Jaettu postilaatikko, jossa jokainen asiakas saa vastauksen
Yhdistä jo käytössä oleva sähköpostilaatikkonne Gem Logiciin. Jokainen keskusteluketju arkistoidaan oikean asiakkaan kohdalle, osoitetaan yhdelle henkilölle ja seurataan, kunnes siihen on vastattu – näin mikään viesti ei tule luetuksi kolmen henkilön toimesta ja vastaamatta kenenkään toimesta.
Enemmän kuin sähköpostiohjelma
Gmail ja Outlook toimittavat Teille sähköpostin, mutta ne eivät tiedä, kenen liikkeessänne tulisi käsitellä se. Gem Logic lisää neljä asiaa, joita asiakassähköposti tarvitsee saapumisen jälkeen.
Google ja Microsoft 365 yhdistetään kirjautumalla, muut IMAP- ja SMTP-yhteydellä. Osoitteenne ja historianne säilyvät täsmälleen siellä, missä ne ovat.
Lähettäjät yhdistetään automaattisesti yhteystietoihinne, joten jokainen ketju sijoittuu asiakkaan tietoihin heidän ostojensa ja korjaustensa viereen.
Jokainen keskustelu osoitetaan yhdelle henkilölle. Luettu- ja tähti-tilat seurataan henkilökohtaisesti, joten sähköpostin avaaminen ei koskaan merkitse sitä käsitellyksi kollegalle.
Vastatkaa mallin avulla, arkistoikaa se, välittäkää toimittajan lasku kirjanpitoon tai antakaa sen käynnistää automaatio. Keskustelut on tarkoitettu saatettaviksi loppuun, ei kasautumaan.
Säilyttäkää osoitteenne, vaihtakaa missä luette sen
Teidän ei tarvitse siirtyä uuteen sähköpostipalveluntarjoajaan. Yhdistäkää niin monta osoitetta kuin liikkeellänne on, valitkaa kuka näkee minkäkin ja päättäkää mistä osoitteesta lähetätte laskut ja tarjoukset. Jos postilaatikko lakkaa synkronoitumasta, näette sen täällä — eikä asiakkaalta.
Jokaisella osoitteella on oma henkilöluettelonsa. Korjaamo näkee korjaukset, myyntitiimi näkee tiedustelut, ja yksityinen osoite pysyy yksityisenä. Jokainen henkilö käsittelee vain rooliinsa kuuluvat postilaatikot.
Vastaukset lähetetään omasta osoitteestanne oman palveluntarjoajanne kautta, joten ne näkyvät myös tavallisessa lähetetyt-kansiossanne. Yksi osoite on oletuslähettäjä laskuille ja tarjouksille, ja voitte valita toisen aina kirjoittaessanne.
Google ja Microsoft 365 yhdistyvät oman kirjautumisensa kautta, joten salasanaa ei tallenneta. Yleiset IMAP-tunnukset salataan. Kerran yhdistettynä jokainen postilaatikko toimii samalla tavalla.
Uusi posti järjestäytyy ennen kuin avaat sen
Kultasepän saapuneet viestit sisältävät korjauksia, tarjouksia, arvioita, toimittajia ja kohinaa, kutakuinkin samoissa suhteissa joka viikko. Kukin uusi keskustelu luokitellaan tekoälyn avulla luottamuspisteellä. Luotettavat vastaavuudet arkistoidaan automaattisesti, loput näytetään Teille ehdotuksen kera.
Asettamanne kynnysarvon yläpuolella luokka otetaan käyttöön ja ketju arkistoidaan. Sen alapuolella ehdotus odottaa henkilöä. Tiedätte aina, kuinka varmaa luokitus oli, ja hallitsette rajankäynnin.
Toimittajan uutiskirje, joka saapuu joka tiistai, ei tarvitse tekoälyä. Sääntö tunnistaa lähettäjän tai lauseen aiheesta ja arkistoi, merkitsee tai ilmoittaa. Sama tulos joka kerta.
Te nimeätte luokat ja valitsette, mitkä ovat tarpeeksi kiireellisiä näkyäksenne ylimpänä. Perikuntien parissa työskentelevä liike haluaa Arvioinnit sinne, korjaamo haluaa Toimittajat. Postilaatikko mukautuu liikkeenne, ei päinvastoin.
Lopettakaa viikottain lähetettyjen sähköpostien uudelleenkirjoittaminen
Korjaus valmis, tarjous liitteenä, maksumuistutus: jokainen liike lähettää samat kourallisen sähköpostit yhä uudestaan. Pohjat sisältävät sanamuodon, kielen ja allekirjoituksen, ja muuttujat täyttävät todelliset arvot tietueesta, PDF-asiakirjat mukaan lukien.
