La manière dont les entreprises échangent leurs factures à travers l'Europe évolue rapidement. Si vous dirigez une entreprise de bijouterie qui vend à d'autres entreprises, à des institutions gouvernementales ou qui reçoit des factures de fournisseurs, vous devez connaître Peppol. Ce réseau de facturation électronique normalisé devient obligatoire dans un nombre croissant de pays de l'UE, et Gem Logic vous aide à rester en conformité.
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online (marchés publics en ligne paneuropéens). Il s'agit d'un réseau sécurisé qui permet aux entreprises et aux administrations publiques d'échanger des documents électroniques tels que des factures, des commandes et des notes de crédit dans un format standardisé.
Considérez cela comme un e-mail pour les factures, mais avec une différence essentielle : toutes les factures suivent exactement la même structure, ce qui permet aux systèmes récepteurs de les traiter automatiquement sans intervention humaine.
Le processus est simple : votre entreprise envoie une facture via Gem Logic (qui agit comme votre point d'accès), le réseau Peppol l'achemine en toute sécurité et elle arrive dans le système de votre client. Toutes les factures Peppol utilisent la même structure XML (format UBL), ce qui signifie que les systèmes récepteurs peuvent automatiquement lire et traiter les factures sans saisie manuelle des données.
Chaque participant au réseau Peppol est vérifié et dispose d'un identifiant Peppol unique. Cela élimine la fraude à la facturation et garantit que vos documents parviennent au bon destinataire.
Pourquoi votre entreprise de bijoux a besoin de Peppol
Plusieurs pays de l'UE rendent obligatoire la facturation électronique Peppol pour les transactions entre entreprises. Si vous n'êtes pas prêt, vous risquez de vous heurter à des problèmes de conformité ou de perdre des opportunités commerciales.
Calendrier de la facturation électronique dans l'UE
Belgique - La facturation électronique via Peppol est déjà obligatoire pour les factures destinées aux institutions gouvernementales (B2G). Les obligations B2B sont en passe d'être mises en place.
France - La facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B à partir de 2026, avec une mise en œuvre progressive en fonction de la taille des entreprises.
Allemagne - Obligation de facturation électronique B2B prévue pour 2025-2027, exigeant des entreprises qu'elles soient capables de recevoir d'abord des factures électroniques, puis de les envoyer.
Reste de l'UE - L'initiative ViDA (VAT in the Digital Age) de l'UE vise à normaliser la facturation électronique dans tous les États membres d'ici 2028.
Même si la facturation électronique n'est pas encore obligatoire dans votre pays, être prêt pour Peppol vous donne un avantage concurrentiel. De nombreuses grandes entreprises et institutions gouvernementales préfèrent déjà ou exigent que leurs fournisseurs envoient des factures Peppol.
Avantages pour votre entreprise de bijouterie
Restez conforme - Répondez aux exigences actuelles et futures en matière de facturation électronique sans vous précipiter à la dernière minute. En vous préparant dès maintenant, vous éviterez toute perturbation de vos activités par la suite.
Gagnez du temps - Plus besoin d'imprimer, de numériser ou d'envoyer par e-mail des factures au format PDF. Envoyez vos factures directement depuis Gem Logic en un seul clic et recevez automatiquement les factures de vos fournisseurs.
Moins d'erreurs - Les formats de facture standardisés éliminent les erreurs de saisie manuelle. Le système de votre client lit automatiquement et avec précision les données de votre facture.
Paiements plus rapides - Lorsque les factures sont traitées automatiquement par le système comptable de votre client, elles sont intégrées plus rapidement dans la file d'attente des paiements. Finies les factures perdues dans les boîtes de réception des e-mails.
Passez au zéro papier - La facturation électronique signifie plus de papier, plus d'impression, plus de frais postaux. C'est mieux pour l'environnement et pour vos résultats financiers.
Gagnez plus de contrats - De nombreuses grandes entreprises préfèrent les fournisseurs capables d'envoyer des factures Peppol. Être compatible avec Peppol ouvre la voie à de nouvelles opportunités B2B.
Comment fonctionne Peppol dans Gem Logic
Gem Logic comprend un point d'accès Peppol direct. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de vous inscrire à des services de facturation électronique tiers ni de payer des frais supplémentaires. Tout est géré dans le cadre de votre abonnement Gem Logic existant.
Envoi de factures via Peppol
- Activez Peppol dans vos paramètres - Accédez aux paramètres de Gem Logic et activez l'intégration Peppol. Vous devrez fournir le numéro de TVA de votre entreprise pour vous inscrire sur le réseau Peppol.
- Ajoutez l'identifiant Peppol de votre client - Pour chaque client auquel vous souhaitez envoyer des factures Peppol, ajoutez son identifiant Peppol à son dossier client. Il s'agit généralement de son numéro de TVA précédé du code du pays (par exemple, BE:0123456789).
- Créez et envoyez votre facture - Créez votre facture comme vous le feriez normalement dans Gem Logic. Lorsque vous êtes prêt à l'envoyer, cliquez simplement sur le bouton « Envoyer via Peppol ». La facture est automatiquement convertie au format UBL approprié et envoyée à votre client.
Gem Logic vous indique le statut de livraison de chaque facture Peppol, afin que vous sachiez exactement quand votre facture a été reçue par le système de votre client.
Réception des factures des fournisseurs
Une fois que vous êtes inscrit sur le réseau Peppol, vos fournisseurs peuvent envoyer leurs factures directement à votre compte Gem Logic. Ces factures apparaissent automatiquement dans votre système, prêtes à être vérifiées et traitées.
- Les factures arrivent automatiquement
- Les données sont pré-remplies avec précision
- Aucune saisie manuelle de données nécessaire
- Piste d'audit complète conservée
Premiers pas avec Peppol
Pour commencer, rien de plus simple :
- Activez l'intégration de Gem Logic dans votre panneau de configuration
- Saisissez votre numéro de TVA pour obtenir votre identifiant Peppol et rejoindre le réseau
- Ajoutez les factures des clients et envoyez votre première facture électronique
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