Comment Juwelen Vander Avort a modernisé ses opérations
Une bijouterie familiale de 35 ans située à Louvain est passée avec succès de processus manuels dépassés à un système de gestion d'entreprise moderne et intégré.
À propos de Juwelen Vander Avort
Établi en 1985, Juwelen Vander Avort est au service des clients dans le centre historique de Louvain depuis plus de 35 ans. L'entreprise familiale est spécialisée dans les bagues de fiançailles, les bijoux sur mesure et les services de réparation professionnels.
En 2018, Maxime Vander Avort a commencé à reprendre les activités de ses parents. Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, il a reconnu que leurs processus manuels et leurs logiciels obsolètes limitaient l'efficacité et nuisaient à la qualité du service à la clientèle.
L'objectif était de moderniser les opérations tout en maintenant leur réputation de service personnalisé.
Limites du système précédent
Quinze ans plus tôt, le magasin avait mis en place un système de CRM pour s'affranchir des enregistrements manuscrits. Bien qu'utile au départ, le système est devenu obsolète au fil du temps, avec des mises à jour limitées et des fonctionnalités essentielles manquantes.
Le logiciel vieillissant a créé des inefficacités pendant les saisons de pointe, avec des problèmes de synchronisation des données et des capacités de reporting limitées. La productivité du personnel a été affectée, en particulier pendant les périodes de forte activité comme Noël et la Saint-Valentin.
Maxime a reconnu que la mise à niveau de leur système de gestion d'entreprise était essentielle à la poursuite de leur croissance.
Le paysage concurrentiel
Juwelen Vander Avort avait besoin d'un outil permettant d'améliorer les processus et la gestion des données tout en maintenant le service hautement personnalisé de la marque.
C'est pourquoi Juwelen Vander Avort a mis l'accent sur le service personnalisé avec des bijoux uniques faits sur mesure. Les clients reviennent régulièrement pour faire nettoyer et entretenir leurs pièces spéciales.
Au cours des dix dernières années, le commerce de détail en ligne s'est considérablement développé, créant à la fois de nouvelles opportunités et de nouveaux défis. Lorsque Maxime en a pris la direction, il souhaitait se développer en ligne tout en maintenant une synchronisation parfaite entre l'inventaire physique et l'inventaire numérique.
Principaux défis opérationnels
Plusieurs problèmes récurrents affectaient les opérations quotidiennes et la qualité du service à la clientèle.
Questions relatives à la gestion des inventaires
Les demandes des clients concernant des pièces spécifiques nécessitaient souvent de multiples vérifications du système et des appels téléphoniques aux fournisseurs en raison de l'incohérence des données d'inventaire. Ce processus pouvait prendre de 15 à 20 minutes par demande, ce qui nuisait à l'expérience des clients et à la productivité du personnel.
Pendant les saisons de pointe, ces retards sont devenus particulièrement problématiques pour les achats urgents.
Difficultés de suivi des réparations
L'atelier de réparation étant situé à l'autre bout de la ville, le suivi de l'état des réparations nécessitait une coordination manuelle entre les différents sites. Souvent, les clients ne pouvaient pas obtenir de réponse immédiate à leurs réparations, ce qui obligeait le personnel à vérifier physiquement l'état d'avancement des réparations.
Ce processus a eu un impact sur les délais de réponse et la satisfaction des clients, en particulier pour les réparations urgentes.
Défis liés à l'exécution des commandes
En période d'affluence, la localisation d'articles commandés spécifiques pouvait prendre du temps en raison d'un suivi incohérent entre les lieux de livraison, de stockage et d'exposition. Cette situation nuisait à l'efficacité du personnel et au temps d'attente des clients.
Ces inefficacités étaient particulièrement perceptibles pendant les périodes de pointe, lorsqu'il était crucial d'honorer rapidement les commandes.
Trouver la bonne solution
Après avoir évalué plusieurs options, Maxime a décidé de mettre en place un système complet de gestion d'entreprise spécialement conçu pour les entreprises de Bijoux. C'est ainsi qu'il a choisi Gem Logic pour ses fonctionnalités spécifiques à l'industrie et son approche intégrée.
Même si nous avions de bons résultats avant de mettre en place le logiciel Gem Logic, nous savions que les limites de nos anciens processus finiraient par nous rattraper. Gem Logic nous permet de passer à l'étape suivante et d'améliorer ce que nous avons construit. C'est un outil qui nous permet de débloquer de nouvelles opportunités et d'élargir nos horizons.
Résultats après la mise en œuvre
Après la mise en œuvre de Gem Logic, le magasin a connu des améliorations significatives en termes d'efficacité opérationnelle et de qualité du service à la clientèle.
Amélioration de la réponse à l'inventaire
Les clients qui demandent des informations sur la disponibilité des produits reçoivent désormais une réponse immédiate grâce à des données d'inventaire en temps réel. Les temps de réponse sont passés de 15-20 minutes à moins de 3 minutes, avec des informations précises sur les stocks et les estimations de livraison.
Rationalisation du suivi des réparations
Les réparations sont désormais traitées instantanément grâce à un suivi en temps réel entre les différents sites. Les clients reçoivent des mises à jour précises sur l'avancement des réparations et les délais d'achèvement, ce qui améliore la satisfaction et les taux de recommandation.
Exécution efficace des commandes
La localisation et l'exécution des commandes sont devenues transparentes grâce au suivi intégré. Les opérations en période de pointe se déroulent désormais sans heurts, avec des temps de recherche réduits et des expériences de ramassage améliorées pour les clients.
Réduction du stress opérationnel
L'automatisation des processus et les données en temps réel ont permis de réduire les problèmes de gestion quotidiens
Amélioration du service client
Des temps de réponse plus rapides et des informations précises améliorent la satisfaction des clients
Opérations évolutives
Une infrastructure moderne pour soutenir la croissance et l'expansion continues de l'entreprise
Impact global
La mise en œuvre du système de gestion des entreprises Bijoux de Gem Logic a permis de relever avec succès les défis opérationnels de Bijoux Vander Avort. La solution intégrée a permis d'améliorer l'efficacité, de renforcer les capacités de service à la clientèle et de jeter les bases d'une croissance continue de l'entreprise, tout en maintenant son engagement en faveur d'un service personnalisé.