Kuinka Juwelen Vander Avort uudisti toimintatapojaan
Leuvenissa sijaitseva 35-vuotias perheomisteinen koruliike siirtyi menestyksekkäästi vanhentuneista manuaalisista prosesseista moderniin, integroituun liiketoiminnan hallintajärjestelmään.
Tietoa Juwelen Vander Avortista
Vuonna 1985 perustettu Juwelen Vander Avort on palvellut asiakkaitaan Leuvenin historiallisessa keskustassa jo yli 35 vuoden ajan. Perheyritys on erikoistunut kihlasormuksiin, mittatilaustyönä valmistettaviin koruihin sekä ammattimaisiin korjauspalveluihin.
Vuonna 2018 Maxime Vander Avort alkoi ottaa liiketoiminnan hoitaakseen vanhemmiltaan. Liiketoiminnan kasvaessa hän huomasi, että manuaaliset prosessit ja vanhentunut ohjelmisto haittasivat tehokkuutta ja vaikuttivat asiakaspalvelun laatuun.
Tavoitteena oli nykyaikaistaa toimintaa säilyttäen samalla yrityksen maine henkilökohtaisesta palvelusta.
Aiemmat järjestelmän rajoitukset
Viisitoista vuotta aiemmin kauppa oli ottanut käyttöön CRM-järjestelmän siirtyäkseen pois käsinkirjoitetuista kirjanpitoista. Vaikka järjestelmä oli aluksi hyödyllinen, se vanhentui ajan myötä, sillä päivityksiä tehtiin vain vähän ja siitä puuttuivat keskeiset toiminnot.
Vanha ohjelmisto aiheutti tehottomuutta ruuhka-aikoina, sillä siinä oli ongelmia tietojen synkronoinnissa ja raportointimahdollisuudet olivat rajalliset. Tämä vaikutti henkilöstön tuottavuuteen etenkin kiireisinä aikoina, kuten jouluna ja ystävänpäivänä.
Maxime tajusi, että liiketoiminnan hallintajärjestelmän päivittäminen oli välttämätöntä yrityksen kasvun jatkumisen kannalta.
Kilpailutilanne
Juwelen Vander Avort tarvitsi työkalun, joka mahdollistaisi prosessien ja tietojen hallinnan tehostamisen säilyttäen samalla brändin erittäin henkilökohtaisen palvelun.
Korualalla kilpailu on kovaa ja ala on haastava, minkä vuoksi Juwelen Vander Avort on keskittynyt henkilökohtaiseen palveluun ja ainutlaatuisiin mittatilaustyönä valmistettuihin koruihin. Asiakkaat palaavat säännöllisesti puhdistuttamaan ja huollattamaan erityisiä korujaan.
Viimeisen kymmenen vuoden aikana verkkokauppa on kasvanut merkittävästi, mikä on tuonut mukanaan sekä uusia mahdollisuuksia että haasteita. Kun Maxime otti johdon käsiinsä, hän halusi laajentaa verkkokauppaa säilyttäen samalla fyysisen ja digitaalisen inventaariotilanteen täydellisen synkronoinnin.
Keskeiset toiminnalliset haasteet
Useat toistuvat ongelmat haittasivat päivittäistä toimintaa ja asiakaspalvelun laatua.
Inventaariohallintaan liittyvät ongelmat
Epäyhtenäisten inventaarioiden vuoksi asiakkaiden tiettyjä tuotteita koskevat tiedustelut vaativat usein useita järjestelmätarkistuksia ja puheluita toimittajille. Tämä prosessi saattoi viedä 15–20 minuuttia kutakin tiedustelua kohti, mikä heikensi asiakaskokemusta ja henkilöstön tuottavuutta.
Sesonkiaikana näistä viivästyksistä tuli erityisen ongelmallisia kiireellisissä ostoksissa.
