Une routine quotidienne de 15 minutes pour un responsable de bijouterie

La plupart des gérants de bijouterie passent la première heure de la journée à courir après les imprévus. Un employé est en retard, un client appelle pour une réparation, une commande n’est pas arrivée, il manque vingt euros dans la caisse. Au moment où la boutique ouvre ses portes au public, le gérant a déjà pris du retard, et il ne parvient jamais vraiment à rattraper son retard.

Une petite routine bien rodée permet de régler la plupart de ces problèmes. Quinze minutes, tous les matins, dans le même ordre, avant l'arrivée du premier client. Rien d'extraordinaire, juste de la constance. Vous trouverez ci-dessous la routine qui, d'après notre expérience, fonctionne dans les boutiques bien gérées, divisée en quatre blocs de trois à quatre minutes chacun, ainsi que quelques remarques sur les outils qui la rendent possible.

Minutes 1 à 4 : clôture sans problème hier

Tu ne pourras pas démarrer la journée sereinement tant que tu n'auras pas pris conscience que la journée d'hier est bel et bien terminée. Une tasse de café à la main, installe-toi devant ton tableau de bord avant que les autres n'arrivent.

• Rapprochement de la trésorerie et des paiements. Le montant total en caisse correspond au rapport quotidien. Les paiements par terminal de carte et en ligne ont été rapprochés des ventes. Tout écart fait désormais l'objet d'une simple note, ce qui évite de devoir tout vérifier à la fin du mois.
• Les chiffres d'hier, mis en perspective. Chiffre d'affaires total, panier moyen, nombre de transactions, par rapport au même jour de la semaine dernière. Vous ne prenez pas encore de décisions, vous vous contentez de prendre la température.
• Une chose à régler. Un article retourné, un remboursement en attente, un devis qui aurait déjà dû être signé. Notez-le dans le planning du jour.

Avec une vue de rapport d's adaptée , tout ce processus ne nécessite que deux clics. Avec un ordinateur portable et un peu de mémoire, cela prend à soi seul un quart d'heure.

Minutes 5 à 8 : ce qui a été promis aujourd'hui

Tous les engagements pris par votre magasin envers les clients pour aujourd’hui, regroupés sur un seul écran devant vous. L’objectif : éviter toute mauvaise surprise au comptoir.

• Réparations prévues pour aujourd'hui. Sont-elles bien terminées ? Se trouvent-elles dans le bon bac, avec le nom et la référence du client bien visibles ? Si quelque chose a été oublié, le client recevra un message aimable avant de vous appeler.
• Les commandes personnalisées et les commandes fournisseurs doivent être passées aujourd'hui. La commande est-elle arrivée ? Si ce n'est pas le cas, faut-il appeler ? Une livraison attendue dont on n'a toujours pas de nouvelles à 9 h arrivera rarement à l'heure à midi.
• Devis valables jusqu'à aujourd'hui. Mieux vaut envoyer un petit rappel aujourd'hui que de devoir relancer dix fois la semaine prochaine.

Ces quatre minutes vous sauveront de la pire des situations : celle où un client se tient devant votre comptoir en attendant quelque chose que vous n'avez pas.

Minutes 9 à 12 : le journal d'aujourd'hui

Regardez maintenant ce qui est réellement prévu. Considérez l'agenda comme un document officiel, et non comme une simple suggestion.

• Rendez-vous avec les clients. Consultations pour les mariages, prise des mesures pour les bagues, visites VIP, retrait des réparations. Pour chacun d'entre eux, vous devez avoir en tête le dossier du client avant même son arrivée : son dernier achat, son style, son budget, ce qui lui a été promis la dernière fois.
• Visites de fournisseurs et de partenaires. Si un représentant vient livrer une nouvelle collection à 11 h, il faut que quelqu'un soit disponible. Réservez ce créneau dès maintenant.
• Blocs internes. Vérification des stocks à 15 h, séance d'entraînement à 17 h, publication sur les réseaux sociaux à programmer pendant le déjeuner. Si ce n'est pas dans l'agenda, ça ne se fera pas.

Un agenda partagé de l'équipe d', accessible à l'adresse , où les rendez-vous sont associés au dossier du client, permet de passer d'un exercice de mémoire à une consultation rapide de trente secondes.

Minutes 13 à 15 : le sol et l'équipe

Sortez de derrière votre bureau. Ces trois dernières minutes concernent ce que votre client va réellement voir et ressentir aujourd’hui.

• La vitrine et les présentoirs. Lumières allumées, vitres propres, pas de plateaux vides, pas d’empreintes digitales. La première impression que donne le magasin se forge avant même que quiconque n’ait prononcé un mot.
• Le briefing d'équipe. Soixante secondes, debout. Les chiffres d'hier. Les deux ou trois clients attendus aujourd'hui. L'article phare que vous voulez que tout le monde connaisse, qu'il soit en stock ou qu'il vienne d'arriver. Tout obstacle éventuel.
• Une seule priorité pour aujourd’hui. Pas cinq, une seule. Dite à voix haute. Aujourd’hui, nous terminons le passage en revue des stocks invendus. Aujourd’hui, nous rappelons tous les devis de la semaine dernière. Aujourd’hui, nous photographions enfin la nouvelle collection. L’équipe quitte la réunion en sachant clairement à quoi ressemble le succès.

D'une heure de lutte contre l'incendie à quinze minutes de calme

Cette routine n'est réaliste que si vos outils sont à la hauteur. Si les ventes d'hier sont enregistrées dans un système, la liste des réparations sur papier, l'ordre du jour dans la tête d'une autre personne et la liste des tâches à faire sur des post-it, quinze minutes ne suffisent pas. Il vous en faut au moins trente rien que pour rassembler les informations.

Grâce à Gem Logic , cette routine peut effectivement tenir en un quart d'heure. Les ventes, les réparations, les commandes sur mesure, les devis, les rendez-vous et les tâches de l'équipe d' sont regroupés sur un seul écran, associés au client concerné. Les tâches récurrentes réapparaissent selon le calendrier que vous avez défini, de sorte que la routine elle-même peut être intégrée au système sous la forme d'une liste de contrôle quotidienne que le responsable n'a plus qu'à cocher.

Une fois que tout est en place, la matinée se déroule comme sur des roulettes, dans le bon sens du terme. J'ouvre le tableau de bord, je passe en revue la liste, je ferme le tableau de bord, puis je déverrouille la porte.

L'habitude l'emporte sur l'exploit

Les boutiques qui semblent fonctionner sans effort ne sont pas dirigées par des personnes extraordinaires travaillant des heures extraordinaires. Elles sont dirigées par des gens ordinaires qui effectuent les mêmes petites tâches chaque matin. Quinze minutes, quatre étapes, dans le même ordre, avant l’ouverture. Associez cela aux ingrédients d’une bijouterie prospère, et vous cesserez de subir votre journée pour commencer à la maîtriser.