Kuinka tehdä koruliikkeen inventaario

Varastonhallinta kultasepänliikkeessä ei ole sama ongelma kuin vaatenliikkeessä tai rautakaupassa. Yksi sormus voi olla arvokkaampi kuin viikon myynti. Kaksi näennäisesti identtistä vihkisormusta voivat erota 0,3 grammaa kultaa ja 200 euroa arvossa. Toimittajan konsignaationa oleva timantti on näyttökaapissanne mutta ei kuulu Teille. Viime tiistaina tullut korjaus ei teknisesti ole varastoanne, mutta se on kassassanne.

Useimmat yleiset varastonhallinnan neuvot sivuuttavat nämä todellisuudet. Tämä opas ei. Se käy läpi kuinka kultasepät todella hallinnoivat varastoa päivittäin: mitä seurata, kuinka suorittaa inventaari sulkematta liikettä, kuinka käsitellä konsignaatio- ja memotuotteita, kuinka käsitellä kullan hinnanmuutoksia tuotteille, jotka ovat olleet varastossa vuosia, ja missä ohjelmisto kuten Gem Logic poistaa manuaalisen työn kokonaan.

Jos olette edelleen taulukkolaskentaohjelmalla tai muistikirjalla, tämän artikkelin jälkipuolisko on epämiellyttävää luettavaa. Siinä on idea.

Miksi koruvarastonhallinta on pohjimmiltaan erilaista kuin vähittäiskaupan varastonhallinta

Ennen käytäntöä auttaa olla rehellinen miksi. Koruvarastonhallinta on vaikeaa syistä, joilla ei ole mitään tekemistä sen kanssa kuinka järjestäytyneitä olette, vaan kaikki tekemistä tavaroiden luonteen kanssa.

Jokainen tuote on usein ainutlaatuinen

Sormus, jossa on 0,5 karaatin timantti, ei ole sama kappale kuin toinen sormus, jossa on 0,5 karaatin timantti. Väri, puhtaus, hionta, fluoresenssi, sertifikaatti: kaikki eroaa. Siksi vakavat kultasepät eivät työskentele yhdellä SKU:lla per malli, vaan sarjanumerolla per yksittäinen kappale.

Taustalla oleva arvo muuttuu päivittäin

Kullan hinta liikkuu joka päivä. Sormus, jonka valmistitte tammikuussa 2023 kullan ollessa 55 euroa grammalta, on kaupallisesti eri asia kuin sama sormus tänään. Kuka tätä seuraa? Pidä silmällä spot-hintaa ilmaisen reaaliaikaisen kultahintatyökalumme avulla ja anna metallihintasynkronoinnin tehdä uudelleenlaskenta puolestanne varastossanne.

Varastossanne on tavaraa, joka ei ole teidän

Komissiomyyntituotteet, memotuotteet, asiakkaiden korjaukset, hyväksyttäväksi lähetetyt tuotteet. Ne kaikki ovat kassaholvillanne, mutta eivät kaikki ole omaisuuttanne. Niiden käsitteleminen yhtenä erottamattomana kasana on tapa, jolla kultasepät päätyvät myymään jotain, mitä he eivät omistaneet.

Vakuutus- ja oikeusvaatimukset ovat tiukempia

Vakuutusyhtiöt edellyttävät arvioita. Varkauden jälkeen teidän on esitettävä sarjanumero ja valokuva. Se ei ole mukava lisä, vaan ehto korvauksen saamiselle.

Korjaukset hämärtävät rajan varaston ja ei-varaston välillä

Korjaus ei ole varastoa, mutta se on fyysisesti osa sitä, mikä on liikkeessänne. Se tarvitsee oman seurantansa, erillään tuotteista, joita voitte tosiasiassa myydä. Hyvä korjaustenhallinta pitää tämän rajan selkeänä.

Rakentakaa luokittelu, joka vastaa kultaseppien todellista työtapaa

"Luokitelkaa tyypin ja materiaalin mukaan" on vakioneuvona. Se on oikein, mutta liian yksinkertainen. Tässä on se, mitä kultasepät tarvitsevat käytännössä.

