Chaque document rattaché à sa place
Rapports de laboratoire, certificats fournisseurs, copies de pièces d'identité, devis signés, photos de réparation, formulaires d'assurance : tous doivent vivre quelque part. Gem Logic les joint au client, au produit ou à la commande auxquels ils appartiennent, au lieu d'une boîte de réception que vous oublierez de fouiller.
Joignez-le une fois, retrouvez-le pour toujours
Chaque enregistrement dans Gem Logic possède une zone de documents. Déposez-y un fichier et il reste lié à cet enregistrement, accessible à tous ceux qui en ont besoin, où qu'ils travaillent.
Clients, produits, commandes, réparations, devis, fournisseurs : chaque enregistrement accepte les PDF, images, fichiers Word et tableurs. Le fichier reste lié à l'enregistrement pour toujours.
Regroupez les fichiers en dossiers, imbriquez-les si vous le souhaitez, et marquez les plus importants comme favoris pour qu'ils apparaissent en premier. Les certificats ici, les photos là, les contrats dans leur propre espace.
Les PDF, Word, Excel, images et texte brut s'ouvrent directement. Plus besoin de télécharger d'abord dans un dossier local, plus de devinettes sur le contenu de scan-final-v2.pdf.
Le certificat est là quand le client le demande
Quelqu'un au comptoir demande le rapport de laboratoire. Vous ouvrez le produit, cliquez sur le PDF favori, et l'aperçu affiche les détails immédiatement, prêt à imprimer ou à partager.
Les PDF de laboratoire s'attachent à la pièce qu'ils décrivent. Associez-les aux certificats Gem Logic que vous émettez vous-même, et toute la traçabilité d'une pierre est accessible en un clic depuis le produit.
Les copies d'identité et les formulaires signés requis pour le rachat et la consignation figurent sur la fiche client, de sorte que les documents soient prêts dès que vous devez prouver leur existence.
Les photos avant et après sur la fiche de réparation montrent exactement comment la pièce est arrivée et comment elle est repartie. Lorsqu'un client conteste une rayure, la réponse est une photo, pas une discussion.
Les types de fichiers que les bijoutiers ne perdent plus
Six catégories couvrent l'essentiel de ce qui résidait autrefois dans les boîtes mail, les lecteurs partagés et les tiroirs de bureau. Chacune s'attache à un type d'enregistrement différent.
Les PDF du GIA et d'autres laboratoires sont attachés au produit, prêts à être montrés ou partagés avec le client au comptoir.
Factures, bordereaux d'expédition et fiches qualité attachés à la commande fournisseur avec laquelle ils sont arrivés.
Requis pour la conformité rachat et consignation, stockés auprès du contact qu'ils identifient.
Les photos avant et après sont enregistrées sur la fiche de réparation, pour régler facilement tout litige sur l'état de la pièce.
Les expertises et les polices sont conservées sur la fiche client, prêtes quand un assureur ou une nouvelle expertise les demande.
Le PDF signé vit à côté de la commande, avec un historique clair de qui a signé quoi et quand.
Combien de temps vous faut-il pour retrouver un PDF aujourd'hui ?
Boîte mail, lecteur partagé, fil WhatsApp, tiroir de bureau. Quand un certificat peut se trouver dans quatre endroits différents, chaque question client vous coûte des minutes. Quand il est rattaché au produit, la réponse est à une recherche de distance.
Où ces fichiers aboutissent
Arrêtez de fouiller trois disques pour un seul PDF
Les fichiers appartiennent aux fiches qu'ils décrivent. Réservez une démonstration et nous vous montrerons comment Gem Logic attache certificats, photos et contrats aux produits, clients et commandes que vous avez déjà.