé.
Les cartes-cadeaux ne sont pas un chiffre d'affaires tant qu'elles ne sont pas dépensées.
Un mois de décembre riche en ventes de cartes-cadeaux ressemble à un très bon mois de décembre. Une partie est en réalité un très bon mois de janvier, et une petite part ne sera jamais rien du tout. La différence entre les trois, c'est le solde en circulation, et c'est un seul chiffre : tout ce qui a été émis, moins tout ce qui a été utilisé. Le connaître, c'est la différence entre une bijouterie qui vend des cartes-cadeaux et une bijouterie qui a discrètement emprunté de l'argent à ses clients.
L'argent est bien réel et se trouve sur votre compte, mais l'obligation l'est tout autant, et votre comptable voudra les séparer. Un seul chiffre, dans la liste, à n'importe quelle date : ce que vous avez encaissé et pas encore livré. Fournissez-le-lui chaque mois plutôt que de le reconstituer en mars.
Les cartes peuvent porter une date d'expiration ou aucune, carte par carte, et lorsque vous en fixez une, les règles qui s'appliquent à vous sont les vôtres. Ce que fait le module, c'est rendre les dates visibles à l'avance, de sorte qu'une carte arrivant à expiration devient une raison d'appeler quelqu'un plutôt qu'une conversation embarrassante au comptoir.
La personne qui entre avec la carte n'a jamais rien acheté chez vous. Elle arrive avec un budget déjà dépensé, elle le dépasse généralement, et l'utilisation de la carte la fait entrer dans une fiche contact pour la première fois. C'est bien là tout l'intérêt de la carte.
L'argent-boutique touche la caisse, les comptes et le comptoir de rachat.
Combien de décembre dernier traîne encore dans un portefeuille ?
Si la réponse est une boîte à chaussures remplie de cartes numérotées et un tableur, réservez une démonstration. Nous définirons votre format de code avec vous et nous ferons passer une carte du comptoir à la caisse et retour.