Hyvä Marta, korjauksenne R-3092 on valmis. Voitte noutaa sen aukioloaikoina. Maksettava summa on 40,00 $ ja löydätte korjauslomakkeen liitteestä.
Tarjous-PDF, lasku, korjauslomake, lahjakortin koodi: muuttujat hakevat ne suoraan tietueesta. Oikea asiakirja menee oikealle asiakkaalle joka kerta, myös kiireisenä lauantaina.
Kirjoittakaa jokainen pohja kerran palvelemallenne kielellä, allekirjoitus mukaan lukien, ja asiakas vastaanottaa sen omalla kielellään. Hyväksytte sanamuodon kerran ja se pysyy yhtenäisenä koko vuoden.
Toimittajan lasku, joka saapuu PDF-muodossa, siirtyy suoraan laskujen käsittelyyn siitä ketjusta, jossa se saapui. Ei latausta, uudelleennimeämistä ja uudelleenlatausta.
Gembot kirjoittaa ensimmäisen luonnoksen, Te lähetätte sen
Pohjat kattavat rutiinipostin. Hankalaan kertaluonteiseen tapaukseen, viiveeseen jonka on selitettävä tai pyyntöön jonka on hylättävä, antakaa Gembotille tosiasiat yhdellä rivillä ja muokkaa sen kirjoittamaa luonnosta. Se voi myös hioa kirjoittamaanne lausetta tai kääntää vastauksenne asiakkaan kielelle.
smaragdisormus on myyty, tarjoa hänelle safiirisormusta, kutsu hänet käymään tällä viikolla
Hyvä Jan, kiitos yhteydenotostanne smaragdisormuksen johdosta. Valitettavasti joudun kertomaan, että se on myyty. Minulla on kuitenkin safiirisormus, joka vastaa painoltaan ja tyyliltään lähes samaa ja jonka uskon miellyttävän Teitä. Mieluummin esittelen sen Teille kuin kuvaan sitä. Sopiiko Teille torstai- tai perjantai-iltapäivä tällä viikolla?
Ennen luonnoksen luomista keskusteluketjusta poistetaan allekirjoitukset, lakimääräiset alatunnisteet, lainaushistoria ja liitteet. Malli näkee vain viestin, johon vastaatte, sekä yhden rivin ohjeenne.
Ei ole olemassa asetusta, joka sallisi luodun vastauksen lähettää itsensä. Sähköpostinne sisältävät hintoja, päivämääriä ja lupauksia jonkun vihkisormuksesta, joten lopullisen tarkistuksen tekee aina henkilö.
Rutiiniposti katetaan jo mallipohjilla kaikilla palvelemillanne kielillä. Käännös on poikkeuksia varten: saksalainen asiakas, jolla on erityinen kysymys, tai viesti kielellä, jota kukaan liikkeessä ei lue.
Näkekää tarkasti, ketkä asiakkaat yhä odottavat
Vastaamaton keskustelu ei tuota virheilmoitusta eikä hälytystä, se vain vanhenee samalla, kun kaikki olettavat kollegan käsittelevän sitä. Gem Logic muuttaa sen luvuksi, johon Te voitte reagoida: aidot asiakaskeskustelut, jonkun avaamat, vielä ilman vastausta.
Mikään liike ei tietoisesti päätä pakottaa asiakasta odottamaan kuusi päivää. Se tapahtuu, koska jaetulla postilaatikolla ei ole muistia eikä omistajaa. Kun ketjuun on liitetty nimi, sen vastaamatta jättäminen muuttuu näkyväksi valinnaksi eikä onnettomuudeksi.
Vastaanotetut viestit ovat luku maailmasta. Oikeilta asiakkailta tulleet ketjut, joihin ei ole vastattu, ovat luku Teidän liikkeestänne — ja riittävän pieni käsiteltäväksi ennen lounasta.
Odottamassa toimittajaa, odottamassa asiakkaan päätöstä, arviointi joka vaatii kiven käteen: nämä pitäisi jättää auki. Tavoitteena ei ole tyhjä postilaatikko vaan tietää, mitkä ketjut odottavat tarkoituksella ja mitkä ovat yksinkertaisesti unohtuneet.
Tietäkää, kuka vastasi viimeiseen asiakassähköpostiinne
Varatkaa demo, tuokaa mukananne osoite johon asiakkaanne todella kirjoittavat, ja liitämme sen suorana: ketjut tallennetaan yhteystietoihinne, omistajat määritetään ja vastaamattomat tehdään näkyviksi.