Δύο πράγματα σήμερα. Όχι σαράντα πράγματα κάποτε.
Η λίστα εργασιών κάθε καταστήματος καταλήγει σαράντα στοιχεία και μήνες ξεπερασμένη, γιατί μια λίστα που μόνο μεγαλώνει παύει να διαβάζεται. Έτσι αυτή σας ζητάει να επιλέξετε: μια χούφτα πράγματα για σήμερα, και τα υπόλοιπα να περιμένουν εκεί που τα αφήσατε.
Κανείς δεν εγκαταλείπει μια λίστα επειδή είναι τεμπέλης.
Την εγκαταλείπουν επειδή μεγάλωσε σε σαράντα στοιχεία και έγινε μνημείο αποτυχίας. Το άνοιγμά της νιώθει άσχημα, οπότε σταματούν να την ανοίγουν, και τότε το ένα πράγμα που πραγματικά είχε σημασία, ο πελάτης που περιμένει μια προσφορά, είναι θαμμένο ανάμεσα σε "παραγγελία βιτρινών" και κάτι από τον Μάρτιο.
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων δεν βοηθούν, επειδή υποθέτουν δουλειά με τέλος. Η δουλειά ενός καταστήματος οδηγείται από διακοπές και δεν τελειώνει ποτέ. Αυτό που λείπει δεν είναι η παρακολούθηση. Είναι μια καθημερινή πράξη επιλογής.
Έτσι η πρώτη οθόνη δεν είναι ολόκληρη η λίστα σας. Είναι ένα σύντομο ράφι με αυτό που αξίζει προσοχή, και μια σκόπιμη χειρονομία να τραβήξετε δύο από αυτά στο σήμερα.
Μια μέρα έχει τρεις ερωτήσεις. Άρα υπάρχουν τρεις προβολές.
Τα ίδια καθήκοντα από κάτω. Αυτό που αλλάζει είναι ποια ερώτηση κάνετε, και εναλλάσσετε με ένα κλικ στη γωνία.
Μια σύντομη λίστα που επιλέξατε το πρωί, με έναν μετρητή που αδειάζει καθώς προχωράτε. Ανοίξτε την ανάμεσα στους πελάτες και δεν χρειάζεται να αποφασίσετε τίποτα.
Στήλες κατά χρόνο, όχι κατά κατάσταση: εκπρόθεσμα, σήμερα, αυτή την εβδομάδα, την επόμενη εβδομάδα. Σύρετε τα στοιχεία μπροστά. Φιλτράρετε σε ένα άτομο για να δείτε τον πραγματικό του φόρτο.
Ομαδοποιήστε κατά προτεραιότητα, πελάτη, υπεύθυνο, εβδομάδα, τύπο ή κατάσταση. Ταξινομήστε, κρύψτε τα ολοκληρωμένα, και βρείτε το καθήκον που θυμάστε μισοξεχασμένο από την Τρίτη.
Στήλες κατά χρόνο, όχι κατά κατάσταση.
Οι περισσότεροι πίνακες σάς ζητούν να επινοήσετε στάδια: προς εκτέλεση, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο. Ένα κατάστημα δεν χρειάζεται στάδια· χρειάζεται να ξέρει τι έχει καθυστερήσει και τι είναι γι' αυτή την εβδομάδα. Οπότε οι στήλες είναι εκπρόθεσμα, σήμερα, αυτή την εβδομάδα, την επόμενη εβδομάδα, και η μεταφορά μιας κάρτας είναι ο τρόπος επαναπρογραμματισμού της.
Πατήστε ένα όνομα και ο πίνακας δείχνει μόνο τη δουλειά του. Χρήσιμο πριν υποσχεθείτε σε έναν πελάτη μια Παρασκευή.
Οι καθυστερημένες εργασίες έχουν τη δική τους θέση στα αριστερά αντί να κρύβονται σε μια λίστα με κόκκινη ημερομηνία.
Το "Δεν υπάρχει τίποτα προγραμματισμένο για την επόμενη εβδομάδα" είναι πληροφορία. Τότε μπορείτε να προλάβετε τις εργασίες που κανείς δεν κυνηγά ή να γεμίσετε την εβδομάδα από την ατζέντα σας.
Για την εργασία που θυμάστε μισή από την Τρίτη.
Ομαδοποιήστε κατά προτεραιότητα, πελάτη, υπεύθυνο, εβδομάδα, τύπο ή κατάσταση, ή απενεργοποιήστε την ομαδοποίηση εντελώς. Είναι η προβολή που ανοίγετε όταν ξέρετε ότι υπάρχει μια εργασία και δεν θυμάστε ποιου ήταν.
Αν η καταγραφή παίρνει περισσότερο χρόνο από το να το θυμάστε, δεν θα το γράψετε.
Κάποιος φεύγει από το κατάστημα, έχετε οκτώ δευτερόλεπτα πριν τον επόμενο πελάτη. Έτσι το μόνο υποχρεωτικό πεδίο είναι η περιγραφή — όλα τα άλλα είναι προαιρετικά, και το παράθυρο σας δείχνει πού θα καταλήξει η εργασία πριν την επιβεβαιώσετε.
Μια εργασία χωρίς πλαίσιο είναι ένα αίνιγμα σε τρεις εβδομάδες.
Το "Τηλεφωνήστε για την προσφορά" δεν σημαίνει τίποτα μόνο του. Συνδεδεμένη με τον πελάτη και τον αριθμό προσφοράς, είναι μια εργασία που μπορεί να αναλάβει οποιοσδήποτε από το προσωπικό, και εμφανίζεται στο προφίλ του, ώστε το επόμενο άτομο που θα τον εξυπηρετήσει να το ξέρει ήδη.
Κάθε ανοιχτή εργασία εμφανίζεται στο προφίλ CRM του, δίπλα στις αγορές και τα μεγέθη του.
Μια πώληση, μια προσφορά, μια επισκευή, consignment ή δημιουργία. Μεταβείτε από την εργασία στο αντικείμενο.
Ετήσιες υπενθυμίσεις γενεθλίων που επαναλαμβάνονται. Ιδιωτικές εργασίες που βλέπετε μόνον εσείς. Όλες οι υπόλοιπες τις βλέπει η ομάδα.
Από πού προέρχονται οι εργασίες.
Πείτε μας το πράγμα που ξεχνάτε συνεχώς.
Όλοι έχουν κάτι τέτοιο: τον προμηθευτή που κανείς δεν καλεί ξανά, την προσφορά που χάνεται. Κλείστε μια επίδειξη και θα το ρυθμίσουμε ως εργασία, στην προβολή που πραγματικά θα ανοίγατε.