Ensisijainen luokittelu (tyyppi)

• Sormukset: kihlasormukset, vihkisormukset, ikuisuussormukset, sinettisormukset, muotisormukset
• Kaulakorut: ketjut, riipukset, kaulaköydet, lariat-kaulakorut
• Rannekorut: tennisrannekorut, bangles-rannekorut, rannerenkaat, riipusrannekorut
• Korvakorut: napit, renkaat, riippuvat korvakorut, korvakäyrät
• Kellot
• Irralliset kivet (timantit, värilliset jalokivet)
• Jalometallit (kultaharkkoja ja -kolikoita niille, jotka ostavat ja käyvät kauppaa)

Toissijaiset ominaisuudet tuotetta kohden

Tässä yleiset vähittäismyyntiohjelmistot epäonnistuvat ja korualan ohjelmistot voittavat. Jokaisen tuotteen tulisi sisältää:

• Metallin tyyppi ja karaaatti (9k, 14k, 18k, 22k, 24k, sterling, platina)
• Kullan väri (keltainen, valkoinen, ruusukulta)
• Kokonaispaino grammoina, välttämätön uudelleenarvostukselle, kun kullan hinta muuttuu
• Kiven tiedot: tyyppi, karaatti, väri, puhtaus, hionta, sertifikaatin numero
• Alkuperä: valmistettu työpajassanne, ostettu kokoelma tai komissiomyynti
• Tila: varastossa, näytteillä, memossa, korjattavana, varattu, myyty

Gem Logicissa tämä on sisäänrakennettu: kultaa seurataan karaatin mukaan automaattisella puhtausmuunnoksella, jalokivet sisältävät puhtautensa, hionnan, muotonsa, värinsä ja karaattipainonsa, ja jokainen tuote säilyttää omat valokuvansa, viivakoodinsa ja reaaliaikaisen varaston tilansa.

Miksi tämä on operatiivisesti tärkeää

Hyvä luokittelu tarkoittaa, että voitte vastata kysymyksiin kuten "näytä kaikki 18 karaatin keltakultasormukset smaragdilla alle 2000 euron hinnalla." Se ei ole ylellisyys, vaan perusta älykkäämmälle ostamiselle ja älykkäämmälle alennusmyynnille. Se toimii vain, kun tuoteluettelonne ja laajempi liikkeenhallintanne jakavat samat rakenteelliset tiedot.

Valitkaa liikkeenne kokoon sopiva seurantajärjestelmä

"Valitse järjestelmä" ei ole riittävä ohjeistus. Tässä on todellinen päätöspuu.

Alle 100 kappaletta, yksi toimipiste

Laskentataulukko voi toimia, jos Teillä on kurinalaisuutta. Mutta heti kun lisäätte toisen tiimin jäsenen, se hajoaa: versioita, kaksoissyöttöjä, virheitä.

100–500 kappaletta, yksi toimipiste, ei verkkokauppaa

Tässä vaiheessa laskentataulukko ei enää riitä: viivakoodien skannaus, kuvat per kappale, tilojen seuranta ja yhteys myynteihin. Tässä vaiheessa erityisohjelmisto alkaa maksaa itsensä takaisin.

Yli 500 kappaletta, useita toimipisteitä tai verkkokauppa

Ei enää keskustelua: tarvitsette kunnollisen järjestelmän. Reaaliaikainen synkronointi myymälän ja verkkokaupan välillä, varasto useissa toimipisteissä ja automaattiset tilapäivitykset heti kun kappale on myyty.

Merkit siitä, ettei nykyinen järjestelmä enää sovi

Vastatkaa rehellisesti:

• Löysittekö "kadonneen" kappaleen laatikosta vähintään kerran viime vuonna?
• Onko hallinnollisen ja fyysisen varaston välillä yli 2 % ero?
• Onko tiimin jäsen myynyt kappaleen, joka oli jo varattu verkossa?
• Kestääkö vuotuinen inventaario yli kaksi päivää?
• Ettekö näe 30 sekunnissa, mitä tietty sormus maksoi Teille?

