Lo único que vende y que aún debe después.
El dinero llega el día que se compra la tarjeta. La joya sale meses después, en una venta distinta, a menudo para alguien que nunca ha estado en su tienda. Por eso una tarjeta de regalo en Gem Logic está construida como un libro de cuentas y no como un registro: el saldo se calcula a partir de cada canje, las condiciones no pueden editarse después y la tarjeta nunca puede eliminarse.
Una tarjeta de regalo es dinero que usted ha recibido y aún no ha entregado.
Esa frase determina cómo debe construirse todo el sistema. El dinero que se debe necesita un saldo que nadie pueda escribir, un historial que no pueda alterarse discretamente y un registro que sobreviva a la persona que lo emitió. Lo que la mayoría de sistemas ofrecen es un código en una hoja de cálculo y un número que alguien edita.
Usted tiene el dinero y debe la mercancía. Hasta que se gaste la tarjeta, el importe en ella es una obligación que permanece en su saldo bancario con la misma apariencia que los ingresos.
No se almacena ni se ajusta. Es el importe por el que se emitió, menos cada canje exitoso contra ella, recalculado en cada guardado.
El código, el importe, la moneda y la caducidad se fijan en el momento de la emisión, y ninguna tarjeta se elimina jamás. Una tarjeta que ya no honre se desactiva y permanece visible.
Cada tarjeta es una persona que tiene un motivo para venir, normalmente alguien que nunca ha estado en su tienda y que suele gastar más del importe de la tarjeta.
Se compra y se gasta en el mismo mostrador que todo lo demás, en el mismo pedido, como una línea y luego como método de pago. Sin segundo sistema, sin inicio de sesión separado, sin proveedor de tarjetas que se lleve un porcentaje de su propio dinero.
Tres formas en las que una tarjeta cobra existencia, y solo una de ellas es un regalo.
Alguien compra una en el mostrador en diciembre. A alguien se le entrega una porque una reparación llevó tres semanas más de lo prometido. Y a alguien se le debe dinero que usted preferiría mantener en la tienda: un sobrepago, una devolución, o el oro que vendió esta mañana. Las tres crean el mismo objeto, y se comporta de la misma manera después.
Añadida al pedido como una línea de artículo con impuesto cero, porque el impuesto pertenece a lo que la tarjeta finalmente compre. El cliente paga por ella como por cualquier otra cosa y el código se activa en el momento en que se confirma la venta.
Emitida por sí sola para un sorteo, un concurso, un pedido corporativo, o una disculpa que vale más que una llamada telefónica. Mismo objeto, sin venta detrás, y el registro indica quién la creó y cuándo.
Un pedido sobrepagado, una pieza devuelta, o una recompra se convierte en una tarjeta por la diferencia en lugar de efectivo fuera de la caja. Alguien que vino a vender una cadena se va con $2.280 para gastar en lo que está en el escaparate, y ofrecer un poco más en crédito que en efectivo beneficia a ambas partes.
Nadie quiere que le lean un código en voz alta en el mostrador. Cada tarjeta se imprime como un vale formal con el código, el importe, el vencimiento y su propia marca, generado en el idioma que figura en el registro de contacto del cliente. Imprímalo en el mostrador, o envíelo.
En el mostrador es un método de pago, no un enigma.
Aquí es donde las tarjetas regalo ponen en aprietos a los comercios. Alguien llega con una tarjeta y averiguar su saldo implica una llamada, una carpeta o un compañero que no está hoy. En este sistema la tarjeta es uno más de los métodos de pago del pedido. Teclee el código o seleccione la tarjeta del propio cliente si ya está en la venta, y el importe se descuenta delante de él.
Si se pide más que el saldo, el importe se limita a lo que queda y el resto se abona con otro método. Una tarjeta no puede tener saldo negativo, no puede gastarse dos veces y no puede usarse si está desactivada o caducada.
La mayoría de las joyas cuestan más que la tarjeta con la que se compraron, que es precisamente la idea. Una tarjeta de 150 $ contra unos pendientes de 890 $ deja 740 $ para la tarjeta bancaria, y ambos pagos quedan en el mismo pedido.
Aplicar la tarjeta equivocada en la venta equivocada es un martes cualquiera. Elimine el pago y la tarjeta se recalcula sola, porque el saldo nunca fue un número que alguien tuviera que acordarse de corregir.
El saldo no es un campo, y nadie puede editarlo para salir del paso.
Esta es la parte que parece una restricción y en realidad es el producto. Una tarjeta regalo es dinero de la tienda, y dinero de la tienda que cualquiera con acceso puede recargar, alterar o borrar no merece emitirse. El código, el importe, la divisa, la caducidad y el cliente quedan fijos cuando se crea la tarjeta. Lo que cambia es la lista de canjes, y el saldo la refleja.
Código, importe, divisa, vencimiento, cliente y la venta de origen no se pueden modificar después. Inténtelo y el sistema le indicará qué campo está tocando. La única vía para hacerlo es deliberada y limitada: un administrador, o un ajuste que su propietario activa conscientemente.
Una tarjeta emitida por error, reemplazada o reportada como extraviada se desactiva y permanece en la lista con su historial. Eliminarla borraría la única evidencia del dinero que recibió, que es precisamente lo que un contador querrá ver.
Emitida, impresa, canjeada, desactivada y reactivada: todo queda registrado en la actividad de la tarjeta con quién y cuándo. Cuando un cliente dice que el saldo es incorrecto, la respuesta está en la tarjeta, no en el recuerdo de alguien sobre marzo.
Las tarjetas regalo no son ingresos hasta que alguien las gasta.
Un diciembre de ventas de tarjetas regalo parece un diciembre muy bueno. Parte de eso es en realidad un enero muy bueno, y un poco no es nada en absoluto. La diferencia entre los tres es el saldo pendiente, y es una sola cifra: todo lo emitido, menos todo lo canjeado. Conocerla marca la diferencia entre una tienda que vende tarjetas regalo y una tienda que ha pedido dinero prestado discretamente a sus clientes.
El dinero es real y está en su cuenta, pero también lo es la obligación, y su contador querrá tenerlos separados. Una cifra, en la lista, en cualquier fecha: lo que ha recibido y aún no ha entregado. Facilítesela mensualmente en lugar de reconstruirla en marzo.
Las tarjetas pueden llevar fecha de caducidad o no, según cada tarjeta, y cuando establezca una, las normas que le sean aplicables son las que usted debe seguir. Lo que hace el módulo es hacer visibles las fechas con antelación, de modo que una tarjeta a punto de caducar sea motivo para llamar a alguien en lugar de convertirse en una conversación incómoda en el mostrador.
Quien llegue con la tarjeta nunca le ha comprado. Llega con un presupuesto ya gastado, normalmente lo supera, y el canje crea por primera vez un registro de contacto. Para eso estaba la tarjeta en realidad.
El crédito de la tienda toca la caja, la contabilidad y el mostrador de compra.
¿Cuánto de lo que vendió en diciembre sigue todavía en la cartera de alguien?
Si la respuesta es una caja de zapatos llena de tarjetas numeradas y una hoja de cálculo, reserve una demostración. Configuraremos con usted el formato de código y haremos el recorrido completo de una tarjeta desde el mostrador hasta la caja y de vuelta.