Cómo Juwelen Vander Avort modernizó sus operaciones
Una joyería familiar de Lovaina con 35 años de antigüedad realizó con éxito la transición de unos procesos manuales obsoletos a un sistema de gestión empresarial moderno e integrado.
Acerca de Juwelen Vander Avort
Fundada en 1985, Juwelen Vander Avort lleva más de 35 años atendiendo a sus clientes en el centro histórico de Lovaina. La empresa familiar está especializada en anillos de compromiso, joyas a medida y servicios profesionales de reparación.
En 2018, Maxime Vander Avort comenzó a hacerse cargo de las operaciones de sus padres. A medida que el negocio crecía, reconoció que sus procesos manuales y su software anticuado limitaban la eficiencia y afectaban a la calidad del servicio al cliente.
El objetivo era modernizar las operaciones manteniendo su reputación de servicio personalizado.
Limitaciones del sistema anterior
Quince años antes, la tienda había implantado un sistema CRM para dejar atrás los registros manuscritos. Aunque inicialmente resultó útil, el sistema se quedó obsoleto con el tiempo, con actualizaciones limitadas y sin funciones esenciales.
El software anticuado creaba ineficiencias durante las temporadas altas, con problemas de sincronización de datos y capacidades limitadas de elaboración de informes. La productividad del personal se veía afectada, especialmente en periodos de gran actividad como Navidad y San Valentín.
Maxime reconoció que actualizar su sistema de gestión empresarial era esencial para seguir creciendo.
El panorama competitivo
Juwelen Vander Avort necesitaba una herramienta que permitiera mejorar los procesos y la gestión de datos, manteniendo al mismo tiempo el servicio altamente personalizado de la marca.
El negocio de la joyería es altamente competitivo y desafiante, por lo que Juwelen Vander Avort se ha centrado en el servicio personal con joyas únicas hechas a medida, con clientes que vuelven regularmente para que les limpien y mantengan sus piezas especiales.
En los últimos diez años, la venta minorista en línea ha crecido de forma significativa, creando tanto nuevas oportunidades como retos. Cuando Maxime se hizo cargo, quería expandirse en línea manteniendo al mismo tiempo una sincronización perfecta entre el inventario físico y el digital.
Principales retos operativos
Varios problemas recurrentes estaban afectando a las operaciones diarias y a la calidad del servicio al cliente.
Cuestiones de gestión de inventarios
Las consultas de los clientes sobre piezas específicas a menudo requerían múltiples comprobaciones del sistema y llamadas telefónicas a los proveedores debido a la inconsistencia de los datos de inventario. Este proceso podía llevar entre 15 y 20 minutos por consulta, lo que afectaba a la experiencia del cliente y a la productividad del personal.
Durante las temporadas altas, estos retrasos resultaban especialmente problemáticos para las compras urgentes.
Dificultades en el seguimiento de las reparaciones
Con su taller de reparaciones situado al otro lado de la ciudad, el seguimiento del estado de las reparaciones requería una coordinación manual entre las distintas ubicaciones. Las consultas de los clientes sobre el progreso de las reparaciones a menudo no podían responderse inmediatamente, lo que obligaba al personal a consultar físicamente con el atelier.
Este proceso repercutió en los tiempos de respuesta y en la satisfacción de los clientes, especialmente en el caso de las reparaciones urgentes.
Desafíos del cumplimiento de pedidos
Durante los periodos de mayor afluencia, localizar los artículos específicos pedidos podía llevar mucho tiempo debido a la falta de coherencia en el seguimiento entre las ubicaciones de entrega, almacenamiento y exposición. Esto afectaba a la eficiencia del personal y a los tiempos de espera de los clientes.
Estas ineficiencias se hacían notar especialmente durante las temporadas altas, cuando era crucial atender rápidamente los pedidos.
Encontrar la solución adecuada
Tras evaluar varias opciones, Maxime decidió implantar un sistema integral de gestión empresarial diseñado específicamente para empresas de joyería. Esto le llevó a elegir Gem Logic por sus funciones específicas para el sector y su enfoque integrado.
Aunque nos iba bien antes de implantar el software Gem Logic, sabíamos que las limitaciones de nuestros antiguos procesos acabarían por pasarnos factura. Gem Logic consiste en dar el siguiente paso y mejorar lo que hemos construido. Es una herramienta para desbloquear nuevas oportunidades y ampliar nuestros horizontes.
Resultados tras la aplicación
Tras implantar Gem Logic, la tienda experimentó mejoras significativas en la eficacia operativa y la calidad del servicio al cliente.
Mejora de la respuesta del Inventario
Las consultas de los clientes sobre la disponibilidad de productos se responden ahora inmediatamente con datos de inventario en tiempo real. Los tiempos de respuesta mejoraron de 15-20 minutos a menos de 3 minutos, con información precisa sobre existencias y estimaciones de entrega.
Seguimiento racionalizado de las Reparaciones
Las consultas sobre el estado de las Reparaciones se gestionan ahora al instante con un seguimiento en tiempo real entre ubicaciones. Los clientes reciben actualizaciones precisas sobre el progreso de la reparación y los plazos de finalización, lo que mejora la satisfacción y los índices de remisión.
Cumplimiento eficaz de los pedidos
La localización y el cumplimiento de los pedidos se hicieron fluidos gracias al seguimiento integrado. Las operaciones de temporada alta funcionan ahora sin problemas, con tiempos de búsqueda reducidos y experiencias de recogida de clientes mejoradas.
Reducción del estrés operativo
Los procesos automatizados y los datos en tiempo real redujeron las preocupaciones de la gestión diaria
Mejora del servicio al cliente
Los tiempos de respuesta más rápidos y la información precisa mejoraron la satisfacción del cliente
Operaciones escalables
Infraestructuras modernas que apoyan el crecimiento y la expansión continuos de la empresa
Impacto global
La implantación del sistema de gestión empresarial de joyería de Gem Logic abordó con éxito los retos operativos de Juwelen Vander Avort. La solución integrada mejoró la eficiencia, aumentó las capacidades de servicio al cliente y proporcionó una base para el crecimiento continuo del negocio, manteniendo al mismo tiempo su compromiso con el servicio personalizado.