Si vous gérez une bijouterie au Panama, chaque vente que vous facturez doit être validée par la DGI avant que vous ne remettiez le ticket de caisse au client. Le format est strict, le processus de certification est rigoureux, et les anciens logiciels de bureau que la plupart des bijoutiers utilisent encore n’ont jamais été conçus pour cela. La bonne nouvelle : Gem Logic se connecte désormais directement à la DGI via un prestataire certifié, de sorte que l’ensemble du processus de conformité s’effectue en un seul clic depuis le même écran que celui que vous utilisez pour enregistrer une vente.

Ce qu'exige réellement la DGI du Panama

La Dirección General de Ingresos (DGI) est l'administration fiscale du Panama. Dans le cadre du Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP), toute facture commerciale doit être transmise à la DGI par l'intermédiaire d'un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) et certifiée avant d'être considérée comme valide. Un reçu imprimé qui n'a jamais été transmis à la DGI n'est, dans la pratique, pas une véritable facture.

Une fois le document certifié, la DGI vous retourne trois documents que vous devez conserver dans vos dossiers :

Un code d'identification fiscale () du CUFE , qui constitue l'identifiant fiscal unique du document. Sans lui, la facture n'a aucune valeur juridique.
Un numéro de protocole d'autorisation d', , prouvant que le DGI a accepté le document.
Une URL sous forme de code QR « » () qui doit être imprimée sur la facture ou le ticket de caisse afin que le client puisse vérifier le document sur le portail de la DGI.

Les notes de crédit sont soumises aux mêmes règles et doivent mentionner le CUFE de la facture d'origine. Si vous annulez un document, cette annulation doit également être signalée à la DGI dans un délai défini. Aucune de ces étapes n'est facultative.

Pourquoi cela pose problème avec les anciens logiciels de gestion de bijoux

La plupart des logiciels de gestion de bijouterie existants ont été développés bien avant que la facturation électronique ne soit d'actualité. Ils impriment une facture papier, enregistrent les montants totaux dans une base de données locale, et s'arrêtent là. Pour se conformer aux exigences de la DGI, les bijoutiers finissent par ajouter un portail distinct : ils doivent alors ressaisir chaque vente, puis agrafer un code QR imprimé sur le ticket de caisse que le client emportait déjà avec lui.

Il en résulte le genre de problèmes que tout commerçant connaît bien. Des erreurs de saisie entre la caisse et la plateforme en ligne. Des factures qui ne sont jamais parvenues à l'administration fiscale parce que la connexion a été coupée. Des clients qui attendent au comptoir pendant que le personnel ressaisit une facture dans un deuxième système. Et une course effrénée en fin de mois pour faire correspondre les ventes du magasin avec ce que l'administration fiscale a reçu.

Comment Gem Logic gère la certification DGI

L'intégration DGI Panama s'intègre au module de facturation et de comptabilité d', que vous utilisez déjà pour le reste de votre facturation. Il n'y a pas de portail supplémentaire, pas de double saisie et pas d'abonnement distinct auprès d'un service de fiscalisation tiers.

À partir de n'importe quelle facture ou note de crédit, vous pouvez :

Envoyez le document à la DGI en un seul clic. Gem Logic génère la charge utile JSON, la signe via un PAC certifié et attend la réponse.
Récupérez automatiquement l', le CUFE, le protocole d'autorisation et l'URL du code QR . Ces informations sont enregistrées dans la fiche de facturation et imprimées sur l'exemplaire client.
Annuler un document précédemment certifié en indiquant le motif. L'annulation est signalée à la DGI et consignée sur le document lui-même.
Émettez une note de crédit qui fait automatiquement référence au numéro de référence de la facture d'origine, afin que le lien entre les deux ne soit jamais perdu.

Une page de configuration dédiée répertorie tous les documents récemment envoyés au DGI, avec leur statut, le code CUFE et un lien vers le QR. En cas de rejet, la requête et la réponse complètes sont enregistrées afin que vous, ou notre équipe d'assistance, puissiez voir exactement ce qu'a indiqué le DGI et pourquoi.

À quoi cela ressemble au comptoir

Pour une vente classique, le processus reste inchangé pour votre personnel. Il enregistre l'article sur le terminal de point de vente , encaisse le paiement et valide la facture. Gem Logic se charge en arrière-plan de la demande de certification auprès de la DGI et imprime un ticket de caisse sur lequel figurent déjà le code QR, le CUFE et le numéro de protocole.

Que ce soit pour des réparations, des commandes sur mesure ou des factures B2B destinées à des clients professionnels, le même moteur est accessible depuis la page de détail du document. Un simple clic, un aller-retour vers le DGI, et une facture entièrement conforme. Votre équipe se concentre sur le client, et non sur un deuxième écran.

Ce dont vous avez besoin pour l'allumer

Trois étapes, et vous êtes prêt :

Un numéro RUC valide pour votre entreprise de joaillerie, enregistrée auprès de la DGI en tant qu'émetteur de factures électroniques.
Des identifiants provenant d’un PAC certifié (Proveedor de Autorización Calificado). Gem Logic s’intègre avec Infile, l’un des fournisseurs agréés au Panama.
Les fiches de vos clients ont été mises à jour avec leur numéro d'identification fiscale (RUC) et leur régime fiscal, de sorte que chaque facture comporte les données correctes relatives au destinataire lorsqu'elle parvient à la DGI.

Une fois la configuration effectuée, chaque nouvelle facture et note de crédit est accessible en un clic depuis la DGI. Les documents que vous avez émis avant la mise en service restent à leur place, sans modification.

Une partie d'un ensemble plus vaste

Le Panama fait partie des nombreux pays qui renforcent la réglementation en matière de facturation électronique. L'Europe met actuellement en place l', la facturation électronique Peppol , l'Italie utilise déjà le système e-Fattura via le SDI, et la France s'apprête à rendre obligatoire la facturation électronique interentreprises (B2B). Le schéma est le même partout : l'administration fiscale s'implique désormais dans chaque transaction, et votre logiciel peut soit vous aider à suivre le rythme, soit vous freiner.

Gem Logic s'appuie sur cette réalité. L'intégration de la DGI du Panama repose sur la même architecture que nos autres moteurs de conformité, ce qui signifie que nous pouvons nous adapter aux changements de format, aux nouveaux points de terminaison ou aux mises à jour de la DGI sans que vous ayez à lever le petit doigt.

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Écrit par

Thomas De Bonnet

PDG et fondateur de Gem Logic . Aide les entreprises de bijouterie à optimiser leurs opérations et à accroître leur rentabilité.