Cada documento, adjunto donde corresponde
Informes de laboratorio, certificados de proveedores, copias de identificación, presupuestos firmados, fotos de reparación, formularios de seguro: todos necesitan almacenarse en algún lugar. Gem Logic los adjunta al cliente, al producto o al pedido al que pertenecen, en lugar de una bandeja de entrada que olvidará revisar.
Adjúntelo una vez, encuéntrelo para siempre
Cada registro en Gem Logic tiene un área de documentos. Deposite un archivo y permanecerá vinculado a ese registro desde entonces, con quien lo necesite, donde sea que trabaje.
Clientes, productos, pedidos, reparaciones, presupuestos, proveedores: cada registro admite PDF, imágenes, archivos Word y hojas de cálculo. El archivo permanece con el registro para siempre.
Agrupe archivos en carpetas, anídelas si lo desea, y destaque los importantes para que aparezcan primero. Certificados aquí, fotos allá, contratos en su propio lugar.
PDF, Word, Excel, imágenes y texto plano se abren directamente donde están. Sin necesidad de descargar primero a una carpeta del escritorio, sin adivinar qué contiene scan-final-v2.pdf.
El certificado está ahí cuando el cliente lo pide
Alguien en el mostrador solicita el informe del laboratorio. Usted abre el producto, hace clic en el PDF destacado y la vista previa muestra los detalles inmediatamente, listo para imprimir o compartir.
Los PDF de laboratorio se adjuntan a la pieza que describen. Combínelos con los certificados de Gem Logic que usted mismo emite, y todo el historial documental de una piedra está a un clic del producto.
Las copias de identificación y los formularios firmados requeridos para la recompra y la consignación se guardan en el registro del cliente, de modo que la documentación está lista en el momento en que necesita demostrar que existe.
Las imágenes antes y después en el registro de reparación muestran exactamente cómo entró la pieza y cómo salió. Cuando un cliente cuestiona un rasguño, la respuesta es una fotografía, no una discusión.
Los tipos de archivos que los joyeros dejan de perder
Seis categorías cubren la mayoría de lo que solía estar en bandejas de entrada, unidades compartidas y cajones de escritorio. Cada una se adjunta a un tipo diferente de registro.
Los PDF de GIA y otros laboratorios adjuntos al producto, listos para mostrar o compartir con el cliente en el mostrador.
Facturas, albaranes y hojas de calidad adjuntos al pedido del proveedor con el que llegaron.
Requeridos para el cumplimiento de recompra y consignación, almacenados en el contacto al que identifican.
Imágenes de antes y después almacenadas en el registro de reparación, para resolver disputas sobre el estado de forma sencilla.
Tasaciones y pólizas guardadas con el cliente, listas cuando un asegurador o una nueva tasación las soliciten.
El PDF firmado queda junto al pedido, con un rastro claro de quién firmó qué y cuándo.
¿Cuánto tiempo le lleva encontrar un PDF hoy?
Bandeja de entrada, unidad compartida, hilo de WhatsApp, cajón del escritorio. Cuando un certificado puede estar en cuatro lugares posibles, cada pregunta del cliente cuesta minutos. Cuando está en el producto, la respuesta está a una búsqueda de distancia.
Dónde terminan estos archivos
Deje de buscar en tres unidades para encontrar un PDF
Los archivos pertenecen a los registros que describen. Reserve una demostración y le mostraremos cómo Gem Logic adjunta certificados, fotos y contratos a los productos, clientes y pedidos que ya tiene.