Yli kaksi "kyllä"-vastausta, ja on aika tutustua todellisen järjestelmän ominaisuuksiin ja siihen, mitä ne maksavat.

Valokuvatkaa jokainen kappale (ja miksi useimmat kultasepät tekevät tämän väärin)

"Ottakaa hyviä kuvia" on oikein, mutta se sivuuttaa pointin: arvo on siinä, että teette sen johdonmukaisesti ja liitätte tuloksen oikeaan tietueeseen.

Vähintään kolme kuvaa per kappale

• Etu, valkoisella taustalla, tietojanne ja vakuuttajaa varten
• Sivu- tai sisäyksityiskohta, tunnistamista varten, jos korjauksen jälkeen syntyy riita
• Lähikuva kivistä ja leimamerkeistä

Valolaatikkoasetelma alle 200 eurolla

Ette tarvitse ammattistudiota. Pieni valolaatikko, puhelimen jalusta ja tasainen valo riittävät puhtaisiin, toistettaviin kuviin, jotka näyttävät samalta koko luettelossanne.

Liittäkää kuvat varastotietueeseen, älkää satunnaiseen kansioon

Kuvat ovat arvottomia, jos ne elävät satunnaisessa kansiossa jonkun puhelimessa. Niiden on oltava sidoksissa itse kappaleeseen. Gem Logicissa kuvat ovat suoraan tuotetietueessa, ja AI-kuvatyökalumme voivat siistiä taustan tai terävöittää vanhan kuvan, jotta luettelonne näyttää yhtenäiseltä ilman studiointipäivää.

Miksi tämä on myös oikeudellinen suoja

Asiakaskorjauksissa ennen vastaanottohetkellä otettu kuva on ainoa suojanne väitteitä vastaan kuten "timanttini on nyt pienempi" tai "kaiverrus on muuttunut". Hävitty vaatimus voi maksaa tuhansia. Juuri siksi korjausten vastaanotto tulisi tallentaa kuvat heti, kun kappale ylittää tiskin.

Inventaario: täysi varastolaskenta sulkematta myymälää

Tämä on luku, jonka useimmat oppaat ohittavat, ja se, jonka kanssa jokainen kultaseppä kamppailee. Teidän ei tarvitse sulkea viikoksi tammikuussa.

Laskekaa jaksoissa

Sen sijaan että sulkisitte viikoksi, laskekaa yksi kategoria joka viikko. Vuoden loppuun mennessä olette laskeneet kaiken sulkematta koskaan ovea, ja huomaatte virheet niiden tapahtuessa sen sijaan, että kohtaisitte ne kaikki kerralla.

Arvokkaat kappaleet: kuukausittain

Kaikki yli 5000 euron kappaleet tarkastetaan fyysisesti joka kuukausi. Tämä ei ole valinnaista.

Miten poikkeamat käsitellään

• Laskekaa ensin uudelleen
• Tarkistakaa, onko kappale korjauslaatikossa
• Tarkistakaa, onko se asiakkaan katseltavana
• Tarkistakaa kyseisen tuotenumeron lähellä olevat viimeaikaiset myynnit virheellisen skannauksen varalta
• Vain viimeisenä keinona kirjatkaa se tappioksi tai epäillyksi varkaudeksi

Käytännöllinen prosessi

• Kaksi henkilöä laskee itsenäisesti
• Inventointilistoja verrataan jälkikäteen
• Kolmas henkilö laskee kaikki erot uudelleen
• Vasta tämän jälkeen järjestelmää päivitetään

Komissiotavaran, memo-tavaran ja katseltavana olevien tuotteiden seuranta

Tämä on todellinen ongelma brändejen ja suunnittelijoiden kanssa työskenteleville kultasepille, ja useimmat oppaat sivuuttavat sen kokonaan.

Komissio: mikä se on oikeudellisesti?

Kappaleet, jotka ovat fyysisesti Teillä, mutta jotka pysyvät toimittajan omaisuutena, kunnes ne myydään. Varkauden tai tulipalon sattuessa yleensä sovelletaan toimittajan vakuutusta, mutta lukekaa sopimuksenne: yksityiskohdat ovat tärkeitä.