Korjausseurannan ongelmat
Koska korjaamo sijaitsi toisella puolella kaupunkia, korjauksen etenemisen seuraaminen vaati manuaalista koordinointia toimipisteiden välillä. Asiakkaiden kysymyksiin korjauksen etenemisestä ei useinkaan voitu vastata välittömästi, vaan henkilökunnan piti mennä paikan päälle tarkistamaan tilanne korjaamolta.
Tämä prosessi vaikutti vasteaikoihin ja asiakastyytyväisyyteen, etenkin kiireellisten korjausten osalta.
Tilauskäsittelyn haasteet
Kiireisinä aikoina tiettyjen tilattujen tuotteiden löytäminen saattoi viedä paljon aikaa, koska seuranta ei ollut yhdenmukaista toimitus-, varasto- ja esillepanopaikkojen välillä. Tämä vaikutti henkilöstön tehokkuuteen ja asiakkaiden odotusaikoihin.
Nämä tehottomuudet tulivat erityisen selvästi esiin sesonkiaikoina, jolloin tilausten nopea toimitus oli ratkaisevan tärkeää.
Oikean ratkaisun löytäminen
Arvioituaan erilaisia vaihtoehtoja Maxime päätti ottaa käyttöön kattavan liiketoiminnan hallintajärjestelmän, joka on suunniteltu erityisesti korualan yrityksille. Tämä sai hänet valitsemaan Gem Logicin sen alalle räätälöityjen ominaisuuksien ja kokonaisvaltaisen lähestymistavan ansiosta.
Vaikka liiketoimintamme sujui hyvin jo ennen Gem Logic -ohjelmiston käyttöönottoa, tiesimme, että vanhojen prosessiemme rajoitukset tulisivat lopulta haittaamaan toimintaamme. Gem Logic on keino ottaa seuraava askel ja kehittää edelleen sitä, mitä olemme jo rakentaneet. Se on työkalu, jonka avulla voimme avata uusia mahdollisuuksia ja laajentaa näköalojamme.
Tulokset käyttöönoton jälkeen
Gem Logicin käyttöönoton jälkeen myymälän toiminnan tehokkuus ja asiakaspalvelun laatu paranivat huomattavasti.
Parannettu inventaario-vaste
Asiakkaiden tuotteiden saatavuutta koskeviin tiedusteluihin vastataan nyt välittömästi reaaliaikaisten inventaario-tietojen avulla. Vastausaika lyheni 15–20 minuutista alle 3 minuuttiin, ja vastaukset sisältävät tarkat inventaario-tiedot sekä toimitusennusteet.
Korjausprosessin seurannan tehostaminen
Korjaustilanteen tiedustelut käsitellään nyt välittömästi toimipisteiden välisen reaaliaikaisen seurannan avulla. Asiakkaat saavat tarkkoja päivityksiä korjauksen etenemisestä ja valmistumisaikatauluista, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja suositteluprosentteja.
Tehokas tilausten käsittely
Tilauspaikan ja toimituksen käsittely sujuu nyt saumattomasti integroidun seurannan ansiosta. Sesonkiaikana toiminta sujuu nyt jouhevasti, kun hakuaika on lyhentynyt ja asiakkaiden nouto-kokemus on parantunut.
Toiminnan aiheuttaman stressin väheneminen
Automatisoidut prosessit ja reaaliaikaiset tiedot vähensivät päivittäisiä hallinnollisia huolenaiheita
Parannettu asiakaspalvelu
Nopeammat vasteajat ja tarkat tiedot paransivat asiakastyytyväisyyttä
Skaalautuva toiminta
Nykyaikainen infrastruktuuri, joka tukee liiketoiminnan jatkuvaa kasvua ja laajentumista
Kokonaisvaikutus
Gem Logicin korualan liiketoiminnan hallintajärjestelmän käyttöönotto ratkaisi menestyksekkäästi Juwelen Vander Avortin toiminnalliset haasteet. Integroitu ratkaisu paransi tehokkuutta, vahvisti asiakaspalvelukapasiteettia ja loi perustan liiketoiminnan jatkuvalle kasvulle samalla, kun yritys pystyi säilyttämään sitoutumisensa yksilölliseen palveluun.