Peppol-sähköisen laskutuksen perusteet korualan yrityksille

Laskujen käsittelytavat yritysten välillä muuttuvat Euroopassa nopeasti. Jos yrityksesi on korualan yritys, joka myy muille yrityksille tai viranomaisille tai vastaanottaa laskuja toimittajilta, sinun on syytä tutustua Peppoliin. Tämä standardoitu sähköisen laskutuksen verkosto on tulossa pakolliseksi yhä useammissa EU-maissa, ja Gem Logicin avulla sääntöjen noudattaminen on helppoa.

Mikä on Peppol?

Peppol on lyhenne sanoista Pan-European Public Procurement Online. Se on suojattu verkosto, jonka avulla yritykset ja viranomaiset voivat vaihtaa sähköisiä asiakirjoja, kuten laskuja, tilauksia ja hyvityslaskuja, standardoidussa muodossa.

Ajattele sitä ikään kuin sähköpostina lähetettävänä laskuna, mutta yhdellä tärkeällä erolla: jokainen lasku noudattaa täsmälleen samaa rakennetta, joten vastaanottavat järjestelmät voivat käsitellä ne automaattisesti ilman ihmisen toimia.

Prosessi on yksinkertainen: yrityksesi lähettää laskun Gem Logicin kautta (joka toimii yhteyspisteenäsi), Peppol-verkko välittää sen turvallisesti, ja lasku saapuu asiakkaan järjestelmään. Kaikissa Peppol-laskuissa käytetään samaa XML-rakennetta (UBL-muotoa), mikä tarkoittaa, että vastaanottavat järjestelmät voivat lukea ja käsitellä laskut automaattisesti ilman manuaalista tietojen syöttöä.

Jokainen Peppol-verkoston osallistuja on todennettu ja sillä on yksilöllinen Peppol-tunnus. Tämä estää laskupetokset ja varmistaa, että asiakirjat päätyvät oikealle vastaanottajalle.

Miksi korualan yritykset tarvitsevat Peppolia

Useat EU-maat ovat ottamassa Peppol-sähköisen laskutuksen pakolliseksi yritysten välisissä liiketoimissa. Jos et ole valmistautunut tähän, saatat joutua sääntöjen noudattamiseen liittyviin ongelmiin tai menettää liiketoimintamahdollisuuksia.

EU:n sähköisen laskutuksen aikataulu

Belgia - Sähköinen laskutus Peppol-järjestelmän kautta on jo pakollista valtion virastoille lähetettävissä laskuissa (B2G). B2B-pakollisuus on tulossa.

Ranska - Sähköinen laskutus tulee pakolliseksi kaikissa yritysten välisissä liiketoimissa vuodesta 2026 alkaen, ja käyttöönotto tapahtuu vaiheittain yrityksen koon mukaan.

Saksa - B2B-sähköisen laskutuksen pakolliseksi tekeminen on suunniteltu vuosille 2025–2027, jolloin yritysten on ensin kyettävä vastaanottamaan sähköisiä laskuja ja vasta sen jälkeen lähettämään niitä.

Muu EU - EU:n ViDA-aloitteen (VAT in the Digital Age) tavoitteena on yhdenmukaistaa sähköinen laskutus kaikissa jäsenvaltioissa vuoteen 2028 mennessä.

Vaikka sähköinen laskutus ei vielä ole pakollista maassasi, Peppol-valmius tarjoaa sinulle kilpailuedun. Monet suuret yritykset ja julkishallinnon laitokset suosivat jo Peppol-laskujen käyttöä tai vaativat toimittajiltaan niiden lähettämistä.

Edut korualan yrityksille

Noudata säännöksiä - Varmista, että täytät nykyiset ja tulevat sähköisen laskutuksen vaatimukset ilman viime hetken kiirettä. Kun varaudut asiaan jo nyt, liiketoimintasi ei häiriinny myöhemmin.

Säästä aikaa - Ei enää PDF-laskujen tulostamista, skannaamista tai lähettämistä sähköpostitse. Lähetä laskut suoraan Gem Logicista yhdellä napsautuksella ja vastaanota toimittajien laskut automaattisesti.

Vähemmän virheitä - Vakiomuotoiset laskumallit estävät manuaalisen tietojen syöttämisen virheet. Asiakkaan järjestelmä lukee laskutiedot automaattisesti ja tarkasti.

Nopeammat maksut - Kun asiakkaan kirjanpitojärjestelmä käsittelee laskut automaattisesti, ne pääsevät maksujonoon nopeammin. Laskuja ei enää katoa sähköpostilaatikoihin.

Siirry paperittomaan toimintaan - Sähköinen laskutus tarkoittaa, ettei tarvita paperia, tulostusta eikä postimaksuja. Se on parempi ympäristölle ja parempi yrityksesi tulokselle.

Hanki lisää asiakkaita - Monet suuret yritykset suosivat toimittajia, jotka pystyvät lähettämään Peppol-laskuja. Peppol-valmius avaa ovia uusille B2B-mahdollisuuksille.

Miten Peppol toimii Gem Logicissa

Gem Logic sisältää suoran Peppol-yhteyspisteen. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse rekisteröityä mihinkään kolmannen osapuolen sähköisen laskutuksen palveluihin tai maksaa lisämaksuja. Kaikki hoituu nykyisen Gem Logic -tilauksesi puitteissa.

Laskujen lähettäminen Peppolin kautta

1. Ota Peppol käyttöön asetuksissasi - Siirry Gem Logic -asetuksiin ja ota Peppol-integraatio käyttöön. Sinun on annettava yrityksesi ALV-numero rekisteröityäksesi Peppol-verkostoon.
2. Lisää asiakkaan Peppol-tunnus - Lisää jokaisen asiakkaan, jolle haluat lähettää Peppol-laskuja, Peppol-tunnus asiakastietoihin. Se on yleensä asiakkaan ALV-numero, jonka eteen on lisätty maakoodi (esim. BE:0123456789).
3. Luo ja lähetä laskusi - Luo lasku Gem Logicissa tavalliseen tapaan. Kun olet valmis lähettämään laskun, napsauta vain ”Lähetä Peppolin kautta” -painiketta. Lasku muunnetaan automaattisesti oikeaan UBL-muotoon ja toimitetaan asiakkaallesi.

Gem Logic näyttää jokaisen Peppol-laskun toimitustilan, joten tiedät tarkalleen, milloin lasku on saapunut asiakkaan järjestelmään.

Toimittajilta tulevien laskujen vastaanottaminen

Kun olet rekisteröitynyt Peppol-verkostoon, toimittajasi voivat lähettää laskut suoraan Gem Logic -tilillesi. Nämä laskut näkyvät automaattisesti järjestelmässäsi, valmiina tarkastettaviksi ja käsiteltäviksi.

• Laskut saapuvat automaattisesti
• Tiedot on täytetty valmiiksi oikein
• Manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita
• Täydellinen kirjausketju säilytetään

Peppolin käytön aloittaminen

Aloittaminen on helppoa:

1. Ota Peppol-integraatio käyttöön Gem Logic -asetuspaneelissa
2. Syötä ALV-numerosi saadaksesi Peppol-tunnuksesi ja liittyäksesi verkostoon
3. Lisää asiakkaiden Peppol-tunnukset ja lähetä ensimmäinen sähköinen laskusi