Miten se pidetään erillään

• Erillinen varastoluokka
• Omistaja selkeästi merkittynä järjestelmään
• Ostolasku laaditaan myyntihetkellä, ei vastaanoton yhteydessä
• Säännöllinen täsmäytys toimittajan kanssa: mitkä kappaleet ovat vielä täällä?

Gem Logicissa komissio on ensisijainen toiminto: jokainen kappale sisältää omistajansa, maksu seurataan prosenttiosuutena tai kiinteänä summana, ja myynti linkitetään takaisin oikealle kumppanille, joten tilitys on suoraviivaista.

Memo-tavara (asiakkaan katseltavana)

Kappaleet, jotka annatte asiakkaalle päivän ajaksi kokeiltaviksi. Riski on usein Teillä, joten dokumentointi on kaikki kaikessa: allekirjoitettu kuitti, jossa on valokuva ja arvioitu arvo. Memojen avulla varasto tietää, että kappale on memossa eikä hyllyssä, joten sitä ei voida vahingossa myydä muualle, ja memo-varasto pysyy erillään Teidän omistamastanne varastosta.

Hinnoittelun dynamiikka: kullan hinnanmuutokset vanhentuneessa varastossa

Ongelma

Valmistitte 18k-sormuksen maaliskuussa 2024, kun kulta oli 60 euroa grammalta. Se on yhä vitriinissä. Tänään kulta on 78 euroa grammalta. Mikä on oikea myyntihinta?

Kolme lähestymistapaa

• Historiallinen kustannus plus kate: pidetään alkuperäinen marginaali. Ennakoitavaa, mutta joko jätätte rahaa pöydälle tai olette liian kalliita.
• Markkinakustannus plus kate: uudelleenlaske tämän päivän kullan hinnan mukaan. Teidän kateprosenttinne pysyy vakiona, mutta hinnat muuttuvat usein ja asiakkaat voivat hämmentyä.
• Hybridi: arvioi vakiomallisto uudelleen neljännesvuosittain ja hinnoittele tilaustyöt päivän kurssilla.

Kumman tahansa valitsette, käsin tekeminen on ongelma. Metallin hintasynkronoinnin avulla joka kerta kun tuotteen metallihinta muuttuu, normaali myyntihinta ja mahdollinen alehinta lasketaan uudelleen määrittämänne säännön mukaisesti, joten kateprosenttinne pysyy tavoitteessanne ja jokainen ostetusta kullasta valmistettu uusi kappale hinnoitellaan painotetun keskihinnan mukaan.

Vanhentunut varasto (yli 12 kuukautta)

On toinenkin näkökohta: vaihtoehtokustannus. Kolmatta vuotta vitriinissä oleva kappale on parempi myydä minimaalilla katteella kuin ihailla sitä toisen kauden. Turvautukaa raportointiinne nähdäksenne mikä liikkuu ja mikä ei, ja toimikaa sen mukaan.

Tilausrajat: ei vain valmiit tuotteet, myös raaka-aineet

Vähittäiskaupalle: myydyimmät mallit

Vihkisormukset vakiokokoina, perusketjut. Asettakaa vähimmäistaso ja saakaa hälytys kun varasto laskee sen alle, jotta ette menettäisi helppoa myyntiä peruskappalen loppuessa.

Työpajoille: jalometalli raaka-aineena

Kuinka paljon 18 karaatin kultaa pidätte levynä, lankana tai rakeina? Milloin tilatte lisää? Se monimutkaistuu: jalostajan toimitusajat ovat usein 2–5 päivää, hinta liikkuu, ettekä halua kerryttää varastoa kullan ollessa korkealla. Verstas, joka seuraa raakametallia valmiiden kappaleiden rinnalla, tekee tästä päätöksen arvailun sijaan.

Kausiluonteisuus

Kihlasormukset ovat huipussaan ympäri ystävänpäivää ja joulua. Rippihopeat liikkuvat keväällä. Suunnitelkaa varastonne sen kalenterin mukaan, jota asiakkaanne todella elävät.

