Une boîte partagée où chaque client reçoit une réponse
Connectez la boîte mail que vous avez déjà à Gem Logic. Chaque fil de discussion est classé auprès du bon client, attribué à une personne, et suivi jusqu'à ce qu'il reçoive une réponse, de sorte qu'aucun courriel ne soit lu par trois personnes et répondu par aucune.
Plus qu'un client de messagerie
Gmail et Outlook livrent votre courrier, mais ils ne savent pas qui dans votre boutique doit s'en occuper. Gem Logic ajoute les quatre éléments dont un courriel client a besoin une fois arrivé.
Google et Microsoft 365 se connectent par une connexion, tout le reste par IMAP et SMTP. Votre adresse et votre historique restent exactement où ils sont.
Les expéditeurs sont associés à vos contacts automatiquement, de sorte que chaque fil de discussion atterrit sur la fiche du client à côté de ses achats et de ses réparations.
Chaque fil de discussion est attribué à une personne. Les états de lecture et de mise en favoris sont suivis par personne, de sorte qu'ouvrir un courriel ne le marque jamais comme traité pour un collègue.
Répondez depuis un modèle, archivez-le, transférez une facture fournisseur à la comptabilité, ou laissez-le déclencher une automatisation. Les fils de discussion sont faits pour être terminés, pas pour s'empiler.
Conservez votre adresse, changez où vous la lisez
Vous n'avez pas besoin de changer de fournisseur de messagerie. Connectez autant d'adresses que votre boutique en possède, choisissez qui peut voir chacune d'elles et sélectionnez l'adresse qui envoie vos factures et devis. Si une boîte cesse de se synchroniser, vous le voyez ici plutôt que de l'apprendre par un client.
Chaque adresse possède sa propre liste de personnes. L'atelier voit les réparations, l'équipe commerciale voit les demandes d'information, et une adresse privée reste privée. Chacun ne travaille que sur les boîtes qui relèvent de son rôle.
Les réponses sont envoyées depuis votre propre adresse via votre propre fournisseur, elles apparaissent donc aussi dans votre dossier d'envoi habituel. Une adresse est l'expéditeur par défaut pour les factures et devis, et vous pouvez en choisir une autre à chaque fois que vous écrivez.
Google et Microsoft 365 se connectent via leur propre authentification, aucun mot de passe n'est donc stocké. Les identifiants IMAP génériques sont chiffrés. Une fois connectée, chaque boîte fonctionne de la même manière.
Le nouveau courrier se classe avant que vous ne l'ouvriez
La boîte de réception d'un bijoutier contient des réparations, des devis, des expertises, des fournisseurs et du bruit, dans à peu près les mêmes proportions chaque semaine. Chaque nouvelle conversation est catégorisée par IA avec un score de confiance. Les correspondances sûres sont classées automatiquement, le reste vous est présenté avec une suggestion.
Au-dessus du seuil que vous définissez, la catégorie est appliquée et la conversation est classée. En dessous, la suggestion attend une personne. Vous savez toujours à quel point la classification était certaine, et vous contrôlez où se situe la limite.
La newsletter du fournisseur qui arrive chaque mardi n'a pas besoin d'IA. Une règle reconnaît l'expéditeur ou une expression dans l'objet et archive, étiquette ou notifie. Même résultat, à chaque fois.
Vous nommez les catégories et choisissez lesquelles sont suffisamment urgentes pour apparaître en haut. Une boutique qui travaille sur des successions veut Expertises en tête, un atelier veut Fournisseurs. La boîte de réception s'adapte à votre commerce, pas l'inverse.
Arrêtez de retaper les courriels que vous envoyez chaque semaine
Réparation prête, devis joint, rappel de paiement : chaque commerce envoie la même poignée de courriels encore et encore. Les modèles contiennent la formulation, la langue et la signature, et les variables remplissent les valeurs réelles depuis l'enregistrement, y compris les documents PDF.
Madame Marta, votre réparation R-3092 est prête. Vous pouvez la récupérer pendant les heures d'ouverture. Le montant dû est de 40,00 $ et vous trouverez le formulaire de réparation en pièce jointe.
Un devis PDF, une facture, un formulaire de réparation, un code de carte-cadeau : les variables les extraient directement de l'enregistrement. Le bon document va au bon client à chaque fois, même un samedi chargé.
Rédigez chaque modèle une fois par langue que vous proposez, signature comprise, et le client reçoit son courrier dans sa langue. Vous validez la formulation une seule fois et elle reste cohérente toute l'année.
Une facture fournisseur qui arrive en PDF passe directement dans le traitement des factures depuis le fil où elle a été reçue. Pas besoin de la télécharger, la renommer et la recharger.
Gembot rédige le premier jet, vous l'envoyez
Les modèles couvrent le courrier de routine. Pour le message ponctuel délicat, le retard que vous devez expliquer ou la demande que vous devez décliner, donnez à Gembot les faits en une ligne et modifiez le brouillon qu'il produit. Il peut également améliorer une phrase que vous avez écrite ou traduire votre réponse dans la langue du client.
la bague émeraude est vendue, lui proposer celle en saphir, l'inviter cette semaine
Cher Jan, merci d'être revenu vers moi au sujet de la bague émeraude. Je suis désolé de vous dire qu'elle a été vendue. J'ai cependant une pièce en saphir d'un poids et d'un style similaires qui devrait vous plaire, et je préférerais vous la montrer plutôt que de la décrire. Est-ce que jeudi ou vendredi après-midi vous conviendrait cette semaine ?
Avant qu'un brouillon ne soit généré, le fil est débarrassé des signatures, mentions légales, historiques cités et pièces jointes. Le modèle ne voit que le message auquel vous répondez et votre instruction en une ligne.
Il n'existe aucun réglage qui permette à une réponse générée de s'envoyer elle-même. Vos courriels contiennent des prix, des dates et des engagements concernant l'alliance de quelqu'un, donc la relecture finale est toujours faite par une personne.
Le courrier de routine est déjà couvert par des modèles dans toutes les langues que vous proposez. La traduction est pour les exceptions : le client allemand qui pose une question précise, ou un message dans une langue que personne dans la boutique ne lit.
Voyez exactement quels clients attendent encore
Un fil sans réponse ne produit ni erreur ni alerte, il vieillit simplement pendant que tout le monde suppose qu'un collègue s'en occupe. Gem Logic transforme cela en un chiffre sur lequel vous pouvez agir : de vrais fils clients, ouverts par quelqu'un, toujours sans réponse.
Aucune boutique ne décide de faire attendre un client six jours. Cela arrive parce qu'une boîte partagée n'a ni mémoire ni responsable. Une fois qu'un fil porte un nom, le laisser sans réponse devient un choix visible plutôt qu'un accident.
Les messages reçus sont un chiffre sur le monde. Les fils de vrais clients sans réponse sont un chiffre sur votre boutique, et suffisamment petit pour être traité avant le déjeuner.
En attente d'un fournisseur, en attente que le client décide, une expertise qui nécessite d'avoir la pierre en main : ceux-là doivent rester ouverts. Le but n'est pas une boîte vide, c'est de savoir quels fils attendent volontairement et lesquels sont simplement oubliés.
Où vos courriels aboutissent
Sachez qui a répondu à votre dernier courriel client
Réservez une démonstration, apportez l'adresse à laquelle vos clients écrivent réellement, et nous la connecterons en direct : les conversations classées dans vos contacts, les responsables assignés, et celles sans réponse rendues visibles.