Turvallisuus, vakuutus ja varaston dokumentointi

Mitä vakuutusyhtiönne todella vaatii

• Ajan tasalla oleva varastoluettelo, yleensä neljännes- tai puolivuosittain
• Valokuva jokaisesta kappaleesta tietyn rajan ylittävällä arvolla (tämä vaihtelee vakuutuksen mukaan)
• Ostolaskut tai arvioinnit
• Sarjanumerot soveltuvissa tapauksissa

Mitä tarvitsette vahingonkorvausta hakiessanne

Mikään vakuutusyhtiö ei maksa korvauksia väitteen "meillä oli sormus noin 4000 euron arvosta" perusteella. Tarvitsette päivätyn valokuvan, ostolaskun tai arvioinnin, kappaleen viimeisessä varastoluettelossanne ja mahdolliset sertifikaatit.

Käytännön vinkki: vuosittainen digitaalinen varmuuskopio vakuutusyhtiöllenne

Joka tammikuu lähettäkää välittäjällenne viety luettelo sekä valokuva-arkisto. Gem Logic antaa Teidän viedä tietonne Exceliin, joten seisotte paljon vakaammalla pohjalla mikäli joudutte koskaan tekemään vahingonkorvausvaatimuksen.

Varastonne yhdistäminen myyntikanaviinne

Tässä varasto lakkaa olemasta toimistotehtävä ja muuttuu myyntikysymykseksi.

Myyntipisteen kassajärjestelmä

Kun myytä tiskillä, varaston pitäisi laskea välittömästi. Se kuulostaa ilmeiseltä, mutta laskentataulukkotyönkuluissa se tapahtuu vain illalla, virheiden kera.

Verkkokaupan synkronointi

Varasto on synkronoitava reaaliajassa myymälän ja verkkokaupan välillä. Muutoin myytä verkossa kappaleen, joka myytiin jo myymälässä samana aamuna. Korujen verkkokauppasivusto, joka jakaa yhden varastolähteen tiskinne kanssa, poistaa tämän riskin kokonaan.

Kauppapaikat ja ulkoiset alustat

Useammassa paikassa myyminen edellyttää yhtä keskitettyä varastolähdettä, tai saatte kaksinkertaisia myyntejä ja tyytymättömiä asiakkaita. Gem Logic synkronoituu WooCommercen kanssa valmiina, ja yhdistyy muihin työkaluihin API-integrointien kautta.

Johtopäätös: taulukkolaskennasta järjestelmään, kaaoksesta hallintaan

Varastonhallinta ei ole hallintotehtävä. Kyse on siitä, että tiedätte, missä jokainen euro on, jokainen sormus, jokainen kultakaraatti. Kyse on siitä, että tiedätte, mitkä kappaleet ovat olleet varastossa liian kauan ja mitä Teidän on tilattava uudelleen huomenna. Kyse on siitä, että voitte kertoa asiakkaalle kymmenessä sekunnissa, onko tietty korvakorukappale vielä saatavilla, missä koossa ja mitä se maksaa tänään.

Kultasepät, jotka hallitsevat tämän hyvin, myyvät enemmän, menettävät vähemmän ja nukkuvat paremmin. Tähän tarvittava teknologia on olemassa. Ainoa kysymys on, kasvaako Teidän järjestelmänne liiketoimintanne mukana.

Keskeiset huomiot

• Yleiset vähittäismyyntiohjelmistot eivät ole rakennettu karaattien, painon, sertifikaattien ja konsignation monimutkaisuutta varten
• Jatkuvat inventaarioinnit päihittävät kerran vuodessa tehtävän suuren inventaarion
• Valokuvat ovat oikeudellisesti ja kaupallisesti välttämättömiä, ja ne on sidottava varastotietueeseen
• Kullan hinnanmuutokset edellyttävät aktiivista varastonhallintaa, ei staattista hinnastoa
• Varasto ei ole takatoimisto-ongelma, se on myynnin, katteen ja palvelun perusta